90-страничный PDF-файл слишком велик для отправки по электронной почте в виде одного файла. Вам необходимо разделить его на три равные части, чтобы каждая часть представляла собой 30 управляемых страниц, достаточно маленьких, чтобы их можно было прикрепить к отдельным электронным письмам, и каждый получатель мог легко их загрузить и просмотреть. Разделить на фиксированное количество страниц достаточно просто, но на самом деле вам нужны равные части, а 90 страниц не всегда делятся поровну по количеству получателей.
Разделение PDF-файла на равные части — это практичное решение для совместного использования больших документов, распределения работы между членами команды или разделения большого файла на части, каждая из которых соответствует ограничению количества вложений электронной почты. Подход Split PDF зависит от того, нужно ли вам точно одинаковое количество страниц или приблизительно равные размеры файлов, а это две разные вещи.
Разделение по равному количеству страниц
Самый простой случай — разделение PDF-файла на части с одинаковым количеством страниц. Разделите общее количество страниц на количество нужных частей. Для 90-страничного документа, разделенного на 3 части, каждая часть занимает 30 страниц. Если общую сумму разделить не поровну, 100 страниц на 3 части, то получится две части по 33 страницы и одна часть по 34 страницы. Распределите дополнительную страницу по первой или последней части, в зависимости от того, что наиболее целесообразно для вашего варианта использования.
Инструмент разделения WukongPDF предоставляет возможность разделить документ на фиксированное количество страниц. Введите 30 страниц в файле, и инструмент создаст 3 выходных файла. Каждому файлу присвоено имя с последовательным суффиксом, поэтому порядок понятен. Исходный документ остается нетронутым. Разделенные файлы готовы делиться индивидуально. Если вам нужно, чтобы каждая часть имела описательное имя, а не последовательный суффикс, переименуйте файлы после разделения.
Разделение по одинаковому размеру файла
Если цель состоит в том, чтобы ограничить количество вложений в каждой части, разделение по количеству страниц может не работать, поскольку не все страницы имеют одинаковый размер. Страница с полноцветной фотографией может занимать 2 МБ. Текстовая страница может иметь размер 50 КБ. Разделение 100-страничного документа на четыре части по 25 страниц может привести к созданию частей размером 2 МБ, 8 МБ, 3 МБ и 15 МБ, в зависимости от того, где находятся страницы с большим количеством изображений.
Разделение по размеру файла более сложное. Некоторые инструменты PDF позволяют указать максимальный размер файла для каждого выходного файла. Инструмент добавляет страницы в первый выходной файл до тех пор, пока добавление еще одной страницы не превысит ограничение размера, а затем запускает новый выходной файл. В результате создаются части, которые не превышают лимита, но могут иметь разное количество страниц. Первая часть может состоять из 22 страниц. Второй может состоять из 35 страниц, потому что он начинается со страниц с большим количеством текста, которые увеличивают небольшой размер. Это правильный подход, когда ограничение размера файла является жестким ограничением, а количество страниц второстепенно.
Именование и организация разделенных файлов
После разделения выходным файлам необходимы четкие имена, передающие как содержимое, так и последовательность. Шаблон именования, например «Report-Part-1-of-3.pdf»; сообщает получателю, что существует несколько частей, какую часть они рассматривают и сколько всего частей следует ожидать. Это предотвращает путаницу, связанную с получением Части 2 без Части 1 и незнанием того, была ли Часть 1 потеряна или просто еще не прибыла.
Если вы разделяете документ для распространения среди разных людей, где каждый человек получает один раздел, относящийся к его работе, называйте файлы по содержимому раздела, а не по порядковому номеру. "Отчет-Финансы.pdf," "Отчет-МаркетАнализ.pdf," "Отчет-Приложение.pdf" сообщает каждому получателю, что находится в его файле, без необходимости его открывать. Рабочий процесс PDF Sharing WukongPDF позволяет присваивать имя каждому выходному файлу во время разделения, сохраняя при этом этап переименования после разделения.
Проверка результатов разделения
После разделения проверьте выходные файлы перед их отправкой. Откройте первую часть и убедитесь, что она начинается на первой странице оригинала. Откройте последнюю часть и убедитесь, что она заканчивается на последней странице оригинала. Откройте среднюю часть и убедитесь, что ее первая страница следует за последней страницей предыдущей части, а последняя страница предшествует первой странице следующей части. Быстрая проверка переходов предотвращает досадную ошибку отправки двух частей с перекрывающимися страницами или пробелом, когда страницы с 45 по 47 не появляются ни в одной части.
Самая распространенная ошибка разделения — это отклонение на единицу при подсчете количества страниц. 90-страничный документ, разделенный на 3 части по 30, работает отлично. Документ на 91 страницу, разделенный на 3 части по 30, причем последняя часть содержит 31 страницу, является правильным. Но если вы введете 30 страниц для каждой части и инструмент остановится после создания 3 файлов по 30 страниц, страница 91 будет автоматически удалена. Всегда проверяйте, что общее количество страниц во всех выходных файлах равно общему количеству страниц в оригинале. Эта простая проверка выявляет ошибки с отклонением на единицу, которые в противном случае остались бы незамеченными, пока получатель не сообщит об отсутствующей странице.
При групповом распределении, когда нескольким людям одновременно приходится работать над разными разделами, разделение является важным шагом, который превращает один большой документ в параллельные рабочие потоки. Каждый человек получает свой раздел, работает над ним самостоятельно, а после того, как все закончили, разделы повторно объединяются. Рабочий процесс PDF Pages, состоящий из разделения, распространения, редактирования и повторного объединения, представляет собой упрощенный шаблон совместной работы, который работает без какого-либо специального программного обеспечения для совместной работы. Для этого просто требуется надежный инструмент разделения и слияния и четкое понимание того, кто за какие страницы отвечает.
Распространенная ошибка при разделении PDF-файлов для группового распространения: если точки разделения попадают в середину раздела, человек, получающий вторую половину, начинает с потерянного контента, в котором отсутствует заголовок раздела или вводный контекст. Прежде чем разделить документ, просмотрите документ и определите естественные точки разрыва: конец главы, заключение раздела, страница с четким заголовком, сигнализирующим о новой теме. Отрегулируйте точки разделения так, чтобы они соответствовали этим естественным границам, а не принуждайте к точному математическому разделению. Части будут иметь немного разное количество страниц, но каждая часть будет представлять собой последовательный, автономный раздел, который получатель сможет понять, не нуждаясь в предыдущей части. Предварительный просмотр разделения показывает миниатюры страниц, что позволяет легко определить логические точки останова перед выполнением разделения.
Отправляя отдельные части по электронной почте, помните, как почтовые клиенты заказывают вложения. Большинство почтовых клиентов отображают вложения в алфавитном порядке по имени файла. Если вы назовете разделенные файлы Part1.pdf, Part2.pdf и Part10.pdf, получатель увидит Part1, затем Part10, затем Part2. Проблема алфавитного порядка решается путем использования ведущих нулей в нумерации: от Part01.pdf до Part10.pdf. Благодаря ведущим нулям файлы сортируются правильно в любом почтовом клиенте и файловом менеджере. Это небольшая деталь, которая не позволяет получателю прочитать части письма не по порядку и отправить вам электронное письмо с вопросом, почему документ не имеет смысла.