Een definitief kwartaalrapport moet worden verspreid onder vijftig belanghebbenden in de organisatie en externe partners. Elke ontvanger moet het volledige document zonder enige barrière kunnen openen en lezen. Elke ontvanger zou een fysieke kopie moeten kunnen afdrukken voor zijn persoonlijke bestanden of voor handmatige aantekeningen als dat de voorkeurswerkwijze is. Absoluut geen enkele ontvanger mag onder welke omstandigheid dan ook een enkel teken van de inhoud wijzigen, een omzetcijfer in een financiële overzichtstabel wijzigen, een lastige paragraaf verwijderen of een commentaarannotatie toevoegen die andere ontvangers vervolgens zouden zien alsof het deel uitmaakte van het originele document.
Instellingen voor PDF-beveiligingsmachtigingen bieden onafhankelijke, gedetailleerde controle over elke categorie acties die een ontvanger op het document kan uitvoeren. Bewerkingsmachtigingen en afdrukmachtigingen zijn volledig afzonderlijke schakelaars die afzonderlijk kunnen worden in- of uitgeschakeld om precies het toegangsprofiel te creëren dat overeenkomt met de specifieke distributievereisten van het document.
Het vergrendelen van een PDF Beveiliging-document om elke vorm van bewerken te voorkomen en tegelijkertijd afdrukken expliciet toe te staan, betekent het configureren van een eigenaarswachtwoord met een specifiek toestemmingsprofiel: bewerken en wijzigen volledig uitgeschakeld, afdrukken in hoge resolutie expliciet ingeschakeld, en de mogelijkheden voor het kopiëren van inhoud en annotaties worden onafhankelijk beheerd. De PDF Wachtwoord-tools van WukongPDF ondersteunen gedetailleerde, onafhankelijk configureerbare toestemmingsinstellingen, en de onderstaande configuratie creëert een document dat volledig leesbaar en afdrukbaar is, maar volledig niet-wijzigbaar.
Gedetailleerde documentmachtigingen instellen met behulp van een eigenaarswachtwoord
Open in Adobe Acrobat Pro het menu Bestand, selecteer Documenteigenschappen en navigeer naar het tabblad Beveiliging. In het vervolgkeuzemenu Beveiligingsmethode kiest u Wachtwoordbeveiliging om het configuratievenster voor machtigingen te openen. In het dialoogvenster Wachtwoordbeveiligingsinstellingen vinkt u het vakje aan met het label Bewerken en afdrukken van het document beperken om de machtigingscontroles te activeren. Voer een sterk, gemakkelijk te onthouden eigenaarswachtwoord in, ook wel 'Change Permissions Password' genoemd, in het daarvoor bestemde veld. Dit is het wachtwoord dat u, als eigenaar en beheerder van het document, in de toekomst zult gebruiken als u ooit de toestemmingsinstellingen moet wijzigen, de beperkingen moet wijzigen of alle beveiliging van het document volledig moet verwijderen.
Onder de wachtwoordinvoervelden bestuurt het vervolgkeuzemenu Afdrukken toegestaan elke vorm van fysieke en virtuele afdrukuitvoer. Stel deze in op Hoge resolutie om ontvangers toestemming te geven om af te drukken met de volledige oorspronkelijke resolutie van hun printer, zodat papieren kopieën van professionele kwaliteit worden geproduceerd die geschikt zijn voor archivering, ondertekening of archivering. Stel deze in op Lage resolutie om afdrukken toe te staan, maar alleen met een opzettelijk lagere kwaliteit, meestal beperkt tot 150 DPI, waardoor tekst nog steeds leesbaar is, maar afbeeldingen en fijne details zichtbaar minder worden. De vervolgkeuzelijst Wijzigingen toegestaan beheert alle vormen van documentwijziging. Stel dit in op Geen om bewerken, annoteren, invullen van formulieren, ondertekenen, pagina-extractie en elke andere vorm van documentwijziging volledig te voorkomen.
