Het converteren van een lang document (een boekmanuscript, een bedrijfshandboek, een technische handleiding, een rapport met meerdere hoofdstukken) naar PDF zonder de opmaak te verliezen, is een van die taken die eenvoudig lijken totdat ze dat niet zijn. Korte documenten worden met één klik netjes geconverteerd. Lange documenten met complexe opmaak, ingesloten afbeeldingen, kruisverwijzingen, kop- en voetteksten zijn veeleisender. Om het juiste resultaat te bereiken, zijn in elke fase van het proces een aantal weloverwogen stappen nodig.
Krijg de structuur van het brondocument goed vóór het converteren
De kwaliteit van de PDF-uitvoer is een directe weerspiegeling van de kwaliteit van het brondocument. Opmaakproblemen in Word worden opmaakproblemen in de PDF – soms beter zichtbaar, soms op iets andere manieren. Voordat er iets wordt geconverteerd, moet het brondocument goed zijn gestructureerd.
- Gebruik de juiste kopstijlen: Kop 1, Kop 2, Kop 3 — geen handmatige wijzigingen in vet en lettergrootte. Dit creëert een navigeerbare structuur in de PDF en maakt een werkinhoudsopgave mogelijk.
- Stel consistente alineastijlen in: tekst, bijschriften en blokcitaten moeten elk een benoemde stijl gebruiken in plaats van ad-hocopmaak. Consistente stijlen worden consistent geconverteerd.
- Gebruik pagina-einden, geen lege alinea's: het starten van een nieuw hoofdstuk door twintig keer op Enter te drukken, creëert een kwetsbare spatiëring die onvoorspelbaar wordt afgebroken. Gebruik Invoegen > Pagina-einde of sectie-einden in plaats daarvan.
- Afbeeldingen correct insluiten: Afbeeldingen moeten in het document worden ingevoegd en mogen niet aan externe bestanden worden gekoppeld. Gekoppelde afbeeldingen worden niet met het document meegestuurd en kunnen als lege vakken in de PDF verschijnen.
Pagina-instelling: Zorg dat u dit goed doet voordat u exporteert
Paginaafmetingen, marges en richting in het Word-document bepalen de paginaafmetingen in de PDF. Deze zijn achteraf moeilijker te wijzigen dan vóór de export, dus controleer ze eerst zorgvuldig.
Paginaformaat
Bepaal voordat u begint of het document voor A4 (internationale standaard) of Letter (Amerikaanse standaard) is, of dat het een aangepast formaat is voor een specifiek doel, zoals een paperbackboek. Als u de paginagrootte wijzigt nadat een lang document is geschreven, wordt de tekst opnieuw door het hele document geplaatst, wat doorgaans herformatteringswerk vereist.
Marges
Bij documenten die worden afgedrukt en ingebonden, voorkomen spiegelmarges (breder aan de binnenrand voor de binding) dat tekst in de rugmarge verdwijnt. Voor documenten die uitsluitend digitaal zijn, werken standaardmarges van 2-2,5 cm aan alle zijden voor de meeste doeleinden. Kop- en voetteksten hebben voldoende margeruimte nodig om zichtbaar te zijn. Controleer of paginanummers en hoofdstuktitels niet worden afgesneden in het afdrukvoorbeeld.
Inhoudsopgave en PDF Navigatie
Een lang document zonder navigatie is frustrerend in het gebruik. Voeg in Word een automatische inhoudsopgave in (Verwijzingen > Inhoudsopgave) op basis van uw kopstijlen. Wanneer deze naar PDF wordt geëxporteerd, wordt deze inhoudsopgave klikbaar: lezers kunnen rechtstreeks naar elk hoofdstuk of elke sectie springen.
PDF-bladwijzers — het navigatiepaneel dat in de zijbalk van Adobe Reader verschijnt — worden automatisch gegenereerd op basis van de kopstijlen van Word wanneer u exporteert met de ingebouwde PDF-export van Word. Zorg ervoor dat u Bestand > Opslaan als > PDF (niet Afdrukken naar PDF) om deze structuur te behouden. De methode Afdrukken naar PDF maakt alles plat en verliest de bladwijzernavigatie, wat aanzienlijk van belang is voor PDF Navigatie in een lang document.
Afbeeldingen in lange documenten beheren
Lange documenten met veel afbeeldingen zijn de meest voorkomende bron van te grote PDFs en langzaam ladende bestanden. De afbeeldingen in het document zijn bepalend voor de bestandsgrootte, en afbeeldingen met een hoge resolutie voegen snel gewicht toe.
Voordat u gaat exporteren: selecteer in Word alle afbeeldingen en gebruik Afbeeldingen comprimeren (klik met de rechtermuisknop op een afbeelding > Afbeeldingen comprimeren > Toepassen op alle afbeeldingen in dit document). Stel de resolutie in op Scherm (150 DPI) voor digitale distributie of op Afdrukken (300 DPI) als het document wordt afgedrukt. Deze enkele stap verkleint vaak de geëxporteerde PDF-grootte met 60-80% vergeleken met exporteren met niet-gecomprimeerde afbeeldingen.
Als de PDF na het exporteren nog steeds te groot is, voer deze dan uit via de PDF Compressie-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com voor een verdere reductie. Als een boek of handleiding digitaal wordt verspreid, is het praktisch om het bestand onder de 10 MB te houden en het snel te kunnen downloaden via e-mail.
De exportinstellingen die er toe doen
In het PDF-exportdialoogvenster van Word (Bestand > Opslaan als > PDF) beïnvloeden verschillende opties de uitvoerkwaliteit:
- Optimaliseren voor: kies "Standaard" voor uitvoer van afdrukkwaliteit of "Minimumformaat" voor web-/e-maildistributie waarbij de bestandsgrootte belangrijker is dan de beeldkwaliteit
- Documentstructuurtags voor toegankelijkheid: schakel dit in om de kopstructuur te behouden en de PDF leesbaar te maken voor schermlezers
- Bladwijzers maken met behulp van koppen: schakel dit in om het navigatiepaneel in de PDF-viewer te genereren op basis van uw documentkoppen
- Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A): schakel dit alleen in als het document aan archiefstandaarden moet voldoen. Het voegt vereisten voor het insluiten van lettertypen toe en beperkt bepaalde functies
De laatste controle voordat u distribueert
Open na het exporteren de PDF en controleer: verschijnen de bladwijzers in het navigatiepaneel? Verwijst de inhoudsopgave naar de juiste pagina's? Worden alle afbeeldingen correct weergegeven? Is de bestandsgrootte redelijk voor de distributiemethode? Controleer een paar pagina's in het midden van het document; opmaakproblemen in lange documenten verschijnen vaak in het midden in plaats van aan het begin, waar u natuurlijk het eerst zou kijken. Een beoordelingspas van tien minuten voordat deze wordt verspreid, is veel minder pijnlijk dan het verzamelen van klachten en het achteraf opnieuw uitgeven van het dossier.