PDF 文件需要經過修訂。頁面被新增、刪除和重新排序。第二頁的目錄在建立文件時是準確的，現在列出了每個條目的錯誤頁碼。手動更新目錄意味著根據當前頁面位置檢查每個條目並更正數字。自動更新的目錄將消除這種維護負擔。
與文字處理程式不同，PDF 沒有內建的自動更新目錄。目錄中的PDF連結是可點擊的，但是是靜態的。當頁面移動時，連結仍然導航到正確的頁面，但顯示的頁碼變得錯誤。連結目標基於頁面對象，而不是頁碼，因此連結可以在重新排序後繼續存在。可見頁碼沒有。
為什麼 PDF 目錄頁碼變得過時
PDF 中的目錄包含每個項目的兩個資訊：可見頁碼和可點選的連結目標。可見頁碼是文本，是目錄頁中輸入的數字。連結目標是對 PDF 中特定頁面物件或指定目標的引用。
當在章節之前新增頁面時，章節起始頁碼會增加。連結目標仍然指向正確的頁面對象，因此點擊連結仍然會將讀者帶到正確的位置。但目錄頁上可見的編號仍是舊編號。讀者從第 42 頁開始看到第 3 章，但點擊連結會將他們帶到第 45 頁。
PDF 檢視器中的PDF 書籤面板提供了靜態目錄頁面的自動更新替代方案。書籤儲存在文件大綱樹和參考頁面物件中。 PDF 檢視器會根據目前頁面順序顯示每個書籤的目前頁碼。如果頁面移動，書籤頁碼會自動更新。
自動更新頁碼的解決方法
使用 PDF 書籤面板作為主要導航工具，並將頁內目錄視為視覺指南而不是權威索引。從目錄條目中刪除頁碼，只留下可點選的章節標題。鏈接仍然有效。缺少的頁碼避免了陳舊資訊的混亂。
如果需要頁碼，請產生目錄作為文件分發前的最後一步。完成所有內容編輯、頁面增刪。驗證頁數是最終的。然後才能建立具有正確頁碼的目錄。 Finalize 意味著在分發之前不再進行任何更改。
WukongPDF 提供PDF 導航 編輯工具，可以更新連結目標和頁面引用。雖然 PDF 格式無法實現全自動更新，但可以透過編輯工具簡化手動更新。
目錄維護的最佳實踐
當 PDF 是從支援自動更新目錄的來源文件（例如 Microsoft Word 或 Adobe InDesign）建立時，請在來源文件中進行所有內容更改，更新其中的目錄，然後匯出新的 PDF。來源文件自動處理頁碼更新。
對於在沒有來源文件的情況下直接編輯的 PDF，請維護一個變更日誌，記錄新增、刪除或重新排序的頁面。每次編輯會話後，請查閱更改日誌以確定哪些目錄條目需要更新頁碼。系統追蹤可防止忽略條目。
接受 PDF 目錄是靜態的。該格式是為最終形式的文件而不是動態文件而設計的。對於需要頻繁更新的文檔，請以支援動態目錄的格式維護內容並將其匯出為 PDF 作為最終分發步驟。
當從帶有生成目錄的文字處理程序建立 PDF 時，目錄中的頁碼在匯出時是準確的。對 PDF 的後續編輯會更改頁碼，目錄會變得陳舊。
PDF 書籤面板提供動態目錄，在新增或刪除頁面時自動更新。鼓勵讀者使用書籤面板進行導航，並將頁內目錄視為輔助參考。
如果 PDF 必須具有準確的頁內目錄，請將其產生作為分發前的最後一步。完成所有編輯，驗證頁數，然後新增具有正確頁碼的目錄。
某些 PDF 編輯工具可以透過將連結目標與目前頁面位置進行比較來更新目錄中的可見頁碼。該工具讀取每個鏈接，確定其導航到哪個頁面，並更新顯示的數字。這種半自動更新比手動更正更快。
對於透過文件管理系統分發的 PDF，系統可以在存取文件時基於目前文件結構產生動態目錄。產生的目錄對於目前版本始終是準確的。
