您想要與兩組人分享 PDF。 A 組應該能夠檢視、列印和複製文字。 B 組應該只能看。您設定兩個不同的密碼並將文件傳送到兩個群組，期望 PDF 根據輸入的密碼強制執行不同的權限。然後您發現 PDF 規範僅支援每個文件一個權限密碼。任何使用權限密碼開啟文件的人都會獲得相同的權限集，無論他們是誰。
PDF密碼架構專為與單一受眾共享文件的更簡單時代而設計。雙密碼模式，一開放密碼用於查看，一權限密碼用於編輯，不支援基於角色的存取控制，不同使用者有不同的權限等級。了解此限制有助於您為需要差異化存取的文件選擇正確的安全方法。
單一權限密碼限制
PDF 檔案僅包含一組權限標誌：允許或不允許列印、允許或不允許複製文字、允許或不允許編輯等等。這些標誌由單一權限密碼解鎖。 PDF規格中沒有用於儲存多個權限集或多個權限密碼的機制。該架構是一個密碼、一組權限，統一應用於輸入該密碼的每個人。
此限制自版本 1.1 以來一直是 PDF 規範的一部分，並且在 PDF 2.0 中沒有更改。標準委員會考慮添加基於角色的權限，但得出的結論是，如果使用者需求不足，這會顯著增加 PDF 閱讀器的複雜性。假設應該在文件分發層級而不是文件安全層級管理差異化存取。
PDF安全模型旨在保護文件在傳輸和儲存過程中免於未經授權的存取和修改。它並不是為了用使用者級存取控制來取代文件管理系統。認識到這種區別有助於對 PDF 密碼可以做什麼和不能做什麼設定現實的期望。
差異化存取的解決方法
最實用的解決方法是建立具有不同權限設定的兩個版本的 PDF，並將每個版本分發到適當的群組。 A 組的版本具有豐富的權限，允許列印和複製。 B 組版本具有限制性權限，僅允許查看。透過設定不同的權限密碼並另存為單獨的文件，可以在幾秒鐘內從同一來源 PDF 建立兩個版本。
WukongPDF 允許您透過瀏覽器套用PDF 加密 和密碼設定。為了實現差異化訪問，請建立一個具有適合每個受眾的權限的版本。清楚地命名檔案以顯示哪個版本適合哪個受眾，例如 Report_FullAccess.pdf 和 Report_ViewOnly.pdf。
更複雜的方法使用文件管理系統或安全文件共用平台，在存取層而不是文件層強制執行使用者級權限。 PDF本身沒有權限密碼。平台根據經過身份驗證的身份控制誰可以查看、下載、列印或編輯文件。這種方法提供了 PDF 規範所缺乏的差異化存取。
當多個版本是正確的方法時
建立具有不同權限的多個版本非常適合重複分發場景。每月向具有完全存取權限的高階主管和具有唯讀存取權限的部門負責人分發的月度財務報告遵循相同的模式。建立兩個版本一次，將權限設定儲存為預設，並每月套用它們。持續的努力是最小的。
多個版本還提供了明確的審計區別。如果文件的僅供檢視版本出現在不應出現的位置，您可以追蹤哪個通訊組收到了該版本。對於由與多個群組共享的單一權限密碼保護的單一檔案來說，這種可追溯性更難實現。
對於創建多個版本感覺有點過頭的一次性發行版，請考慮權限差異是否真的很重要。如果兩個小組都是內部同事，無論如何都可以口頭分享訊息，那麼正式權限的差異可能不如單一文件的便利性重要。
向收件人傳達許可期望
當分發具有不同權限的多個版本的 PDF 時，請清楚地向收件者傳達他們正在接收哪個版本以及原因。一個簡短的說明解釋了該文件有兩個版本，一個具有完全訪問權限，一個具有僅查看訪問權限，並且他們正在收到適合其角色的版本，以防止混淆和請求另一個版本。
如果僅查看群組中的收件者要求完全存取版本，請制定評估和批准這些請求的流程。權限的區別應該反映真正的業務需求，而不是任意的分類。能夠證明對完全存取權限有合法需求的接收者應透過既定的審批流程接收該權限。
一些安全文件平台透過將 PDF 包裝在提供使用者層級存取控制的層中來解決差異化存取問題。 PDF 本身沒有密碼。該平台對每個使用者進行身份驗證，並提供具有適合該使用者角色的權限的 PDF 版本。這種方法比 PDF 內建密碼模型更靈活。
