由於不同的原因，財務報告通常需要以兩種格式存在—Excel 用於內部分析，PDF 用於外部分發。問題不在於使用哪一個，而是為了什麼目的而使用哪一個。以 Excel 文件形式向投資者發送財務報告與以 PDF 形式發送財務報告會產生截然不同的問題，反之亦然。
Excel 可以做什麼 PDF 不能
Excel 是即時運算環境。當資料變更時，公式會更新，圖表會自動重新生成，任何擁有該檔案的人都可以深入研究數字、更改假設並查看結果。對於內部財務建模（建立預測、運行場景、更新實際資料），Excel 是正確的工具，因為互動性是重點。
出於分析目的，Excel 還可以比 PDF 更好地處理大型資料集。篩選、排序、資料透視表和跨工作表交叉引用資料都是本機 Excel 操作，沒有 PDF 等效操作。如果接收者需要操作數據，Excel 就是合適的格式。
Excel 不能做什麼 PDF
PDF 鎖定簡報。以 PDF 格式發送的財務報告對於每個收件人來說都是一樣的，列印一致，並且不會被意外或故意修改。對於外部報告——董事會演示、投資者更新、審計包、監管文件——這非常重要。您可以準確控制顯示哪些數字以及在什麼上下文中顯示。
PDF 也消除了外部收件者看到公式錯誤的風險。外部共享的 Excel 模型可能會暴露與最終報告無關但現在需要解釋的中間計算、原始資料標籤或公式錯誤。 PDF 版本僅顯示您想要顯示的內容。
PDF 安全性 功能增加了另一個維度：您可以保護報告免遭編輯、限制列印或使用密碼保護存取。外部共享的 Excel 檔案可以以變更的形式進行修改、轉發和重新分發。鎖定的 PDF 則不能。
標準工作流程：Excel 用於構建，PDF 用於共享
大多數財務報告工作流程都遵循以下模式：在 Excel 中建立和維護模型，在 Excel 或連接的工具（PowerPoint、Word）中完成演示文稿，然後將面向客戶的版本匯出為 PDF。 Excel 文件保留在內部； PDF 是外部的。
這種分離也創造了清晰的審計追蹤：PDF 代表在特定時間向特定受眾報告的內容。如果稍後更新 Excel 模型，歷史 PDF 仍準確反映先前共享的內容。這對於投資者關係、監管合規性以及任何可能審查歷史報告準確性的情況都很重要。
Excel 外部共享時
外部共享財務 Excel 文件的合法案例包括收購方需要對自己的場景進行建模的盡職調查包、發送給將填寫其數字的部門主管的預算範本、與需要使用基礎資料的顧問共享的財務模型。
在這些情況下，發送 Excel 檔案可以達到 PDF 無法實現的特定目的。但在共享之前保護模型是值得的：隱藏或保護具有敏感公式的工作表、鎖定不應更改的單元格以及刪除與外部用戶不相關的任何資料。發送一個乾淨的、專門建造的版本，而不是您的工作模型。
用例快速參考
在下列情況下使用 Excel：
建立或更新財務模型、共享接收者需要分析的資料、發送預算範本以供輸入、向需要運行自己的場景的顧問提供盡職調查資料。
在下列情況下使用 PDF：
向投資者、董事會或審計師發送報告；備案規範性文件；創建特定時間報告內容的永久記錄；共享財務摘要，收件人需要閱讀和理解，而不是操縱。