Книга Excel содержит несколько листов. Дашборд с графиками. Лист данных с тысячами строк. Листок с комментариями. Когда вы экспортируете всю книгу в PDF, каждый лист становится частью вывода. PDF-файл содержит страницы изображений диаграмм, страницы таблиц данных, прокручивающиеся по правому краю, и страницы заметок, которые никогда не предназначались для распространения. Получатель получает все. Соответствующие данные скрыты под нерелевантным контентом.
Использование области печати Excel для управления тем, что отображается в PDF-файле, решает эту проблему. Вы точно определяете, какие ячейки и на каких листах должны быть включены. Все, что находится за пределами области печати, исключено. PDF-файл содержит только то, что вы указали. В этом руководстве рассказывается, как настроить области печати в Excel для четкого и целевого вывода PDF.
Преобразование Excel в PDF с использованием областей печати позволяет получить на выходе именно тот контент, который нужен получателю. Ни больше, ни меньше.
Настройка областей печати в Excel
Выберите ячейки, которые вы хотите включить в PDF-файл. Перейдите на вкладку «Макет страницы». Нажмите «Область печати», затем «Установить область печати». Выбранный диапазон теперь является единственным содержимым, которое будет отображаться при печати или экспорте в PDF. Вы можете установить разные области печати на разных листах. Каждая область печати листа независима. Вы также можете установить несколько областей печати на одном листе, удерживая клавишу Ctrl при выборе диапазонов перед настройкой области печати. Каждый диапазон печатается на отдельной странице.
После настройки областей печати используйте предварительный просмотр, чтобы проверить, что будет отображаться в PDF-файле. При необходимости отрегулируйте ширину столбцов, высоту строк и разрывы страниц. Предварительный просмотр PDF Printing точно показывает, что будет содержать PDF-файл.
Экспорт в PDF с применением областей печати
Перейдите в «Файл», «Экспорт» и выберите «Создать PDF». В параметрах экспорта убедитесь, что для параметра «Что публиковать» установлено значение «Активные листы» или «Вся книга», в зависимости от того, хотите ли вы экспортировать только текущий лист или все листы. Определенные вами области печати управляют тем, что отображается на каждом листе. Листы без определенной области печати экспортируют все свое содержимое, что может быть не тем, что вам нужно. Установите области печати на каждом экспортируемом листе.
WukongPDF не создает PDF-файлы напрямую из Excel. Преобразование Excel в PDF выполняется в Excel. WukongPDF обрабатывает полученный PDF-файл для сжатия, объединения или других операций постэкспорта.
Очистка и управление областями печати
Области печати сохраняются в файле Excel. При следующей печати или экспорте будет использоваться та же область печати. Если вам нужно экспортировать другой диапазон, сначала очистите существующую область печати. Перейдите в «Макет страницы», «Область печати», «Очистить область печати». Установите новую область печати для нового экспорта. Рабочий процесс PDF Export должен включать проверку области печати перед каждым экспортом.
Для повторяющегося экспорта, например ежемесячного отчета, сохраните файл Excel с уже настроенными областями печати. Каждый месяц обновляйте данные в существующих областях печати и экспортируйте их. Настройка выполняется один раз.
Настройка заголовков для многостраничного экспорта
Если область печати занимает несколько страниц, настройте заголовки так, чтобы они повторяли строки или столбцы заголовков на каждой странице. На вкладке «Макет страницы» нажмите «Печатать заголовки». Выберите строки, которые будут повторяться вверху каждой страницы, и столбцы, которые будут повторяться слева. Заголовки предоставляют контекст для данных, охватывающих страницы.
После настройки заголовков для печати используйте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что заголовки появляются на каждой странице. Экспорт Excel в PDF с печатными заголовками обеспечивает возможность навигации и самодокументацию на каждой странице.
Масштабирование областей печати по ширине страницы
Широкую электронную таблицу, выходящую за пределы ширины страницы, можно масштабировать по размеру. На вкладке «Макет страницы» установите ширину 1 страница. Excel масштабирует содержимое по горизонтали, чтобы оно соответствовало полям страницы. Масштабирование применяется только к печати и экспорту PDF. Данные рабочего листа не изменяются.
Масштабирование PDF Printing для широких электронных таблиц гарантирует, что ни один столбец не будет обрезан. Компромисс заключается в том, что масштабируемый контент может быть меньше и его труднее читать. Используйте масштабирование, когда видимость столбца важнее размера текста.
Обработка скрытых строк и столбцов в областях печати
Скрытые строки и столбцы в Excel по умолчанию исключены из области печати. Если ваша область печати содержит скрытые строки, которые должны появиться в PDF-файле, отобразите их перед экспортом. Если скрытые строки содержат данные, которые не должны отображаться, оставьте их скрытыми. Область печати определяет диапазон ячеек. Статус «Скрытый» определяет, будут ли отображаться ячейки в этом диапазоне.
После экспорта убедитесь, что в PDF-файле показаны все предполагаемые данные и исключены все скрытые данные. Экспорт Excel в PDF с областями печати и скрытыми строками требует проверки того, что отображается, а что нет.
Экспорт нескольких областей печати как отдельных страниц PDF
Если вы определяете несколько областей печати на одном листе, каждая из них печатается на отдельной странице PDF-файла. Первая область печати появится на первой странице. Второе на второй странице. Порядок областей печати в PDF-файле соответствует порядку, в котором вы их определили. Перед экспортом расположите области печати в нужной последовательности страниц.
Экспорт нескольких областей PDF Printing полезен для извлечения определенных диапазонов данных из большого рабочего листа без включения всего листа. Каждая область печати становится отдельной страницей вывода.
Включение листов диаграмм в экспорт области печати
Книги Excel могут содержать листы диаграмм, которые представляют собой полнолистовые диаграммы, отдельные от листов данных. Листы диаграмм включаются в экспорт PDF по умолчанию, если вы решите экспортировать всю книгу. Чтобы включить лист диаграммы вместе с листами области печати, убедитесь, что в область экспорта входят все листы.
Перед экспортом просмотрите каждый лист диаграммы. Диаграммы, которые правильно выглядят на экране, могут иметь разные размеры при отображении в PDF. Экспорт диаграмм Excel в PDF требует той же области печати и масштабирования, что и рабочие листы данных.
Настройка единообразной ориентации страниц в областях печати
Если разные области печати на разных листах используют разную ориентацию, в выходном PDF-файле будут смешанные страницы с книжной и альбомной ориентацией. Для профессиональной презентации стандартизируйте ориентацию. Весь портрет или весь пейзаж лучше, чем смешанный. Перед экспортом задайте ориентацию каждого листа на вкладке «Макет страницы».
Согласованность ориентации PDF Printing является решением для представления. Смешанная ориентация приемлема для отчетов с большим объемом данных, где некоторые таблицы действительно нуждаются в альбомной ориентации. Для документов, ориентированных на клиента, предпочтительна единая ориентация.