У вас есть 200-страничное справочное руководство с 15 главами, каждая из которых отмечена закладкой верхнего уровня на панели навигации PDF-файла. Вам необходимо отправить каждую главу на рассмотрение другому руководителю отдела. Извлекать вручную 15 разделов по диапазону страниц и вводить начальную и конечную страницу для каждой главы — утомительно и подвержено ошибкам. Единственный неправильный номер страницы — и один отдел получает раздел, обрезанный в середине абзаца.
Разделение PDF-файла по закладкам верхнего уровня — это автоматизированное решение. Вместо того, чтобы вручную указывать диапазоны страниц, вы указываете инструменту Split PDF разделить документ везде, где появляется закладка верхнего уровня. Каждая закладка и все страницы под ней становятся отдельным выходным файлом. Этот процесс занимает секунды для документа любого размера.
Как работает разделение по закладкам
Инструмент разделения считывает дерево закладок PDF-файла. Каждая закладка верхнего уровня отмечает начало нового раздела. Инструмент создает один выходной файл для каждой закладки верхнего уровня, начиная с целевой страницы закладки и заканчивая страницей непосредственно перед следующей закладкой верхнего уровня. Последний выходной файл простирается до конца документа. Выходные файлы именуются с использованием текста закладки.
Документ с закладками для "Главы 1: Введение" «Глава 2: Методы», и «Глава 3: Результаты»; создает три выходных файла: "Введение в главу 1.pdf," "Методы главы 2.pdf," и «Результаты главы 3.pdf». Именование является автоматическим и описательным. Каждый файл содержит ровно те страницы, которые принадлежат этой главе. Для расчета вручную не существует диапазонов страниц. На границах глав нет ошибок на единицу.
Предварительные требования: PDF-файл должен иметь правильную структуру закладок
Разделение на основе закладок полностью зависит от наличия в PDF-файле хорошо организованного дерева закладок. Если PDF-файл был экспортирован из Word с помощью параметра «Создать закладки с использованием заголовков»; если опция включена, закладки отражают структуру заголовка документа. Если PDF-файл был создан без закладок, инструменту разделения не с чем работать.
Прежде чем пытаться разделить файл на основе закладок, откройте PDF-файл и проверьте панель закладок. Закладки присутствуют? Используют ли они правильную иерархию с закладками верхнего уровня для глав и дочерними закладками для разделов? Указывают ли места назначения закладок на правильные страницы? Закладка, которая указывает на неправильную страницу (возможно, потому, что страницы были вставлены или удалены после создания закладок), приведет к тому, что при разделении граница главы будет размещена в неправильном месте. Проверьте несколько закладок, щелкнув их и проверив, что они ведут к нужному заголовку.
Если в PDF-файле нет закладок, их можно добавить вручную перед разделением. Редактор PDF Bookmarks WukongPDF позволяет создавать закладки для каждого заголовка главы. Перейдите на первую страницу каждой главы, создайте новую закладку и назовите ее. После того, как все закладки глав созданы, запустите разделение по закладкам. Шаг создания закладок вручную требует времени, но создает идеально разделенные файлы глав.
Именование и организация разделенных выходных файлов
После разделения выходные файлы получают имена из текста закладки. Просмотрите имена, чтобы убедиться, что они ясны и последовательны. Если закладка называлась "Ch. 3 - Результаты" выходной файл будет «Ch. 3 - Результаты.pdf." Если имена некоторых закладок несовместимы, переименуйте выходные файлы после разделения. Единообразное именование помогает получателям быстро идентифицировать свои файлы.
Если разделенные файлы будут отправлены по электронной почте, проверьте размер каждого файла. Некоторые главы могут быть значительно длиннее других. Глава, состоящая в основном из текста, может иметь размер 500 КБ. Глава с большим количеством фотографий может занимать 15 МБ и быть слишком большой для отправки по электронной почте. Перед отправкой сжимайте большие файлы по отдельности. Этот пофайловый подход лучше, чем сжатие всего 200-страничного документа перед разделением, поскольку он применяет сжатие только там, где это необходимо, и оставляет главы, состоящие в основном из текста, в исходном качестве.
Обработка пограничных случаев: пустые закладки и многоуровневые иерархии
В некоторых PDF-файлах есть закладки, которые не указывают ни на одну страницу, пустые закладки, оставшиеся после редактирования, или закладки-заполнители, которым никогда не были назначены места назначения. Инструмент разделения должен пропускать их, а не создавать пустые выходные файлы. Перед разделением просмотрите список закладок на предмет записей, которые выглядят как заполнители: «Раздел 4». без страниц под ним, и удалите их.
Если дерево закладок имеет несколько уровней и вы хотите разделить его по закладкам второго уровня, а не по верхнему уровню, большинство инструментов разделения позволяют указать, по какому уровню следует разделить. Разделение по закладкам второго уровня позволяет получить файлы меньшего размера и с большей детализацией. Разделение по закладкам верхнего уровня приводит к созданию файлов большего размера, размером с главу. Выберите уровень, соответствующий тому, как будут использоваться файлы. Инструмент разделения WukongPDF по умолчанию использует закладки верхнего уровня, но позволяет выбрать более глубокий уровень для более точного разделения. После разделения проверьте несколько выходных файлов, проверив, что они начинаются и заканчиваются на правильных границах закладок. Страницы PDF в каждом разделенном файле должны образовывать последовательный, автономный раздел, который получатель может прочитать от начала до конца, не теряя контекста.
Разделение на основе закладок также полезно для создания отдельных файлов глав для электронных книг и цифровых издательских платформ. Многие платформы самостоятельной публикации требуют каждую главу в виде отдельного PDF-файла. Вместо того, чтобы экспортировать по одной главе из исходного документа, экспортируйте всю книгу как один PDF-файл с заголовками на основе закладок, а затем разделите их по закладкам. 20 глав превращаются в 20 отдельных файлов за одну операцию. Каждому файлу присвоено название главы, и он готов к загрузке на издательскую платформу. Этот рабочий процесс превращает 20-шаговый ручной процесс в двухэтапный автоматизированный: экспортируйте весь PDF-файл, разделенный по закладкам.
При разделении по закладкам для раздачи разным рецензентам учитывайте, нужна ли каждому рецензенту вся глава или только определенный раздел. Если в главе 3 есть подразделы «Методология», «Данные» и «Анализ» и за каждый раздел отвечают три разных рецензента, разделите их по закладкам второго уровня, а не верхнего уровня. В результате создаются более мелкие и более целенаправленные файлы, с которыми каждый рецензент может работать, не просматривая разделы, за которые он не несет ответственности. Способность инструмента разделения нацеливаться на определенный уровень закладок дает вам детальный контроль над разделением документа.