在大多數應用程式中，「儲存」和「匯出」出現在同一個檔案選單中並且似乎執行類似的操作。對於 PDF 工作，它們之間的差異比大多數人意識到的更重要。選擇錯誤的選項可能會損害您的文件結構、書籤、輔助使用標籤或文件品質——有時直到很久以後才出現任何明顯的跡象表明出現了問題。
什麼是「節省」 a PDF 其實是
當您在檢視器或編輯器中開啟現有 PDF 並儲存它時，應用程式會將變更增量寫回 PDF 檔案。例如，Adobe Acrobat 將變更附加到檔案末尾，而不是從頭開始重寫。這是高效的——速度很快並且保留了原始內容——但這意味著文件會隨著更改的積累而隨著時間的推移而增長。已保存多次的 PDF 可能會比其內容所保證的大得多。
「另存為」在 PDF 上下文中通常會建立一個乾淨的副本 - 它從頭開始重寫文件，消除增量保存的累積開銷。對於已編輯多次的 PDF，另存為新文件名然後替換原始文件是一種有用的定期清理，可以在不更改任何內容的情況下減少文件膨脹。
什麼是「匯出」到 PDF 意味著
匯出為 PDF 意味著將文件從其本機格式（Word、Excel、InDesign、PowerPoint）轉換為 PDF 檔案。這是單向轉換：來源應用程式將其文件呈現為 PDF 格式並寫入一個新文件。原始來源文檔未變更。
PDF Export 是大多數有意義的品質和結構決策發生的地方。您可以在匯出對話方塊中選擇圖像品質、是否嵌入字體、是否包含輔助使用標籤、是否從標題建立書籤以及使用什麼色彩設定檔。這些設定決定了產生的 PDF 的品質、大小和功能。在匯出時正確處理它們比事後嘗試修復不理想的 PDF 要容易得多。
列印到PDF：具有不同權衡的第三種選擇
列印到 PDF（從列印對話方塊中選擇虛擬 PDF 印表機）在技術上既不儲存也不匯出。它透過列印渲染引擎運行文件並將輸出捕獲為 PDF。這與使用應用程式的本機 PDF 匯出在幾個重要方面有所不同。
- 列印到PDF會遺失：文件結構、輔助功能標籤、超連結（在大多數情況下）、書籤和元資料。輸出是乾淨的視覺表示，沒有結構資訊。
- 列印到 PDF 的內容： 扁平、精簡的文件，沒有隱藏資料、元資料或層複雜度。對於在共享之前清理有問題的 PDF 或刪除嵌入資訊很有用。
當您想要簡單、乾淨的輸出並且不需要文件結構時，請使用列印到 PDF。當您需要具有工作連結、導覽和輔助功能支援的功能齊全的 PDF 時，請使用應用程式的本機匯出。
實務上差異的體現
在這些情況下，保存與導出的差異實際上變得非常重要：
- 書籤與導覽：Word 的本機 PDF 匯出從標題樣式建立 PDF 書籤。列印到 PDF 則不然。正確匯出的100頁報告可導航；列印到 PDF 的同一份報告是平面捲軸。
- 超連結：透過 Word 的 PDF 匯出功能匯出時，Word 文件中的 連結保持可點選狀態。列印到 PDF 通常會破壞它們——URL 變成不可點擊的文字。
- 輔助功能標籤：使螢幕閱讀器可讀取的PDF的結構標籤只能透過啟用輔助功能選項的本機匯出來保留。列印到 PDF 會產生未加標籤的文件。
- 檔案大小：a PDF 多次增量保存會累積開銷。定期另存為乾淨文件可保持合理的大小。對於多人編輯的共享文件，這一點比一個人編輯的文檔更重要。
避免大多數問題的PDF工作流程
對於在 Word、PowerPoint 或類似應用程式中建立的文件：將來源文件保留為工作文檔，在產生最終版本時使用應用程式的本機 PDF 匯出（文件 > 另存為 > PDF，而不是列印 > 另存為 PDF），並有意配置匯出設定 - 嵌入字體、啟用輔助功能標籤、建立書籤。對於需要編輯的現有 PDF：在 Acrobat 中開啟、進行變更、定期使用「另存為」來清理檔案大小。只有當您特別需要精簡、無結構的輸出時，才使用「列印到 PDF」。