В вашей книге Excel есть три листа: «Сводка», «Подробности» и «Диаграммы». Вам нужно, чтобы каждый лист был экспортирован как отдельная страница в одном PDF-файле со сводной информацией в качестве страницы 1, подробностями в качестве страницы 2 и далее, а диаграммами в качестве последних страниц. Простой файл, Сохранить как, PDF экспортирует всю книгу, но что, если вам нужны только определенные диапазоны на каждом листе или вам нужны разные настройки печати для каждой области?
Установка нескольких областей печати в Excel на PDF дает вам точный контроль над тем, какие данные отображаются в PDF-файле и как они разбиваются на страницы. Каждая область печати становится отдельным разделом вывода со своими собственными настройками страницы, заголовками и масштабированием.
Как Excel обрабатывает несколько областей печати
Excel может определить несколько именованных диапазонов как области печати на одном листе. Каждый именованный диапазон печатается как отдельная страница или набор страниц. При экспорте в PDF Excel обрабатывает каждую область печати в том порядке, в котором они были определены. Первая область печати становится первыми страницами PDF-файла. Вторая становится следующей страницей. Такой порядок дает вам контроль над последовательностью страниц PDF-файла.
Вы также можете распечатать области на нескольких листах. Когда вы экспортируете всю книгу в PDF, Excel обрабатывает листы по порядку, используя область печати каждого листа, если она определена. Если область печати не определена, Excel использует используемый диапазон листа. Этот элемент управления на уровне листа позволяет смешивать листы, на которых вы хотите экспортировать весь контент, с листами, на которых вам нужен только определенный диапазон.
Шаг за шагом: установка нескольких областей печати на одном листе
Выберите первый диапазон ячеек, который вы хотите включить. Перейдите в «Макет страницы», «Область печати» и выберите «Задать область печати». Это устанавливает первую область печати. Чтобы добавить вторую область, выберите следующий диапазон ячеек. Перейдите в «Макет страницы», «Область печати» и выберите «Добавить в область печати». Excel добавляет этот диапазон в качестве дополнительной области печати. Каждая область печати отображается на отдельной странице PDF-файла. Повторите для каждой дополнительной области.
Чтобы просмотреть и управлять всеми областями печати, выберите «Вид», «Предварительный просмотр разрыва страницы». Каждая область печати выделена контуром и помечена номером страницы. Вы можете сразу увидеть, какие данные появятся на какой странице PDF. Перетащите линии разрыва страницы, чтобы настроить разрыв страниц в области печати. Визуальный предварительный просмотр более интуитивен, чем управление областями печати с помощью диалоговых окон.
Использование именованных диапазонов для более четкого управления областью печати
Для электронных таблиц, в которых области печати периодически меняются, определите именованные диапазоны вместо использования команды «Установить область печати». Перейдите в «Формулы», «Диспетчер имен» и создайте именованные диапазоны для каждого раздела, который вы хотите экспортировать. Назовите их описательно: "Сводная таблица" "ДеталиДанные," «Раздел диаграммы». При экспорте в PDF вы можете ссылаться на эти именованные диапазоны непосредственно в настройках печати. Этот подход более удобен в обслуживании, чем переопределение областей печати вручную каждый раз при изменении данных.
Преобразование Excel в PDF с помощью WukongPDF распознает именованные диапазоны и позволяет вам выбрать, какие именованные диапазоны включать в экспорт. Выберите диапазоны из списка. Наведите их порядок. Конвертация обрабатывает каждый диапазон и объединяет их в один PDF-файл. Этот рабочий процесс выполняется быстрее, чем настройка областей печати в Excel, и дает тот же результат.
Настройка параметров страницы для каждой области печати
Каждая область печати может иметь разные настройки страницы. Одной области может потребоваться альбомная ориентация, поскольку в ней много столбцов. Другому может понадобиться портрет. Возможно, потребуется повторение строки заголовка. Другим может потребоваться видимость линий сетки. Excel применяет параметры печати, которые были активны при определении каждой области печати. Чтобы изменить настройки для определенной области печати, выберите ее, настройте параметры страницы и повторно добавьте ее в области печати.
Эта конфигурация для каждой области является мощной, но может сбивать с толку, поскольку настройки для одной области влияют на настройки по умолчанию для следующей определяемой вами области. Работайте в последовательной последовательности: выберите область, настройте параметры страницы, добавьте в области печати, выберите следующую область. Эта последовательность гарантирует, что каждая область получит предназначенные для нее настройки.
Экспорт PDF-файла и проверка вывода
Перейдите в «Файл», «Сохранить как», «PDF». Перед сохранением нажмите «Параметры». В разделе «Опубликовать что» выберите «Активный лист». для текущего листа или «Вся книга»; для всех листов. Если вы выберете «Вся книга», каждый лист с областями печати экспортирует эти области. Листы без областей печати экспортируют все свое содержимое. Нажмите «ОК» и «Сохранить».
Откройте PDF-файл и убедитесь, что каждая область печати отображается на правильных страницах. Убедитесь, что порядок страниц соответствует предполагаемой последовательности. Убедитесь, что настройки страницы, ориентация, масштабирование и заголовки каждой области верны. Страницы PDF должны логически переходить от одного раздела к другому, при этом каждый раздел должен быть четко разделен и легко идентифицируем. Для повторяющихся отчетов сохраните файл Excel с настроенными областями печати. Настройки PDF Export сохраняются вместе с файлом, поэтому при каждом последующем экспорте создается один и тот же структурированный вывод без каких-либо дополнительных настроек.
Практический сценарий, в котором выгодно использовать несколько областей печати: электронная таблица исполнительной панели со сводной диаграммой в верхнем левом углу, подробными показателями в правом верхнем углу и данными о транзакциях ниже. Вы хотите, чтобы сводная диаграмма была отдельной PDF-страницей для презентации на форуме, подробные показатели — в качестве второй страницы для управленческой команды, а данные транзакций были полностью исключены, поскольку они не нужны для презентации. Определите три области печати: одну для диаграммы, одну для показателей и ни одну для данных транзакций. Экспорт в PDF. Результатом являются две чистые страницы с именно тем контентом, который нужен каждой аудитории, извлеченным из одной электронной таблицы.
Отправляя PDF-файл получателям, которые могут захотеть проверить исходные данные, добавьте на каждой странице сноску с указанием имени исходной таблицы, именованного диапазона или области печати и даты экспорта. Эта информация о происхождении позволяет получателю проследить происхождение данных. Для финансовых отчетов, представляемых регулирующим органам, такая прослеживаемость часто является требованием соответствия. Добавление сноски занимает несколько секунд и содержит документацию, поддерживающую процессы аудита и проверки.
Если вы обнаружите, что одни и те же области печати неоднократно определяются в нескольких похожих таблицах, стандартизируйте макет. Используйте таблицу шаблонов, в которой области печати уже определены и сохранены. При создании нового отчета начните с шаблона, заполните данные в предопределенных диапазонах и экспортируйте. Области печати уже настроены. Этот шаблонный подход является стандартной практикой в организациях, которые создают повторяющиеся отчеты с согласованной структурой.