У вас есть три PDF-файла: 30-страничный отчет, 5-страничное приложение и 2-страничное сопроводительное письмо. Вам не нужна каждая страница из каждого файла. Вам нужны страницы с 3 по 7 отчета, все страницы приложения, кроме последней, и только страница 1 сопроводительного письма, объединенные в один чистый документ именно в таком порядке. Это не простое слияние. Это выборочная сборка.
Выбор определенных страниц из разных PDF-файлов и создание из них нового документа — обычная задача для всех, кто составляет предложения, юридические документы, заявки на гранты или проектную документацию. Этот процесс состоит из двух этапов: извлечение нужных страниц из каждого исходного файла, а затем объединение извлеченных страниц в окончательный документ. Оба шага просты при наличии правильных инструментов.
Шаг 1. Извлеките нужные страницы из каждого исходного файла
Откройте первый исходный PDF-файл в инструменте извлечения страниц. Интерфейс Merge PDF WukongPDF позволяет загрузить файл и выбрать, какие страницы сохранить, прежде чем добавлять их в объединенный документ. Для отчета укажите страницы с 3 по 7. Вы можете ввести диапазон «3–7». или щелкните миниатюры страниц, чтобы выделить их визуально. Визуальный метод более надежен, когда внутренняя нумерация страниц PDF-файла не соответствует номерам напечатанных страниц. Вы видите, какие именно страницы вы выбираете.
Для приложения выберите все страницы, кроме последней. Это исключение диапазона. Выберите страницы с 1 по N минус одна, где N — общее количество страниц. Большинство инструментов извлечения показывают общее количество страниц в верхней части панели выбора страниц, поэтому вы знаете диапазон для ввода. Для сопроводительного письма выберите только страницу 1.
После выбора страниц из каждого исходного файла сохраните их как временные PDF-файлы. Назовите их четко: "report_p3-7.pdf," "appendix_all_but_last.pdf," «cover_p1.pdf». Четкие имена временных файлов предотвращают ошибку, связанную с объединением неправильных файлов или объединением их в неправильном порядке.
Шаг 2. Объедините извлеченные страницы в окончательный документ
Подготовив временные файлы, объедините их в правильном порядке. Инструмент слияния принимает несколько файлов и позволяет расположить их последовательно перед объединением. Сначала поместите титульную страницу, затем страницы отчета и третьи страницы приложения. Вы также можете перетаскивать отдельные страницы в окне предварительного просмотра слиянием, чтобы точно настроить порядок, если страницу необходимо переместить.
Альтернативой для экономии времени является полный пропуск промежуточного этапа извлечения. Некоторые инструменты слияния, в том числе WukongPDF, позволяют загрузить исходный файл, выбрать из него только нужные страницы, затем загрузить следующий исходный файл и выбрать страницы из него, создавая окончательный документ напрямую, без создания временных файлов. Этот одноэтапный подход работает быстрее, поскольку вы никогда не сохраняете и не загружаете повторно промежуточные файлы. Вы создаете окончательный документ за один сеанс, выбирая страницы из каждого источника по ходу работы.
Обработка нумерации страниц в собранном документе
После сборки страниц из нескольких источников номера напечатанных страниц из исходных документов будут несовместимы. На титульной странице может не быть номера. На первой странице отчета может отображаться «Страница 3». потому что изначально это была страница 3 отчета. На страницах приложения будет указана первоначальная нумерация. Собранные страницы PDF теперь имеют беспорядочную схему нумерации, которая сбивает читателей с толку.
Исправление заключается в добавлении новых номеров страниц в собранный документ. Инструмент нумерации страниц добавляет новые последовательные номера на каждую страницу. Расположите цифры внизу по центру или там, где это указано в стиле документа. Новая нумерация начинается с 1 на первой странице собранного документа и ведется до последней страницы, заменяя противоречивую исходную нумерацию чистой логической последовательностью. Если вам нужно, чтобы нумерация начиналась с определенного номера, например, начиная с предыдущего документа, установите начальный номер соответствующим образом.
Проверка качества собранного документа
После сборки страниц из нескольких источников проверьте результат перед его отправкой. Прокрутите весь документ и проверьте, что страницы расположены в правильном порядке. Убедитесь, что вы случайно не включили страницу, которую следовало исключить. Проверьте переходы страниц: плавно ли конец одного источника переходит в начало следующего, или есть неуклюжие разрывы? Если исходные файлы имели разные размеры страниц, в собранном документе будут страницы разного размера, что заметно при прокрутке и может вызвать проблемы с печатью. Стандартизируйте размеры страниц перед окончательным сохранением, если согласованность важна для вашего варианта использования.
Если собранный документ будет распространяться в виде одного PDF-файла, добавьте оглавление или структуру закладок, чтобы читатели могли перемещаться по объединенному содержимому. Закладки могут отражать источник каждого раздела: «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо», «Сопроводительное письмо». «Отчет о проекте (отрывок)»; «Приложение». Эта структура навигации подтверждает, что документ представляет собой компиляцию, и помогает читателю с первого взгляда понять его организацию.
Для повторяющихся задач сборки, таких как ежемесячный отчет клиента, который всегда объединяет одни и те же типы документов в одном и том же порядке, сохраните этапы сборки как рабочий процесс. Обратите внимание, какие страницы из каких файлов вы извлекаете каждый месяц. Создайте контрольный список. Первый раз занимает 20 минут, пока вы определяете диапазоны страниц. Второй раз занимает 5 минут. К шестому месяцу процесс превращается в мышечную память, а задача PDF Editor, которая когда-то казалась утомительной, превращается в рутинную работу, которую можно выполнить во время телефонного звонка.
Практический совет для документов, собранных из нескольких PDF-файлов с разным исходным форматированием: проверьте список шрифтов в свойствах собранного PDF-документа. Если в исходных файлах используются разные шрифты, собранный документ может содержать подмножества каждого шрифта из каждого источника, что приводит к раздуванию файла и может привести к несогласованному рендерингу текста. Проведение собранного документа через этап оптимизации PDF, который объединяет повторяющиеся поднаборы шрифтов, уменьшает размер файла и обеспечивает единообразную визуализацию шрифтов на всех страницах. Это особенно заметно, когда один источник использовал Arial, а другой — Helvetica, два шрифта, визуально похожих, но технически разных. Собранный документ в конечном итоге включает в себя оба, добавляя ненужные накладные расходы.
Еще одна деталь, которая придает собранным документам профессиональный вид: убедитесь, что нумерация страниц согласована. Если исходные файлы имели свои собственные номера страниц, напечатанные на страницах, в собранном документе последовательно будут показаны три разные схемы нумерации. Перед завершением добавьте единый номер страницы на каждую страницу собранного документа. Расположите цифры в одном месте, внизу по центру или внизу справа, используя тот же шрифт и размер. Этот единственный шаг преобразует набор несовпадающих страниц в единый документ. Читатель видит одну непрерывную последовательность нумерации и воспринимает документ как единое целое, а не как лоскутное одеяло из отрывков.