Каждый раз, когда вы экспортируете документ Word в PDF, вам необходимо не забыть установить флажок в диалоговом окне «Параметры», чтобы создать доступный вывод с тегами. Большинство людей забывают. При настройках по умолчанию PDF-файлы выглядят нормально, но в них отсутствуют структурные теги, которые программы чтения с экрана, поисковые системы и инструменты искусственного интеллекта используют для понимания организации документа. Изменение значения по умолчанию, чтобы каждый экспорт был автоматически доступен, устраняет необходимость запоминать.
Доступные PDF-файлы с тегами предназначены не только для обеспечения соответствия требованиям. Это структура документа, которая выгодна всем: пользователи программ чтения с экрана перемещаются по заголовкам, поисковые системы более точно индексируют контент, инструменты искусственного интеллекта более надежно извлекают структурированную информацию, и вы можете создать оглавление из дерева тегов PDF-файла. Установка специальных возможностей из Word в PDF по умолчанию — это однократное изменение конфигурации, которое улучшает каждый создаваемый вами документ.
Что означает PDF с тегами и почему это важно
PDF-файл с тегами содержит скрытый структурный слой, аналогичный HTML, который маркирует каждый элемент на странице в соответствии с его ролью. Заголовок обозначается как H1, H2 или H3. Абзац помечен как P. Список помечен как L, а каждый элемент — как LI. Таблица помечается как «Таблица», где строки обозначаются TR, а ячейки — TD или TH для ячеек заголовка. Изображение помечается как Рисунок с необязательным замещающим текстом. Эта структура тегов сообщает вспомогательным технологиям, как читать документ. Средство чтения с экрана объявляет заголовки как заголовки и позволяет пользователю переключаться между ними. Он читает таблицы по ячейкам с заголовками столбцов. Он пропускает декоративные элементы, отмеченные как артефакты.
PDF-файл без тегов не имеет такой структуры. Это плоская коллекция символов на разных позициях на страницах. Программа чтения с экрана читает все в порядке документов, который может не соответствовать логическому порядку чтения. Заголовки не объявляются как заголовки. Таблицы читаются как непрерывный текст без контекста столбца. Этот опыт сбивает с толку и дезориентирует пользователей ассистивных технологий. Индекс доступности PDF-файлов Allyant показал, что 94,75% общедоступных PDF-файлов не соответствуют базовым стандартам доступности (Allyant, 2026). Большинство этих сбоев связано с настройками экспорта в авторском приложении.
Как изменить настройки экспорта PDF по умолчанию в Word
Настройки экспорта PDF в Word сохраняются в течение сеанса, но сбрасываются при закрытии Word. Чтобы сделать их постоянными, вам необходимо изменить значения по умолчанию в настройках Word. Перейдите в «Файл», «Параметры», «Сохранить». В разделе «Сохранять точность при совместном использовании этого документа» установите флажок «Сохранить данные формы как текстовый файл с разделителями»; для сохранения структуры данных. Также установите параметр «Встроить шрифты в файл»; для обеспечения единообразного рендеринга на всех устройствах.
Сами настройки специальных возможностей находятся в диалоговом окне «Сохранить как PDF». Перейдите в «Файл», «Сохранить как», выберите «PDF». Прежде чем нажать «Сохранить», нажмите «Параметры». Установите флажок «Создавать закладки с помощью заголовков». и «Теги структуры документа для обеспечения доступности». Эти два флажка являются ключевыми настройками. Проблема в том, что Word не запоминает эти настройки между сеансами. Вы должны проверять их каждый раз или использовать обходной путь.
Обходной путь: создайте макрос или используйте другой метод экспорта
Если вы постоянно устанавливаете одни и те же флажки в диалоговом окне экспорта PDF, создайте простой макрос Word, который экспортирует в PDF с вашими предпочтительными настройками. Откройте редактор Visual Basic, нажав Alt+F11. Вставьте новый модуль и вставьте скрипт, который устанавливает параметры экспорта PDF для включения закладок и тегов, а затем вызывает функцию экспорта. Назначьте макросу сочетание клавиш, например Ctrl+Shift+P, для быстрого доступа. Макро-подход постоянно запоминает ваши настройки, поскольку они закодированы в скрипте.
