您開啟一份 40 頁的報告，但沒有目錄。您必須滾動瀏覽每一頁才能找到您需要的部分。該文件有標題，但它們只是頁面上的文字。它們不可點擊，不可導航，也無法幫助任何人快速找到任何東西。現在想像一下帶有側邊欄面板的同一個報告，該面板將每個章節和部分列為可點擊的連結。一鍵直接跳到相關頁面。這就是 PDF 書籤的作用。
書籤相當於 PDF 中的目錄，無論您位於哪一頁，書籤都保持可見。它們出現在文件旁邊的面板中，通常位於檢視器視窗的左側，並且當讀者捲動時仍然可以存取它們。點擊書籤會立即跳到對應的頁面和部分。對於任何長度超過幾頁的文檔，書籤將閱讀體驗從線性翻頁轉變為有針對性的導航。
書籤和印刷目錄之間的區別
列印的目錄是頁面上的文字。它告訴讀者文件中的內容以及每個部分從哪一頁開始，但讀者必須透過捲動或鍵入頁碼手動導覽到該頁面。 PDF 書籤是一種互動式導航元素。它出現在查看者的書籤面板中，可單擊，並且可以立即將讀者帶到目的地。書籤也可以分層嵌套：章節書籤可以展開以顯示該章節中每個部分的子書籤。這種層次結構以平面印刷目錄無法做到的方式反映了文件的邏輯組織。
書籤也會在會話之間持續存在。當讀者重新打開 PDF 時，書籤面板仍然存在，並且先前展開或折疊的書籤狀態將根據查看者的不同而保留。每次開啟文件時都必須重新找到並重新閱讀列印的目錄。人們反覆查閱的參考文件、政策手冊、技術規格、員工手冊、書籤和翻頁複合材料每次使用時的導航速度差異。
根據 Word 中的標題樣式自動建立書籤
建立帶有書籤的 PDF 最有效的方法是在來源文件中使用標題樣式，並讓 PDF 匯出過程自動產生書籤。在 Microsoft Word 中，將標題 1、標題 2 和標題 3 樣式套用到章節標題和節標題。匯出為 PDF 時，勾選「使用標題建立書籤」選項在「選項」下的「另存為 PDF」對話方塊中。 Word 將每個標題轉換為對應的書籤，並將標題層次結構保留為書籤層次結構。標題 1 成為頂級書籤，嵌套在其下方的標題 2 成為子書籤，依此類推。
同樣的原則也適用於 Google 文件。當您下載 PDF 格式的 Google 文件時，使用內建標題樣式格式化的標題會自動轉換為書籤。沒有可供檢查的複選框。它是預設發生的。當使用「建立書籤」匯出為 PDF 時，Adobe InDesign 也會根據其目錄功能產生書籤。在匯出設定中啟用選項。此模式是通用的：來源應用程式中的結構化標題會在 PDF 中產生結構化書籤。
手動添加書籤到現有 PDF
當來源文件不可用或建立的 PDF 沒有書籤時，您可以使用 PDF 編輯器手動新增它們。在 Adobe Acrobat Pro 中，開啟視窗左側的「書籤」面板。導航到您想要添加書籤的頁面和部分。按一下書籤面板工具列中的「新書籤」圖示。將出現一個新書籤，然後您鍵入名稱。書籤自動指向目前頁面和縮放等級。對每個部分重複此過程。拖曳書籤以重新排序或將它們嵌套到父子層次結構中。
WukongPDF 的PDF 書籤 工具簡化了瀏覽器中的此流程。開啟 PDF，導覽至要新增書籤的頁面，然後按一下「新增書籤」。輸入書籤名稱稱並確認。該書籤將會加入文件的書籤樹中。您可以逐頁加入書籤、編輯書籤名、刪除不需要的書籤以及重新組織層次結構。該過程是手動的，但對於最多 50 或 60 頁的文件來說非常簡單。對於很長的文檔，以程式設計方式提取標題文字並產生書籤效率更高，但對於典型的報告和提案，手動添加書籤需要 10 到 15 分鐘，並會產生永久更可用的文檔。
將書籤組織成邏輯層次
包含 40 個書籤的簡單清單僅比沒有書籤好一點點。讀者仍然需要瀏覽一長串清單才能找到正確的部分。具有三個或四個頂級書籤的分層結構，每個書籤都展開以顯示六個或八個子書籤，以可掃描、有組織的方式呈現相同的資訊。讀者立即看到頂層結構，展開他們需要的部分，並導航到特定主題。
若要建立層次結構，請將文件分為三個層級：部分、章節和節。部分是最廣泛的劃分，例如“引言”、“前言”和“前言”。 “財務數據”， “附錄”。章節是每個部分的下一個等級。章節是每章中的單獨主題。在書籤面板中，建立一個部分級書籤，然後將章節書籤拖曳到其下方，使它們成為子書籤。將章節書籤拖到其父章節下方。書籤面板中的縮排直觀地表示了層次結構。讀者對結構一目了然，並且可以一鍵導航到任何級別。
保持書籤名稱簡潔。一個書籤，上面寫著「第3章：2020-2025年美國東南部區域市場趨勢和競爭動態分析」在書籤面板中換行為三行，比「第 3 章：區域市場分析」更難瀏覽。書籤是導航輔助工具，而不是重述完整章節標題的地方。頁面本身的部分標題可以根據需要有多長。書籤應該足夠短，以便一目了然。
設定書籤目的地以獲得最佳使用者體驗
書籤的作用不僅僅是跳到頁面。它可以準確控制讀者到達時看到的內容。預設行為是跳到頁面並以當前縮放等級和滾動位置顯示它。大多數 PDF 編輯器都允許您對此進行自訂。您可以設定書籤以繼承目前的縮放和位置、適應視窗中的頁面、適應頁面寬度或縮放到特定的放大倍率。最佳選擇取決於文件佈局。
對於文字較多的文件中的PDF 導航，將書籤設定為適合寬度。讀者以舒適的閱讀尺寸到達正確的頁面，並且可以立即開始閱讀而無需調整縮放。對於影像較多的文件或設計作品集，「適合頁面」可確保讀者立即看到整個構圖。對於工程圖或電子表格頁面等包含小而詳細內容的文檔，150% 或 200% 的固定縮放可讓讀者直接看到他們需要的詳細視圖。您花費幾秒鐘來設定目標行為，使每個讀者在點擊書籤後不必縮放和滾動。
新增並組織所有書籤後，測試整個結構。點擊每個書籤並驗證它是否轉到正確的頁面。展開和折疊父書籤以確認層次結構符合邏輯。在不同的檢視器中開啟 PDF，以確保書籤在應用程式中正確顯示。在 Acrobat 中有效但在 Mac 上的預覽或移動 PDF 閱讀器中無效的書籤需要調整其目標位置。花費幾分鐘的測試可以防止讀者點擊標記為「財務摘要」的書籤時感到沮喪。並登陸封面。