一位前員工五年前創建了一個 PDF 並對其進行了密碼保護。該員工已繼續前進。密碼從未被記錄下來。該文件是審計、法律事務或參考項目所必需的，組織中的任何人都無法打開它。這種情況在各種規模的組織中都會出現，因為 PDF 密碼與網路密碼不同，很少由 IT 管理或儲存在密碼管理器中。
在密碼遺失的情況下恢復對解鎖 PDF 的訪問需要結合組織偵探工作和技術工具。此方法取決於 PDF 的保護方式、有關前員工的可用資訊以及組織是否具有對員工使用的任何系統的管理存取權限。
第一步：技術恢復之前的組織恢復
在嘗試破解或繞過密碼之前，請用盡組織恢復選項。搜尋前員工電子郵件檔案（如果保留），尋找任何提及 PDF 檔案名稱或密碼的訊息。檢查共用磁碟機和文件管理系統中是否有相同文件的未受保護的副本。請聯絡與前員工共事且可能已收到密碼的同事。
檢查文件屬性以取得線索。即使受密碼保護的 PDF 通常也會顯示其元資料：作者姓名、建立日期和建立應用程式。作者姓名可以標識組織中誰創建了該文件。建立日期縮小了密碼設定的時間段。這些線索可以指導您搜尋密碼或不受保護的副本。
從最簡單的復原路徑開始，然後升級到技術解決方案。
如果組織使用前員工有權存取的密碼管理器，請檢查 PDF 密碼是否儲存在其中。企業密碼管理器通常會在可設定的保留期限內保留離職員工的保管庫資料。 IT 或安全團隊可以在保管庫中搜尋與 PDF 檔案名稱相關的條目。
受密碼保護的 PDF 的技術復原選項
PDF 密碼有兩種類型，每種類型的復原方法都不同。打開密碼根本無法開啟檔案。沒有它，PDF閱讀器就無法解密文件內容。權限密碼允許開啟文件，但限制列印、複製和編輯。這兩種類型都存在恢復選項，但對於開放密碼來說更有限。
對於權限密碼，基於瀏覽器的PDF Security工具通常可以在不知道密碼的情況下刪除限制。這些工具讀取加密的 PDF、移除權限標誌並無限制地保存新的 PDF。文件內容是可存取的，唯一的障礙是權限密碼，該工具透過使用已解密的內容流來繞過該密碼。
對於開放密碼，恢復更加困難。文件內容以密碼為金鑰加密，沒有金鑰，內容無法解密。密碼恢復工具嘗試透過嘗試常見密碼、字典單字和變體來猜測密碼。成功率取決於密碼強度。將密碼設為其暱稱或常用字詞的前僱員可能可以恢復。隨機產生的 16 個字元的密碼則不然。
WukongPDF透過瀏覽器提供PDF解鎖工具，可以從文件內容可存取但受限制的文件中刪除權限密碼。對於具有開放密碼的文件，復原選項取決於密碼複雜性。
當技術恢復失敗時
如果開啟密碼無法恢復或破解，請搜尋原始來源文件。 PDF 可能是從 Word 文件、Excel 電子表格或設計文件建立的。如果來源檔案存在且沒有密碼保護，請從來源重新建立 PDF。即使來源文件與最終 PDF 不同，它也可能包含所需的資訊。
如果 PDF 是透過掃描實體文件建立的，請尋找原始紙本文件並重新掃描。掃描版本與受密碼保護的版本不同，但包含相同的資訊。出於法律和審計目的，重新掃描原始文件可能是無法存取的 PDF 的可接受替代品。
為了將來預防，請實施組織策略，要求將 PDF 密碼記錄在安全、可搜尋的位置。密碼管理器條目、文件管理系統元資料中的註解或專案文件中的記錄都比依賴一個人的記憶更好。記錄密碼只需幾秒鐘，這樣就可以避免遺失密碼後需要數小時或數天的時間來恢復。
PDF 密碼的加密強度對於恢復前景很重要。使用 256 位元 AES 加密並受強密碼保護的 PDF 在沒有密碼的情況下實際上無法恢復。使用較舊的 RC4-40 演算法加密的 PDF（常見於 2003 年之前建立的 PDF）可以使用現代工具在合理的時間內破解。
在嘗試對可能受法律保留或監管保留要求約束的文件恢復密碼之前，請先驗證恢復嘗試是否已獲得授權。作為法律問題證據或受資料保護法規約束的文件的密碼恢復可能會產生法律影響，應在繼續之前進行審查。
