Een Word-document van 100 pagina's met een zorgvuldig opgebouwde kophiërarchie van drie niveaus, Kop 1-stijlen toegepast op elke hoofdstuktitel, Kop 2-stijlen toegepast op elke hoofdsectiekop, Kop 3-stijlen toegepast op elke subsectie, die allemaal getrouw de logische organisatie van het document definiëren, wordt een platte PDF zonder bladwijzers, zonder navigatiepaneel aan de linkerkant en zonder klikbare inhoudsopgave als de exportinstellingen op de standaardwaarden blijven staan. De lezer die hoofdstuk 7 moet vinden, moet handmatig door 100 pagina's scrollen zonder navigatiesnelkoppelingen en zonder structureel overzicht van de organisatie van het document.
Kopstijlen van Word worden tijdens het exportproces rechtstreeks en automatisch toegewezen aan PDF-bladwijzers, maar alleen als de exportinstellingen expliciet zijn geconfigureerd om bladwijzers van die koppen te maken. De standaardinstellingen in de meeste exportpaden, inclusief de veelgebruikte routes Opslaan als PDF en Afdrukken naar PDF, schakelen deze essentiële toewijzing niet standaard in.
Het maken van een Word naar PDF-document met volledig functionele, correct hiërarchische klikbare bladwijzers betekent dat u expliciet de exportinstellingen moet configureren om de ingebouwde kopstijlen van Word om te zetten in de navigatiestructuur van de PDF-bladwijzer. De PDF-bladwijzers en exporttools van WukongPDF ondersteunen het automatisch maken van bladwijzers op basis van kopstijlen, en de onderstaande configuratiestappen zorgen ervoor dat de volledige organisatiestructuur van uw document de formaatconversie intact overleeft.
De ingebouwde functie Opslaan als PDF gebruiken terwijl het maken van bladwijzers is ingeschakeld
De geïntegreerde functie Opslaan als PDF van Microsoft Word kan automatisch een volledige bladwijzerhiërarchie genereren op basis van de kopstijlen van het document, maar de beheeroptie is standaard uitgeschakeld en moet voor elke nieuwe installatie expliciet worden ingeschakeld. Navigeer naar Bestand, Opslaan als, selecteer PDF in de vervolgkeuzelijst Opslaan als en, heel belangrijk, voordat u op de knop Opslaan klikt, klikt u op de knop Opties om het dialoogvenster met exportinstellingen te openen. Zoek in het dialoogvenster Opties, onder de sectie Niet-afdrukbare informatie opnemen, het vakje met de naam Bladwijzers maken met behulp van en controleer of Kopteksten is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst ernaast. Dit enkele selectievakje geeft Word de opdracht om tijdens het PDF-exportproces de volledige kopstijltoewijzingen van het document te scannen en voor elke kop een overeenkomstige PDF-bladwijzer te maken, waarbij het stijlniveau van de kop deterministisch wordt toegewezen aan het inspringingsniveau van de bladwijzer in de PDF-navigatieboom.
De optie Bladwijzers maken met koppen blijft bestaan binnen dezelfde Word-installatie nadat deze eenmaal is ingeschakeld, dus bij volgende PDF-exports vanaf die specifieke computer en gebruikersaccount zijn bladwijzers standaard ingeschakeld. Deze persistentie wordt echter niet overgedragen naar andere computers, andere gebruikersaccounts op dezelfde computer of andere installaties van Word. Elke nieuwe gebruiker moet deze optie zelfstandig ontdekken en inschakelen. Neem deze configuratiestap expliciet op in elke gedocumenteerde standaardprocedure voor het maken van PDF's voor uw team.
