Сводная таблица Excel суммирует тысячи строк данных в компактном аналитическом представлении. Строки и столбцы группируются. Промежуточные итоги рассчитываются. Фильтры применяются. При экспорте сводной таблицы в PDF группировка, возможность детализации и интерактивные фильтры теряются. В формате PDF сохраняется визуальный макет сводной таблицы на момент экспорта. Если в сводной таблице есть свернутые группы, в PDF-файле отображается только сводка. Если у него есть расширенные группы, в PDF-файле показаны все детали. Контроль того, какие поля развернуты, а какие свернуты перед экспортом, определяет, что будет содержать PDF-файл.
Преобразование сводной таблицы Excel в PDF со всеми развернутыми полями гарантирует, что в PDF-файле будут показаны полные данные, а не только сводка. В этом руководстве рассказывается, как настроить сводную таблицу для полного раскрытия и экспортировать ее в PDF.
Преобразование Excel в PDF для сводных таблиц требует, чтобы перед экспортом сводная таблица находилась в желаемом состоянии отображения.
Расширение всех полей сводной таблицы
В Excel щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку сводной таблицы. Выберите «Развернуть/Свернуть», затем «Развернуть все поле». Повторите эти действия для каждого поля сводной таблицы. Каждая группа теперь расширена. Все строки детализации видны. В сводной таблице показаны полные данные. Убедитесь в этом, пролистав сводную таблицу. Никаких распавшихся групп оставаться не должно.
Настройка параметров печати для экспорта сводных таблиц
Установите область печати, чтобы включить всю развернутую сводную таблицу. Отрегулируйте ширину столбцов, чтобы все данные были видны. Установите альбомную ориентацию страницы, если сводная таблица широкая. Используйте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что вся сводная таблица умещается в границах страницы. При необходимости отрегулируйте масштаб.
Конфигурация PDF-печати для сводных таблиц гарантирует, что ни один столбец не будет обрезан, а строки не будут разбиты на страницы.
Экспорт в PDF
Перейдите в «Файл», «Экспорт», «Создать PDF». В параметрах экспорта выберите публикацию активного листа. PDF-файл будет содержать расширенную сводную таблицу в соответствии с настройками. Откройте PDF-файл и убедитесь, что все данные присутствуют и правильно отформатированы. PDF Export из Excel фиксирует сводную таблицу в развернутом состоянии.
WukongPDF может обрабатывать экспортированный PDF-файл для сжатия или объединения. Диаграммы PDF на основе данных сводной таблицы в PDF-файле статичны, но точно отражают расширенные данные.
Сохранение форматирования сводной таблицы при выводе PDF
Форматирование сводной таблицы, включая цвета ячеек, числовые форматы и условное форматирование, должно быть перенесено в PDF-файл. Сравните вывод PDF с отображением Excel. Отсутствие форматирования может указывать на необходимость настройки параметров экспорта.
Сохранение форматирования сводных таблиц из Excel в PDF гарантирует, что PDF-файл будет выглядеть как оригинал Excel.
Обработка сводных таблиц с помощью срезов и временных шкал
Срезы и временные шкалы — это интерактивные элементы управления фильтрами в Excel. Они не экспортируются в PDF. Если отображение сводной таблицы зависит от выбора срезов, перед экспортом настройте все срезы так, чтобы они отображали все данные. PDF-файл фиксирует текущее состояние слайсера.
PDF Export из Excel со срезами требует установки срезов в желаемое состояние перед экспортом. PDF-файл показывает отфильтрованное представление.
Экспорт нескольких сводных таблиц из одной книги
Рабочая книга может содержать несколько сводных таблиц на разных листах. Экспортируйте каждый лист отдельно или используйте параметр «Вся книга», чтобы экспортировать все листы в один PDF-файл. Каждая сводная таблица отображается в выходных данных в соответствии с конфигурацией ее листа.
Диаграммы PDF из нескольких сводных таблиц предоставляют полный снимок данных в одном PDF-документе.