防止未來遺失密碼的情況需要採取簡單的組織實務：建立受密碼保護的 PDF 時，將密碼儲存在組織密碼管理器或文件管理系統元資料中。儲存需要幾秒鐘的時間，並且可以避免此處描述的長達數小時的恢復過程。
如果 PDF 包含也儲存在其他系統中的信息，例如從資料庫產生的報告或儲存在合約管理平台中的合同，請從這些系統中檢索信息，而不是嘗試恢復密碼。 PDF 通常是眾多副本中的一份，其他副本無需密碼即可存取。
企業密碼管理解決方案可以與文件建立工作流程集成，在設定 PDF 密碼時自動捕獲它們。整合需要配置 PDF 建立軟體以將密碼記錄到企業密碼庫。配置完成後，捕獲就會自動進行，並且對使用者來說是透明的。
當現任僱員設定密碼時，請考慮密碼是否可能遵循個人模式。許多人在多個系統中重複使用密碼或使用相同密碼的變體。如果組織有已知前僱員使用過的其他密碼，這些密碼可以為密碼猜測策略提供資訊。
對於無法恢復的具有重要價值的文檔，專業資料復原服務專門提供加密文件存取。這些服務使用專門的硬體和軟體來嘗試密碼恢復，其速度遠遠超過消費者工具。當文件價值超過恢復成本時，該成本是合理的。
組織離職流程應包括記錄和轉移對離職員工建立的受密碼保護的文件的存取權限的步驟。將此步驟新增至登機檢查表中可以防止將來登機時遺失密碼的情況。
當受保護的 PDF 屬於較大項目或事項的一部分時，請查看專案文件中是否有任何可能引用密碼的文件。會議記錄、電子郵件線程和項目 wiki 有時包含密碼提示或密碼本身，由沒有意識到以後需要的人記錄。
對於在財務報告或法律備案等監管流程中建立受密碼保護的 PDF 的組織，密碼管理流程應記錄在標準作業程序中。該程式應指定密碼的儲存位置、誰有權存取以及人員變更時如何轉移存取權限。
如果恢復嘗試失敗且 PDF 內容至關重要，請考慮是否可以從其他來源重建該內容。 PDF 可能是從其他文件、電子表格、資料庫或系統建立的。從這些來源重建內容可能比繼續嘗試恢復密碼更快。
如果 PDF 是為特定客戶或專案建立的，則密碼可能遵循與該客戶或專案相關的模式。客戶名稱、項目代碼和案件編號是專業環境中常見的密碼選擇。
專門針對 PDF 文件的密碼恢復服務可以嘗試使用強大的硬體和廣泛的密碼字典進行恢復。對於簡單的密碼，成本適中，成功率較高。
恢復嘗試本身應該要記錄下來，包括嘗試的方法、每次嘗試的日期和結果。出於審計目的或證明為存取該文件做出了合理的努力，可能需要此文件。
索引文件內容和元資料的企業搜尋工具有時可以找到密碼提示或相關文件。在組織文件管理系統中搜尋任何提及的 PDF 檔案名稱、相關項目或前員工姓名與密碼相關術語的組合。
當在合併或收購過程中發現受密碼保護的 PDF 時，該密碼可能是由被收購公司中無法再聯繫到的人員設定的。收購公司 IT 團隊應要求提供密碼文件作為收購轉換清單的一部分。
防止遺失 PDF 密碼的最有效方法是建立一個簡單的組織策略：PDF 密碼在建立時必須儲存在組織認可的密碼管理器中。沒有例外。執行此原則可以防止所有遺失密碼的情況。
防止未來遺失密碼的情況
| 恢復方法 | 最適合 | 成功率 | 所需時間 |
|---|---|---|---|
| 搜尋電子郵件檔案 | 最近的文件；已知寄件人 | 中等的 | 30分鐘 |
| 檢查密碼管理器 | 擁有密碼保管庫的組織 | 高的 | 15分鐘 |
| 嘗試常用密碼 | 個人設定的簡單密碼 | 低-中 | 1-2小時 |
| 密碼破解工具 | RC4 加密的 PDF；弱密碼 | 中等的 | 幾小時到幾天 |
| 找到來源文檔 | 從 Word/Excel 檔案建立的 PDF | 高的 | 各不相同 |