Controleren of elke bladwijzer correct is aangemaakt
Nadat u de PDF hebt geëxporteerd, opent u deze in een willekeurige PDF-viewer waarin het bladwijzernavigatiepaneel wordt weergegeven, zoals Adobe Acrobat, Acrobat Reader of een moderne browsergebaseerde viewer, en vouwt u het bladwijzerpaneel uit. Controleer systematisch of elke kop uit het originele Word-document verschijnt als een corresponderend bladwijzeritem. Bevestig dat de bladwijzerhiërarchie precies de kophiërarchie weerspiegelt: elke Kop 2-bladwijzer moet visueel zijn ingesprongen en genest onder de bovenliggende Kop 1-bladwijzer, en elke Kop 3-bladwijzer moet zijn genest onder de bovenliggende Kop 2.
Klik op elke Kop 1-bladwijzer op het hoogste niveau en bevestig dat deze naar het exacte begin van het juiste hoofdstuk navigeert, waarbij de hoofdstuktitel zichtbaar is bovenaan de pagina. Klik op een representatief voorbeeld van bladwijzers op het tweede en derde niveau om te controleren of ze naar de juiste subsectielocaties navigeren. Een bladwijzer die consequent naar één pagina voor of na het beoogde doel navigeert, geeft meestal aan dat de bronkop helemaal onderaan of helemaal bovenaan een pagina in het Word-document is geplaatst.
Ontbrekende of onjuiste bladwijzers herstellen na exporteren
Als bladwijzers geheel ontbreken in de geëxporteerde PDF omdat de optie Bladwijzers maken over het hoofd is gezien, exporteert u het document opnieuw met de optie ingeschakeld in plaats van te proberen de bladwijzerhiërarchie handmatig te reconstrueren. Als er bladwijzers bestaan maar deze onvolledig zijn omdat sommige Word-koppen aangepaste alineastijlen gebruikten die visueel op koppen lijken, maar geen ingebouwde Kop 1-3-stijlen zijn, waren deze aangepaste koppen onzichtbaar tijdens het maken van bladwijzers.
Voor kopteksten die aangepaste stijlen gebruikten, kunt u deze in Word opnieuw formatteren met de echte ingebouwde kopstijlen en opnieuw exporteren, of de ontbrekende bladwijzers handmatig toevoegen in Acrobat. Open het deelvenster Bladwijzers, navigeer naar de koppositie in het document, selecteer de koptekst en klik op de knop Nieuwe bladwijzer. Geef de bladwijzer een naam die exact overeenkomt met de koptekst. Voor grote documenten waarbij het handmatig maken uren zou vergen, kan de functie voor automatisch genereren van Acrobat bladwijzers maken op basis van de getagde documentstructuur.
| Bladwijzerprobleem | Waarschijnlijke oorzaak | Vast |
|---|---|---|
| Er zijn helemaal geen bladwijzers in de geëxporteerde PDF | De optie Bladwijzers maken was niet ingeschakeld in Word | Opnieuw exporteren met de optie expliciet ingeschakeld |
| Bij sommige kopjes ontbreken bladwijzers | Deze koppen gebruikten aangepaste stijlen, geen ingebouwde kopstijlen | Pas ingebouwde kopstijlen toe in Word of voeg ze handmatig toe in Acrobat |
| Bladwijzers navigeren naar de verkeerde pagina | Kop gepositioneerd aan de uiterste boven- of onderkant van de pagina in Word | Pas de koppositie aan in Word of bewerk de bladwijzerbestemming in Acrobat |
De bladwijzerstructuur gebruiken om een klikbare inhoudsopgave te genereren
Een PDF die is uitgerust met een volledige bladwijzerhiërarchie kan ook een volledig klikbare inhoudsopgave bevatten als visuele navigatie-interface. Voeg in het originele Word-document, voordat u het naar PDF exporteert, een automatische inhoudsopgave in met behulp van het tabblad Verwijzingen, de functie Inhoudsopgave. Word genereert een inhoudsopgave waarin elk item een interne hyperlink is naar de bijbehorende kop. Bij export naar PDF met ingeschakelde bladwijzers bestaan beide navigatiesystemen onafhankelijk van elkaar: het bladwijzerpaneel voor permanente zijbalknavigatie en de klikbare inhoudsopgavepagina voor visuele navigatie.