您可以在 Microsoft Word 中使用精心選擇的字體、精確對齊的圖像以及將每個部分放在正確頁面上的分頁來建立文件。您將其另存為 PDF 並打開結果。標題字體不同。固定在第三段的影像已移至第四頁。您在第二部分末尾插入的分頁符號已消失。在 Word 中看起來很完美的文件在 PDF 中看起來就像是草稿。
Word 到 PDF 轉換過程並不是螢幕上顯示內容的簡單視覺複製。 Word 必須將其專為編輯和重排而設計的內部文件模型轉換為專為最終形式演示而設計的 PDF 固定佈局模型。此翻譯涉及數十個有關字體、定位和分頁的決策，每個決策都是輸出偏離來源的機會。
為什麼在 Word 到 PDF 轉換過程中字體會發生變化
Word 使用電腦上安裝的字型來顯示和列印文件。另存為 PDF 時，Word 會將這些字體嵌入到 PDF 文件中，以便任何開啟該文件的人都可以使用它們。字體嵌入聽起來像是解決字體變更問題的方法，但它有其限制。並非所有字體都允許嵌入。某些商業字體包括禁止嵌入的授權限制，Word 透過替換不同的字體來尊重這些限制。
字體替換是 PDF 輸出中字體變化的主要原因。當無法嵌入字體時，Word 將選擇最接近的可嵌入的可用字體。替代品可能具有不同的字元寬度、不同的行間距和不同的視覺重量。設定為窄、淺字體的文件在 PDF 中可能會變得更寬、更重，從而改變換行符和整體頁面密度。
對於非拉丁腳本和專用字體，PDF 字體 問題尤其明顯。使用韓語字體的文件可能會將該字體替換為具有不同字元比例的不同韓語字體。如果替代字體不包含這些字符，則使用符號字體進行數學表示法的文件可能會將符號替換為空框。
在轉換之前檢查字體嵌入狀態可以防止意外。在 Word 中，開啟“檔案”、“選項”、“儲存”，並確保選取“在檔案中嵌入字體”。在此選項下方，選取僅嵌入文件中使用的字元以減少檔案大小。如果清單中出現帶有警告圖示的字體，則該字體具有嵌入限制並且可以被替換。
為什麼頁面佈局在轉換過程中會中斷
Word 根據活動印表機驅動程式動態計算分頁符號。當另存為 PDF 時，Word 使用 PDF 印表機驅動程式而不是預設印表機驅動程式。 PDF 驅動程式與實體印表機具有不同的頁邊距、不同的可列印區域和不同的字體規格。這些差異導致 Word 重新計算所有分頁符，重新計算可能會產生不同的結果。
錨定到文字段落的圖像可能會移動位置，因為當文字因字體替換或邊距更改而重排時錨點會移動。在 Word 文件中完美對齊的圖像可能會在 PDF 中的預期位置上方或下方出現幾行。這種轉變通常很小，只有幾行，但對於影像放置很重要的文件來說，這種轉變可能很重要。
文字方塊、形狀和其他浮動物件相對於頁邊距或段落錨定位。當 PDF 驅動程式報告不同的邊距值時，這些物件會發生移動。這種轉變在佈局密集的文檔中最為明顯，其中物件精確定位在文字附近或頁面邊緣附近。
如何獲得一致的 Word 到 PDF 輸出
使用內建的另存為 PDF 功能，而不是第三方 PDF 印表機。內建功能使用微軟自己的PDF生成引擎，旨在最大限度地減少佈局變化。第三方 PDF 印表機在 Word 和 PDF 輸出之間插入了額外的翻譯步驟，從而引入了另一個分歧的機會。
WukongPDF 可以處理產生的PDF Export 文件以調整格式並修復轉換後的小佈局問題。雖然該平台不直接轉換 Word 文檔，但它可以編輯和優化轉換後的 PDF 以匹配預期的外觀。
轉換後立即預覽 PDF，方法是在 Word 文件旁邊開啟 PDF 並翻閱每一頁。比較兩者之間的字體、圖像位置和分頁符號。立即發現轉換問題可讓您在分發 PDF 之前調整 Word 文件並重新轉換。
防止未來的轉換問題
設計 Word 文件時要考慮 PDF 轉換。使用已知允許嵌入的字體。標準 Windows 和 Microsoft 365 字型、Calibri、Cambria、Arial、Times New Roman 皆可不受限制地嵌入。避免使用來自第三方來源的裝飾字體，除非您已驗證其嵌入權限。
盡量減少頁面邊緣附近浮動物件和文字方塊的使用。將圖像與文字內聯放置，而不是透過精確定位來錨定它們。文件佈局越依賴絕對定位，就越容易受到 PDF 渲染引擎解釋中細微差異的影響。