Instellingen voor het kopiëren van inhoud en toegankelijkheid onafhankelijk configureren
Het selectievakje Kopiëren van tekst, afbeeldingen en andere inhoud inschakelen bepaalt of ontvangers tekst op de pagina kunnen selecteren met behulp van het tekstselectiehulpmiddel en deze naar het systeemklembord kunnen kopiëren om deze in andere toepassingen te plakken. Deze toestemming werkt volledig onafhankelijk van de bewerkingsbeperking. Een document kan worden vergrendeld tegen alle bewerkingen, terwijl het kopiëren van tekst nog steeds mogelijk is voor legitieme referentiedoeleinden, zoals een rapport waarin ontvangers passages in hun eigen documenten moeten citeren. Schakel het selectievakje uit om het kopiëren van alle tekst en afbeeldingen te blokkeren.
Het selectievakje met het label Teksttoegang inschakelen voor schermlezers voor visueel gehandicapten bepaalt of hulptechnologietoepassingen toegang hebben tot de tekstinhoud van het document zodat deze kan worden voorgelezen aan gebruikers met een visuele beperking. Deze instelling moet in vrijwel alle omstandigheden ingeschakeld blijven om ervoor te zorgen dat het document voldoet aan de toegankelijkheidseisen en geen onnodige barrière opwerpt voor gebruikers die afhankelijk zijn van schermlezers. Het uitschakelen van teksttoegang voor ondersteunende technologie biedt geen betekenisvolle extra beveiliging, omdat een kwaadwillende actor technische extractietools zou gebruiken in plaats van een schermlezer.
De volledige machtigingsconfiguratie testen vóór distributie
Nadat u alle beveiligingsinstellingen op het document hebt toegepast, slaat u het bestand op, sluit u het volledig om eventuele in de cache opgeslagen autorisatiestatus te wissen en opent u het opnieuw zoals een ontvanger dat zou doen, zonder het eigenaarswachtwoord in te voeren. Controleer of elk bewerkingshulpmiddel in de interface grijs is en volledig niet-functioneel is. Controleer of de afdrukfunctie correct werkt door één testpagina naar een fysieke printer te sturen. Controleer of het kopiëren van inhoud zich gedraagt volgens uw geconfigureerde instelling: ingeschakeld voor tekstselectie of volledig geblokkeerd.
Open Documenteigenschappen en inspecteer het tabblad Beveiliging. Het paneel Overzicht documentbeperkingen zou precies het toestemmingsprofiel moeten weergeven dat u hebt geconfigureerd: Afdrukken: toegestaan met hoge resolutie, Documentbewerking: niet toegestaan, en de juiste status voor het kopiëren van inhoud en teksttoegang voor schermlezers. Deze samenvatting is precies wat elke ontvanger te zien krijgt als hij de beveiligingseigenschappen van het document controleert.
| Toestemmingsinstelling | Wat het controleert | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Afdrukken: hoge resolutie | Afdrukken in volledige kwaliteit op elke printer | Inschakelen voor documenten die bedoeld zijn om te worden afgedrukt en bewaard |
| Afdrukken: lage resolutie | Uitvoer van verminderde kwaliteit, ongeveer 150 DPI | Gebruik dit wanneer ontvangers op papier moeten lezen, maar niet moeten reproduceren |
| Wijzigingen: Geen | Voorkomt alle bewerkingen, annotaties en wijzigingen | Inschakelen voor alle definitieve extern gedistribueerde documenten |
| Schakel het kopiëren van inhoud in | Regelt de tekstselectie en het kopiëren naar het klembord | Inschakelen tenzij de inhoud volledig moet worden vergrendeld |
De machtigingsconfiguratie communiceren met ontvangers
Ontvangers die niet bekend zijn met de PDF-beveiligingsmachtigingen kunnen in de war of gefrustreerd raken als ze ontdekken dat ze het document niet kunnen bewerken, annoteren of erop kunnen reageren. Voeg proactief een korte toelichting toe op het voorblad van het document of in de hoofdtekst van de distributie-e-mail: Dit document wordt gedistribueerd als een definitieve versie. Voor uw gemak is afdrukken ingeschakeld. Het bewerken is opzettelijk beperkt om de documentintegriteit te behouden en ervoor te zorgen dat alle ontvangers dezelfde inhoud bekijken.