Контракт приходит с четырьмя строками подписи на одной странице: одна для вас, одна для вашего менеджера, одна для клиента и одна для нотариуса. Каждая строка находится в другом углу страницы. Вы подписываете свою линию и отправляете документ. Ваш менеджер подписывает свою линию и пересылает ее снова. Клиент подписывает и передает. Нотариальные подписи остаются в силе. На странице теперь есть четыре подписи в четырех разных позициях, каждая из которых добавлена в разное время разными людьми на разных устройствах.
Рабочие процессы Sign PDF с несколькими подписями требуют, чтобы каждый подписавший разместил свою подпись в правильном месте, не нарушая при этом подписи, уже находящиеся на странице. Этот процесс должен быть точным, поскольку подпись, размещенная в неправильном месте, может перекрывать другую подпись или полностью оказаться на неправильной строке подписи.
Подготовка документа к множественной подписи
Прежде чем разослать документ для нескольких подписей, добавьте визуальные маркеры в каждую строку подписи. Рамка вокруг каждой области подписи четко определяет, где каждый человек должен поставить подпись. Ярлык внутри или под каждым ящиком идентифицирует подписавшего по имени или должности. Эти маркеры уменьшают вероятность того, что кто-то распишется не в том месте. Инструменты форм WukongPDF могут добавлять поля для подписи в PDF-файл. Каждое поле названо в честь подписавшего его лица и точно расположено на странице. Границы поля обеспечивают четкую целевую область для каждой подписи.
Если в документе уже есть напечатанные строки подписи, но нет интерактивных полей, используйте инструмент подписи, чтобы разместить каждую подпись вручную. Увеличьте область подписи. Перетащите подпись, чтобы выровнять ее по напечатанной строке. Измените размер, чтобы он соответствовал границам линии. Важна точность ручного размещения. Подпись, которая перекрывает линию или выходит за пределы отведенной области, выглядит неряшливо и может стать причиной отклонения документа принимающей стороной.
Управление последовательностью подписания
Несколько подписей на одной странице требуют определенной последовательности подписи. Если нотариус подписывает раньше всех остальных лиц, а затем стороне необходимо что-то исправить в документе, нотариальное заверение признается недействительным. Типичная последовательность такова: все стороны подписывают первыми, нотариус или свидетель подписывают последним. Четко сообщите последовательность действий всем подписавшимся сторонам. Сопроводительное электронное письмо или страница с инструкциями, в которой указан порядок подписания, не позволяют кому-либо подписаться вне очереди.
После того, как каждый человек подпишется, он должен сгладить свою подпись перед отправкой документа. Сведение преобразует аннотацию подписи в постоянный контент страницы. Без выравнивания следующий подписавший может случайно переместить или удалить предыдущую подпись при размещении своей собственной. Инструмент подписи WukongPDF включает опцию сглаживания. После размещения подписи разгладьте ее. Затем передайте расплющенный документ следующему человеку. Каждый подписавший получает документ с заблокированными неизменяемыми подписями всех предыдущих подписавших сторон.
Обработка размера и согласованности подписи
Когда четыре разных человека подписывают одну и ту же страницу, их подписи, естественно, будут различаться по размеру и стилю. Некоторая последовательность делает документ более профессиональным. Предоставьте рекомендации по размеру подписи: «Пожалуйста, размер вашей подписи должен соответствовать размеру отмеченного поля: примерно 2 дюйма в ширину и 0,5 дюйма в высоту». Это помогает каждому человеку настроить свою подпись в одинаковом масштабе. На страницах PDF будут показаны четыре подписи, которые, несмотря на индивидуальность, выглядят пропорционально согласованными.
Подписавшимся, использующим метод камеры для фиксации своей подписи, рекомендуется ставить подпись на бумаге рекомендуемого размера. Подпись, написанная шириной 2 дюйма на бумаге и сфотографированная, будет правильно масштабироваться при размещении в PDF-файле. Подпись, написанная шириной 0,5 дюйма, при размещении будет выглядеть крошечной. Подпись шириной 5 дюймов может не поместиться в отведенном для этого месте.
Проверка полностью подписанного документа
После того, как все подписи собраны, конечный получатель должен проверить документ. Убедитесь, что каждая подпись появляется в назначенном месте. Убедитесь, что подписи не перекрывают друг друга и не закрывают друг друга. Убедитесь, что подписи разборчивы. Убедитесь, что количество страниц соответствует исходному документу, и убедитесь, что в процессе подписания никакие страницы не были добавлены или удалены. Сведите все оставшиеся подписи, чтобы заблокировать весь документ. PDF Editor может добавить страницу сертификации с указанием каждого подписавшего лица, датой его подписания и заявлением о том, что документ представляет собой полностью выполненное соглашение. Эта страница сертификации представляет собой единую точку отсчета для всех, кому позже потребуется проверить подписи.
Для повторяющихся документов с несколькими подписями, таких как ежемесячные утверждения или квартальные отчеты, сохраните шаблон с заранее расположенными полями для подписи. Каждый период начинайте с шаблона, раздавайте на подписи и собирайте подписанную версию. Шаблон исключает повторяющуюся работу по настройке позиций подписей каждый раз.
При координации документов с несколькими подписями в разных часовых поясах процесс последовательного подписания может растянуться на несколько дней. Каждый подписавший получает документ, подписывает, выравнивает и пересылает. Задача состоит в том, чтобы отслеживать, где в последовательности находится документ. Простой метод отслеживания: включите титульную страницу с указанием порядка подписания и флажками. Когда каждый человек подписывает, он проверяет свое имя и записывает дату и время. Следующий человек сразу видит, кто уже подписал, а кто еще ожидает. Такое отслеживание вручную не требует высоких технологий, но эффективно для документов, циркулирующих среди трех-шести подписавших.
После того как все подписи собраны и документ завершен, подумайте, должна ли окончательная версия представлять собой сведенный PDF-файл или оставаться доступной для редактирования. В большинстве случаев окончательный подписанный документ следует свести воедино, чтобы предотвратить любые изменения после подписания. Сглаженная версия является авторитетной записью. Сохраните одну несведенную резервную копию в безопасном месте на случай, если подпись потребуется обновить или исправить. Сведенная распределенная версия защищает от несанкционированного доступа. Несведенная резервная копия сохраняет возможность внесения исправлений при необходимости.
Для документов, требующих нотариального заверения нескольких подписей, нотариусу необходимо лично увидеть подпись каждого подписавшего или подтвердить его личность приемлемыми способами. PDF-файл, который был подписан цифровой подписью несколькими сторонами до того, как был передан нотариусу, может не соответствовать требованиям нотариального заверения, поскольку нотариус не засвидетельствовал подписи. Прежде чем настраивать рабочий процесс PDF с несколькими подписями, завершающийся нотариальным заверением, ознакомьтесь с требованиями к нотариальному заверению в вашей юрисдикции.