當 PDF 目錄無法更新時，請在目錄頁面上新增註釋，說明頁碼準確的日期。註明日期的註釋管理讀者的期望並解釋差異。
PDF 正文內的交叉引用（例如，請參閱第 42 頁以了解詳細資訊）與目錄具有相同的過時問題。使用相同的方法進行交叉引用：最後一步更新它們，或使用書籤面板進行導航。
目錄不準確的 PDF 比沒有目錄好。這些條目仍然按順序列出文件部分，即使顯示的數字錯誤，可按一下的連結仍導覽至正確的頁面。
對於需要頻繁更新和準確目錄的文檔，請以支援自動更新目錄的格式維護來源文檔，並在每個更新周期後從來源重新產生 PDF。
接受 PDF 格式以可編輯性換取可移植性和一致性這一事實。目錄陳舊是這種權衡的結果。管理權衡意味著要么接受過時的頁碼，要么維護來源文件以供重新生成。
PDF 套件可以包含多個文檔，並具有動態更新的導航介面。不要將所有內容合併到具有靜態目錄的單一 PDF 中，而是將內容作為組合分發，其中每個部分都是單獨的檔案。
手動更新 PDF 目錄中的頁碼的工作提供了在建立目錄之前完全確定文件內容的強烈動機。
頁內目錄的替代方案
如果目錄條目超連結到正確的目標，則包含過時目錄的 PDF 仍然有用。讀者點擊條目進行導航，顯示的頁碼雖然不正確，但對於功能導航來說是次要的。
某些 PDF 檢視器可以在頁面內容旁顯示文件大綱、書籤面板。書籤面板充當動態、始終可見的目錄，不佔用文件頁面。
在 PDF 中包含頁內目錄的決定應考慮維護負擔。如果文件經常更新，保持目錄準確的維護成本可能會超過其價值。
PDF 目錄的靜態性質反映了作為最終形式文件媒體的格式設計，了解此基本特徵有助於文件建立者規劃其工作流程以產生準確的導覽輔助工具。
對於以 PDF 格式維護即時文件的使用者來說，文字處理程式中可用的動態目錄與 PDF 中的靜態目錄之間的差距是最常見的挫折感之一。
了解有關自動更新導航輔助工具的 PDF 格式限制有助於使用者就何時以可編輯來源格式維護內容以及何時以固定 PDF 形式分發內容做出明智的決定。
PDF 格式以文字處理器的動態更新功能換取了通用的可移植性和一致的渲染能力，這使其成為跨平台和裝置的文件分發標準。
PDF 目錄的靜態性質是格式設計理念的結果，該理念優先考慮在所有查看環境中可靠、一致的渲染，而不是動態內容更新。
PDF 書籤面板提供了靜態頁內目錄的自動更新導覽替代方案，即使在新增或刪除頁面後，頁碼也能反映目前文件結構。
對於需要頻繁內容更新的文檔，以支援動態目錄的格式維護來源文件並在每個更新周期後重新生成 PDF 是最可靠的工作流程。
當需要頁內目錄時，將其產生作為文件分發之前的絕對最後一步，可確保分發版本的頁碼準確。
具有可點擊連結但頁碼已過時的目錄在功能上仍然有用，因為連結導航正確，並且讀者主要使用目錄進行導航而不是頁面引用。
靜態 PDF 目錄和動態文字處理程式目錄之間的權衡反映了最終形式文件格式和可編輯文件格式之間更廣泛的差異。
| 導航方法 | 自動更新 | 建立 PDF 後可編輯 | 最適合 |
|---|---|---|---|
| 附頁碼的頁內目錄 | 不;靜態文本 | 僅手動 | 最終分發版本 |
| PDF 書籤面板 | 是的;反映當前頁面 | 是的;在 PDF 編輯器中編輯 | 生活文件；頻繁更新 |
| 超連結目錄（無頁碼） | 連結在頁面更改後仍然存在 | 連結可編輯 | 更改頻率適中的文檔 |
| 原始檔再生 | 是的;從源頭再導出 | 編輯來源；重新匯出 PDF | 包含可用來源文件的文檔 |