PDF 與多個審閱者一起審查存在結構性問題：每個人都註釋一份副本，並且必須有人將多個標記版本協調為一個。有一些方法可以減輕這種痛苦，正確的方法取決於您有多少審稿人以及審查需要多快進行。
核心問題：並行與順序檢討
當您一次將相同的 PDF 發送給五個人時，您會收到五個單獨註釋的 PDF，需要手動比較和核對。當您按順序發送時（A 人註釋，然後發送給 B 人添加註釋，依此類推），您最終會得到一份累積的文檔，但過程較慢，而且較早的審閱者無法看到後來的審閱者的評論。
對於期限緊迫的小型團隊來說，順序審查通常是實際的選擇，儘管速度很慢。對於較大的團隊或並行審查很重要的情況，共享註釋平台可以解決協調問題。
順序檢討：無工具方法
除了每個團隊成員已經擁有的 PDF 註釋工具之外，順序審查不需要任何其他工具。與審閱者 1 分享 PDF，審閱者使用 Preview、Edge、Adobe Reader 或任何基於瀏覽器的 PDF 編輯器 對其進行標記並將其傳回。將該帶有註釋的版本轉發給審閱者 2，審閱者 2 會看到審閱者 1 的評論並添加自己的評論。繼續審查鏈。
每位審閱者應該使用不同的突出顯示顏色或在評論中註明姓名首字母，以便文件作者可以分辨出誰說了什麼。大多數 PDF 註解工具可讓您為註解設定名稱 - 在審查之前配置此名稱，以便您的註解在最終文件中正確歸屬。
共享雲端註解：更適合併行審核
Adobe Acrobat 的雲端審閱功能可讓多人同時註解同一個共享的 PDF。您共享連結而不是文件，每個審閱者都可以即時看到其他人的評論，並且帶有註釋的版本始終是唯一的權威副本。這完全消除了協調步驟。
專用文件審查平台——Filestage、ReviewStudio、Ziflow——提供類似的共享註解和附加工作流程功能：審查者分配、批准追蹤、版本比較、評論解析。這對於對許多文件進行定期審查的團隊來說很有意義。對於偶爾使用來說，它們就太過分了。
轉換為 Google 文件以供審閱
對於文字較多且精確版面配置並不重要的文檔，在審閱階段將 PDF 轉換為 Google 文件效果很好。 Google 文件具有原生協作審閱功能 - 多人可以即時查看彼此的建議和評論、解決評論並追蹤變更。審核完成後，匯出回 PDF。
限制是佈局保真度：複雜的 PDF 格式通常會在轉換時中斷。對於合約、報告和簡單的文檔，這種方法效果很好。對於設計繁重的文檔，其中佈局是正在審查的內容的一部分，轉換損失太多。
合併來自多個帶註釋的PDFs的評論
當並行審查已發生且您留下多個需要協調的註解的 PDF 時，Adobe Acrobat Pro 可以將多個文件中的註解匯入到單一文件中。開啟母版PDF，前往註釋→匯入註釋，然後選擇每個註釋的版本 - Acrobat 將所有註釋新增至單一文件中，並附有每個審查者的註釋。
如果沒有 Acrobat Pro，手動協調是唯一的選擇：與母版並排開啟每個附註解的 PDF 並逐一傳送註解。對於評論很少的小團隊來說，這是可以管理的。對於較大的審核週期來說，這是非常耗時的，這是在下一輪之前建立更好的審核工作流程的主要論點。