Обработка сводных диаграмм вместе со сводными таблицами
Сводная диаграмма, связанная со сводной таблицей, обновляется при обновлении таблицы. При экспорте в PDF убедитесь, что диаграмма отражает то же состояние данных, что и таблица. Экспортируйте оба вместе для полного представления данных.
Экспорт диаграмм и таблиц Excel в PDF гарантирует согласованность визуальных и табличных данных.
Настройка печатных заголовков для многостраничных сводных таблиц
Сводная таблица, охватывающая несколько страниц, требует заголовков столбцов на каждой странице. Установите печатные заголовки в Excel, чтобы они повторяли строку заголовка. Программа чтения PDF-файлов может видеть метки столбцов независимо от того, какую страницу они просматривают.
Печатные заголовки сводных таблиц в формате PDF Printing гарантируют, что каждая страница не требует пояснений.
Оптимизация ширины столбцов для удобства чтения PDF-файлов
Столбцы сводной таблицы могут быть слишком широкими или слишком узкими для отображения в формате PDF. Перед экспортом отрегулируйте ширину столбцов в Excel. Используйте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все столбцы укладываются в ширину страницы.
Оптимизация ширины столбца PDF Export создает PDF-файл, который можно читать без горизонтальной прокрутки.
Архивирование PDF-файлов сводных таблиц для записей исторических данных
Ежемесячно экспортируйте сводные таблицы в PDF для создания исторической записи. PDF-файл фиксирует данные в том виде, в котором они существовали на тот момент. Источник Excel может измениться. В архиве PDF сохраняется снимок.
Архив сводной таблицы PDF Charts представляет собой запись временных рядов аналитических данных.
Экспорт сводных таблиц с пользовательскими числовыми форматами
Форматы чисел сводной таблицы, такие как символы валюты, знаки процента и десятичные знаки, должны сохраняться при экспорте в PDF. Убедитесь, что отформатированные числа правильно отображаются в выходном PDF-файле. Процент, отображаемый в PDF-файле в виде десятичной дроби, является ошибкой преобразования.
Сохранение числового формата Excel в PDF для сводных таблиц гарантирует правильное представление данных.
Обработка сводных таблиц, подключенных к внешним источникам данных
Сводные таблицы, подключенные к внешним базам данных, могут обновляться при открытии книги. В PDF-файле сохраняются данные в том виде, в котором они существовали на момент экспорта. Если источник данных изменился с момента последнего обновления, PDF-файл может не отражать текущие данные. Перед экспортом обновите все соединения.
Актуальность данных PDF Export для внешних сводных таблиц зависит от последнего обновления. Экспортируйте сразу после обновления, чтобы сохранить текущие данные.
Объединение нескольких сводных таблиц в одну панель PDF
Несколько сводных таблиц из разных листов можно экспортировать в один PDF-файл для создания аналитической информационной панели. Каждая сводная таблица отображается на отдельной странице или разделе. Панель управления PDF предоставляет полный снимок данных.
Многоуровневая информационная панель PDF Charts объединяет аналитические представления в один распространяемый документ.
Обработка сводных таблиц с вычисляемыми полями и элементами
Вычисляемые поля и элементы сводных таблиц извлекаются из других данных. При экспорте в PDF убедитесь, что рассчитанные значения отображаются правильно. Ошибка расчета в PDF-файле указывает на то, что сводная таблица не обновлялась перед экспортом.
Проверка расчетного поля Excel в PDF гарантирует актуальность и точность полученных данных в PDF-файле.
Настройка согласованных разрывов страниц для экспорта нескольких таблиц
При экспорте нескольких сводных таблиц из разных листов вручную установите разрывы страниц, чтобы контролировать, где начинается каждая таблица. Без разрывов вручную таблица может быть разбита на страницы визуально неудобным образом.
Элемент управления разрывом страницы PDF-печати для экспорта в несколько таблиц обеспечивает профессиональный, удобочитаемый результат.