Более простой обходной путь для пользователей, которые не хотят создавать макросы: используйте преобразование Word в PDF WukongPDF. Загрузите документ Word, и преобразование автоматически создаст доступные PDF-файлы с тегами, закладками и структурой документа. Подход на основе браузера применяет настройки специальных возможностей по умолчанию, не требуя настройки. Это быстрее, чем учить себя ставить галочки в Word, и надежнее, поскольку настройки нельзя случайно пропустить.
Проверка работоспособности настроек по умолчанию
После установки предпочтительного метода убедитесь, что экспортированный PDF-файл действительно содержит теги. Откройте PDF-файл в Adobe Acrobat. Откройте «Файл», «Свойства» и найдите «PDF с тегами: Да». в Описании. Откройте панель «Теги» слева, чтобы увидеть дерево тегов. Теги должны отражать структуру вашего документа. Если панель «Теги» пуста или показывает только один контейнер без структуры, настройки тегов не были применены.
Запустите проверку доступности в качестве окончательной проверки. Средство проверки читаемости Acrobat и сканер PDF Accessibility WukongPDF оценивают структуру тегов и отмечают проблемы. В отчете не должно быть немаркированного содержимого, логического порядка чтения и замещающего текста на изображениях. Если возникают проблемы, они обычно связаны с исходным документом Word, отсутствием стилей заголовков в заголовках, отформатированных вручную, изображениями без замещающего текста, таблицами без строк заголовков, а не с настройками экспорта. Исправьте исходный документ и повторно экспортируйте.
Привычка экспортировать доступные соединения PDF Export с течением времени. Каждый созданный вами PDF-файл с тегами доступен вспомогательным технологиям, индексируется поисковыми системами и извлекается с помощью инструментов искусственного интеллекта. 30 секунд, потраченные на включение настроек в одном документе, тривиальны. Если помножить на каждый документ, созданный за всю карьеру, совокупная польза для читателей, которые полагаются на структуру документа, огромна.
Для организаций, которым необходимо продемонстрировать соответствие требованиям специальных возможностей, таких как государственные учреждения, подпадающие под действие раздела 508, или предприятия, подпадающие под действие ADA, настройка экспорта Word по умолчанию для PDF-файлов с тегами является частью более широкой стратегии обеспечения специальных возможностей. Но это основополагающая часть, поскольку она влияет на каждый документ. Никакие постэкспортные исправления не смогут полностью компенсировать PDF-файлы, которые с самого начала были экспортированы без тегов. Настройка по умолчанию — это единственное наиболее эффективное улучшение специальных возможностей, которое может сделать большинство организаций.
Быстрый способ проверить, имеют ли PDF-файлы организации одинаковые теги: загрузите 10 случайных PDF-файлов с веб-сайта организации. Откройте каждый в Acrobat и проверьте панель «Теги». Если отмечено 8 или более, в организации применяются хорошие методы обеспечения доступности. Если отмечено менее половины, параметры экспорта по умолчанию не настраиваются. Эта выборочная проверка 10 файлов занимает 15 минут и обеспечивает надежный индикатор того, встроена ли доступность в рабочий процесс документа или предусмотрена позже.
Одно часто упускаемое из виду преимущество PDF-файлов с последовательной разметкой: их значительно легче перепрофилировать. PDF-файл с тегами можно экспортировать в Word, HTML или обычный текст с сохранением его структуры, поскольку теги сообщают механизму преобразования, какой текст является заголовком, какой — телом, а какой — списком. PDF-файл без тегов, экспортированный в Word, создает плоскую стену текста без структуры. Теги, которые вы включаете во время экспорта, приносят дивиденды каждый раз, когда документ преобразуется в другой формат в будущем.