В большинстве приложений кнопка «Сохранить» и "Экспорт" появляются в том же меню «Файл» и, похоже, делают похожие вещи. Для работы с PDF различие между ними имеет большее значение, чем думает большинство людей. Выбор неправильного варианта может стоить вам структуры документа, закладок, тегов доступности или качества файла — иногда даже без каких-либо видимых признаков того, что что-то пошло не так.
Что такое «Сохранение»? PDF На самом деле делает
Когда вы открываете существующий PDF в программе просмотра или редакторе и сохраняете его, приложение постепенно записывает изменения обратно в файл PDF. Adobe Acrobat, например, добавляет изменения в конец файла, а не переписывает его с нуля. Это эффективно — быстро и сохраняет исходное содержимое — но означает, что файл со временем увеличивается по мере накопления изменений. Файл PDF, сохранявшийся много раз, может быть значительно больше, чем того требует его содержимое.
«Сохранить как»; в контексте PDF обычно создается чистая копия — файл перезаписывается с нуля, удаляя накопленные накладные расходы на инкрементное сохранение. Для PDF, который редактировался много раз, «Сохранить как» в новое имя файла с последующей заменой оригинала — это полезная периодическая очистка, которая уменьшает раздувание файла без изменения какого-либо содержимого.
Что такое «Экспорт»? в PDF означает
Экспорт в PDF означает преобразование документа из его собственного формата — Word, Excel, InDesign, PowerPoint — в файл PDF. Это односторонний перевод: исходное приложение преобразует свой документ в формат PDF и записывает новый файл. Исходный исходный документ не изменяется.
PDF Export — это место, где принимается большинство значимых решений по качеству и структуре. В диалоговом окне экспорта вы выбираете качество изображения, встраивать ли шрифты, включать ли теги доступности, создавать ли закладки из заголовков и какой цветовой профиль использовать. Эти настройки определяют качество, размер и функциональность получаемого PDF. Сделать это правильно во время экспорта гораздо проще, чем пытаться исправить неоптимальный PDF постфактум.
Печать в PDF: третий вариант с другими компромиссами
Печать в PDF — выбор виртуального принтера PDF в диалоговом окне печати — технически не является ни сохранением, ни экспортом. Он пропускает документ через механизм рендеринга печати и фиксирует выходные данные в формате PDF. Это отличается от использования собственного экспорта PDF приложения несколькими важными способами.
- Что теряет печать в PDF: структура документа, теги доступности, гиперссылки (в большинстве случаев), закладки и метаданные. Результатом является чистое визуальное представление без структурной информации.
- Что дает печать в PDF: уплощенный, урезанный файл без скрытых данных, метаданных или сложности слоев. Полезно для очистки проблемного PDF или удаления встроенной информации перед отправкой.
Используйте «Печать в PDF», если вам нужен простой и понятный вывод и вам не нужна структура документа. Используйте собственный экспорт приложения, если вам нужен полнофункциональный PDF с работающими ссылками, навигацией и поддержкой специальных возможностей.
Где разница проявляется на практике
Различие между сохранением и экспортом становится практически важным в следующих ситуациях:
- Закладки и навигация. Собственный экспорт PDF Word создает закладки PDF на основе стилей заголовков. Печать в PDF нет. Правильно экспортированный 100-страничный отчет доступен для навигации; тот же отчет, распечатанный в PDF, представляет собой плоскую прокрутку.
- Гиперссылки: ссылки в документе Word остаются доступными для кликов при экспорте через экспорт Word PDF. Печать в PDF обычно нарушает их — URL-адреса становятся некликабельным текстом.
- Теги специальных возможностей: структурные теги, которые делают PDF доступным для чтения программами чтения с экрана, сохраняются только посредством собственного экспорта с включенной опцией специальных возможностей. При печати в PDF создается документ без тегов.
- Размер файла: a PDF, который сохранялся постепенно, много раз, приводит к увеличению затрат. Периодическое сохранение в чистый файл сохраняет разумный размер. Для общих файлов, которые редактируют многие люди, это имеет большее значение, чем для документов, редактируемых одним человеком.
Рабочий процесс PDF, позволяющий избежать большинства проблем
Для документов, созданных в Word, PowerPoint или аналогичных приложениях: сохраняйте исходный файл в качестве рабочего документа, используйте собственный экспорт PDF приложения (Файл > Сохранить как > PDF, а не Печать > Сохранить как PDF) при создании окончательной версии и сознательно настройте параметры экспорта — встраивайте шрифты, включите теги доступности, создайте закладки. Для существующих PDF-файлов, требующих редактирования: откройте в Acrobat, внесите изменения, периодически используйте «Сохранить как», чтобы очистить размер файла. Используйте «Печать в PDF» только в том случае, если вам действительно нужен урезанный, бесструктурный вывод.