對於精確佈局保真度至關重要的文檔，請建立一個 PDF 預設來捕獲正確的設定並將其應用於每次轉換。此預設可確保組織的所有 PDF 輸出中的字體嵌入、影像解析度和頁面大小設定保持一致。
Word 使用的 PDF 產生引擎比後續版本有了顯著改進。 Word 2016 及更高版本使用比早期版本更準確的 PDF 引擎。如果從舊版的 Word 輸出 PDF 時遇到字型和版面問題，升級到目前版本可能會解決許多問題，而無需對文件內容進行任何變更。
Word 中的分節符號是 PDF 分頁問題的常見原因。包含分頁符號和手動分頁符號的分節符號可能會在 PDF 中產生在 Word 文件中不可見的額外空白頁。 PDF 產生引擎對組合中斷的解釋與 Word 顯示引擎不同。在轉換之前刪除多餘的中斷可以消除這些幻象頁面。
如果頁數因字體替換或邊距差異而變化，則奇數頁和偶數頁使用不同內容的頁首和頁尾可能會在 PDF 轉換過程中發生變化。為奇數頁設計的頁首可能會出現在偶數頁上，破壞了預期的交替模式。驗證 PDF 輸出每頁的頁首和頁尾位置。
如果在轉換前未正確處理，Word 文件中的追蹤變更和註釋可能會影響 PDF 輸出。在轉換為 PDF 之前接受或拒絕所有變更並刪除所有註釋，除非收件人需要查看標記。追蹤更改的 PDF 轉換可能會產生意想不到的視覺結果。
當 Word 文件一致使用樣式（標題 1、標題 2、正文）而不是手動格式時，PDF 轉換會產生更清晰的結果。 PDF 產生引擎將 Word 樣式對應到 PDF 結構元素。一致的樣式使用會產生一致的 PDF 輸出。手動格式覆蓋可能會混淆樣式映射。
在不同的 PDF 閱讀器上測試 PDF 輸出是一個重要的驗證步驟。在 Adobe Acrobat 中看起來正確的 PDF 在基於瀏覽器的檢視器或行動裝置上可能會顯示格式問題。在您的收件者實際使用的 PDF 閱讀器上進行測試，而不僅僅是您使用的 PDF 閱讀器。
當在 Mac 上建立 Word 文件並在 Windows 上轉換為 PDF 時（反之亦然），字體差異更可能發生，因為兩個平台具有不同的預設字體和不同的字體渲染引擎。將在與創建時不同的平台上轉換的文件應使用兩個平台上都可用的字體。
Word 中的 PDF 轉換設定包含符合 ISO 19005-1 的 PDF/A 輸出選項。此設定嵌入所有字體並建立適合存檔的符合標準的 PDF。 PDF/A 輸出在不同平台上更一致，因為標準要求完整的字體嵌入。
對於具有精確佈局要求的文件（例如表格或憑證），請考慮使用專用的 PDF 建立工具，而不是 Word 內建的 PDF 匯出。 Adobe Acrobat 和 InDesign 可以更好地控制佈局關鍵型文件的 PDF 輸出。
Word 的 PDF 輸出可以透過 PDF 最佳化工具進一步處理，以標準化文件結構。此後處理可以解決轉換期間引入的輕微佈局不一致，而無需返回到 Word 來源文件。
對於從 Word 文件產生大量 PDF 的組織來說，對單一 PDF 建立方法進行標準化可以提高一致性。選擇內建的「另存為 PDF」、特定的 PDF 印表機驅動程式或批次轉換工具，並將其用於所有 PDF 輸出。創建方法的一致性會產生輸出的一致性。
當 PDF 建立過程中發生字型替換時，PDF 元資料會記錄所使用的字型以及它們是否嵌入。檢查 PDF 屬性中的字型清單可以顯示哪些字型被取代。此資訊可引導您決定是否變更來源文件字體或調整 PDF 建立設定。
了解 Word 到 PDF 轉換有時會產生意外結果的原因有助於使用者診斷問題、應用正確的修復方法並為轉換輸出設定切合實際的期望。
| 轉換方法 | 字體處理 | 佈局保真度 | 建議 |
|---|---|---|---|
| 另存為 PDF（內建） | 嵌入允許的字體；替代受限的字體 | 最好從 Word 獲取 | 用於大多數文檔 |
| 列印為 PDF（驅動程式） | 將所有文字光柵化為圖形 | 精確的視覺匹配；文字不可搜尋 | 當視覺保真度至關重要時使用 |
| Adobe Acrobat PDFMaker | 完整的字體嵌入；進階選項 | 最高保真度 | 最適合專業/已發表的文檔 |
| 第三方轉換器 | 因工具而異 | 因工具而異 | 採用前進行測試 |