Microsoft 和其他供應商的資訊權限管理 (IRM) 系統提供了另一層保護。受 IRM 保護的文件會根據使用者經過驗證的身份（而不是共用密碼）強制執行權限。這些權限可以包括檢視、列印、複製和轉送限制，並且可以在分發文件後撤銷這些權限。
在多個 PDF 版本和基於平台的方法之間進行選擇時，請考慮收件者的技術環境。多個 PDF 版本適用於任何擁有任何 PDF 閱讀器的收件者。基於平台的方法要求接收者能夠存取該平台。對於可能沒有所需平台存取權限的外部收件者來說，多個 PDF 版本更具普遍相容性。
將權限策略記錄為文件分發記錄的一部分。請注意哪個版本發送給了哪個收件者、每個版本具有哪些權限以及分發日期。本文檔支援審核要求，並在出現有關誰有權存取哪個版本的問題時提供參考。
PDF 中的權限密碼在密碼學意義上並不是秘密。它可以透過許多免費工具刪除。權限密碼是減速帶，而不是安全屏障。它可以防止隨意修改，但不會阻止確定的接收者刪除限制。設定權限時應清楚了解此限制。
對於需要強有力保證收件者無法修改或複製文件的外部共用，數位簽章與權限密碼結合提供了更強大的解決方案。數位簽章偵測任何修改，權限密碼不方便隨意修改。組合比單獨使用任何一種方法都更有效。
建立具有不同權限的多個版本時，為每個版本新增浮水印以指示其權限等級。帶有「僅查看」浮水印的版本使收件人清楚他們收到的是哪個版本，並減少了對完全存取版本的請求。
文件分發日誌應記錄哪個版本發送給哪個收件者。如果僅供查看的版本洩漏，則分發日誌會識別哪些收件者有權存取該版本。這種可追溯性支援事件回應並展示盡職調查。
對於高度敏感的文檔，請考慮 PDF 權限是否提供足夠的保護。確定的接收者可以使用免費工具從 PDF 中刪除權限密碼。如果文件內容確實敏感，請將其分發給受合約或法律約束的收件人。
PDF 權限模型最適合簡單的場景：文件要麼受限制，要麼不受限制。對於複雜的存取控制要求，具有使用者級權限的文件管理系統提供了 PDF 規格所缺乏的粒度。
分髮帶有權限密碼的 PDF 時，請在傳送前測試副本的權限。開啟副本，嘗試列印、複製文字和編輯。在文件到達收件人之前，請確認這些限制是否如預期發揮作用。
若同時使用，權限密碼應與開啟密碼不同。對兩者使用相同的密碼會破壞使用兩個單獨密碼的目的。開放密碼控制訪問，權限密碼控制使用。
當受眾群體明確定義並且隨著時間的推移保持穩定時，權限密碼方法效果最佳。當群組成員身分頻繁變更時，維護多個版本就變得很麻煩。具有使用者等級權限的文件管理平台可以更輕鬆地適應不斷變化的群組成員資格。
對於透過電子郵件分發的文檔，請考慮電子郵件轉發可以將文檔發送給原始受眾之外的收件人。權限密碼不會阻止轉送。它僅限制收件人在收到文件後可以對文件執行的操作。
負責文件安全的任何人都應該清楚了解 PDF 權限的限制。 PDF 權限是第一道防線，而不是唯一的防線。它們應該成為更廣泛的文件安全策略的一部分，其中包括存取控制、分發追蹤和收件人協議。
PDF 規範的單一權限密碼限制不太可能改變，因為該格式在其安全模型中優先考慮簡單性和廣泛的兼容性，而不是功能豐富性。
對於大多數組織來說，差異化 PDF 存取的實用方法是為每個權限等級建立單獨的版本並仔細管理分發，而不是嘗試在單一 PDF 檔案中實現使用者等級權限。
| 方法 | 工作原理 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|---|
| 多個PDF版本 | 每個權限等級建立一個 PDF | 適用於任何 PDF 閱讀器 | 管理和分發多個文件 |
| 文件管理系統 | 平台強制執行每個使用者的權限 | 精細化控制；審計追踪 | 需要接收者平台存取權限 |
| 資訊權限管理 | IRM 在作業系統層級保護文件 | 可撤銷；強而有力的保護 | 需要IRM客戶端；複雜的設置 |
| 單一權限密碼 | 所有受限用戶使用一個密碼 | 最簡單的方法 | 無用戶等級差異化 |