200-страничный PDF-файл необходимо разделить между пятью членами команды для рассмотрения. Каждый человек должен получить примерно сорок страниц, охватывающих его область знаний. Разделение происходит не по главам или разделам. Документ организован в хронологическом порядке, и каждому рецензенту необходим непрерывный блок страниц. Равномерное разделение PDF-файла означает, что каждый рецензент получает примерно равную рабочую нагрузку, и никто не получает тонкую часть, в то время как кто-то другой получает основную часть документа. Арифметика проста. Для выполнения требуется знать, как разбивать по диапазону страниц, а не по маркерам контента.
Равномерное разделение PDF-файла для группового распространения — это обычный рабочий процесс при рецензировании юридических документов, академической экспертной оценке, редактировании больших отчетов и в любом сценарии, когда документ, слишком большой для того, чтобы с ним мог справиться один человек, должен быть разделен между несколькими читателями. Инструменты разделения PDF-файлов на базе браузера, которые поддерживают пользовательские диапазоны страниц, эффективно справляются с этим рабочим процессом. В этом руководстве рассматриваются стратегии распространения и способы их реализации.
Операция Split PDF для группового распространения требует расчета диапазонов страниц, выполнения разделения и проверки того, что каждый выходной файл содержит правильные страницы. В таблице ниже показаны стратегии распределения для команд обычного размера.
| Размер команды | Стратегия разделения | Расчет диапазона страниц | Наилучший вариант использования |
|---|---|---|---|
| 2 рецензента | Разделение в середине: первая половина и вторая половина. | Всего страниц / 2 = середина. Страницы от 1 до середины, от середины+1 до конца | Группы проверки из двух человек; соавторская редакция |
| 3-5 рецензентов | Разделить на равные блоки примерно по n страниц каждый. | Общее количество страниц/рецензентов = размер блока. Подведем итоги для последнего рецензента | Небольшие обзорные панели; распределенные группы редактирования |
| 6+ рецензентов | Разделить на равные блоки; последний рецензент получает оставшиеся страницы | Всего страниц/рецензентов. Назначайте последовательно. Последний блок может быть немного меньше | Большие группы проверки; краудсорсинговый обзор документов |
| Неизвестные рецензенты | Разделение на блоки стандартного размера независимо от количества рецензентов. | Фиксированный размер блока, например. 25 страниц в блоке. Количество блоков = всего / 25 | Асинхронное рецензирование, при котором блоки назначаются по мере доступности рецензентов. |
Расчет и выполнение разделения
Откройте PDF-файл и запишите общее количество страниц. Разделите на количество рецензентов, чтобы получить размер блока. Для документа объемом 200 страниц с пятью рецензентами каждый рецензент получает 40 страниц. Рецензент один получает страницы с 1 по 40. Рецензент второй получает страницы с 41 по 80. Продолжайте читать документ. Окончательный рецензент может получить немного больше страниц, если деление неточно. Используйте инструмент разделения на основе браузера, который поддерживает пользовательские диапазоны страниц. Введите каждый диапазон и загрузите соответствующий файл. Процесс повторяющийся, но простой. Каждая операция разделения занимает секунды.
Инструмент PDF Pages WukongPDF поддерживает пользовательские диапазоны страниц. Для разделения на 200 страниц с пятью рецензентами вы последовательно вводите пять диапазонов и загружаете пять файлов. Соглашение об именах должно идентифицировать рецензента и диапазон страниц: review-ch1-p1-40.pdf. Рабочий процесс Обмен PDF завершается, когда каждый рецензент получает назначенный ему файл.
Обработка неравномерного количества страниц и границ разделов
Не все количества страниц делятся поровну. 203-страничный документ с пятью рецензентами образует блоки по 40 страниц с тремя остаточными страницами. Вместо того, чтобы давать последнему рецензенту 43 страницы, распределите оставшиеся страницы между рецензентами. Первые три рецензента получают по 41 страницу каждый. Двое последних получают по 40. Распределение настолько равномерное, насколько позволяет арифметика. Если документ имеет естественные разрывы разделов вблизи расчетных границ, рассмотрите возможность настройки точек разделения, чтобы они совпадали с границами раздела. Рецензенту, получающему страницы с 38 по 78, может быть полезно перенести разделение на страницу 40, совместив его с разрывом главы. Небольшая корректировка улучшает читаемость за счет слегка неравномерного распределения.
После разделения проверьте каждый выходной файл, проверив первую и последнюю страницы. Первая страница должна соответствовать предполагаемому началу. Последняя страница должна соответствовать предполагаемому концу. Быстрая проверка предотвращает путаницу, когда рецензент получает не тот раздел.
Управление распространением и отслеживание хода рассмотрения
Разделив PDF-файл на разделы для рецензентов, раздайте каждому файлу четкие инструкции. В электронном письме или сообщении, сопровождающем файл, должен быть указан диапазон страниц, крайний срок проверки и любые конкретные рекомендации для рецензента. Стандартизированное сообщение о распространении гарантирует, что каждый рецензент получит одинаковую информацию и одинаковые ожидания. Когда отзывы возвращаются, разделенные файлы можно сравнить с оригиналом для выявления изменений.
Отслеживание того, какой раздел у рецензента есть, предотвращает путаницу при одновременной работе нескольких рецензентов. Простая электронная таблица отслеживания с именами рецензентов, присвоенными диапазонами страниц, именами файлов и статусом завершения обеспечивает видимость хода рецензирования. Рабочий процесс PDF Sharing завершается, когда каждый рецензент подтверждает получение и подтверждает, что может открыть и прочитать назначенный ему раздел.
Объединение рассмотренных разделов в итоговый документ
Когда все рецензенты вернут свои аннотированные или отредактированные разделы, отдельные файлы можно снова объединить в один документ. Порядок слияния должен соответствовать исходному порядку разделения. Если рецензенты оставили аннотации или комментарии в своих разделах, эти аннотации сохранятся в объединенном файле. Если рецензенты редактировали содержимое напрямую, убедитесь, что изменения согласованы между границами разделов, прежде чем завершать объединенный документ.
Рабочий процесс PDF Pages, включающий разделение, распространение, просмотр и повторное объединение, создает совместно рецензируемый документ, в котором каждому разделу уделяется пристальное внимание конкретного рецензента. Разделение позволило работать параллельно. Слияние повторно собирает результаты.