100-страничный документ Word с тщательно построенной трехуровневой иерархией заголовков, стили заголовка 1 применяются к каждому заголовку главы, стили заголовка 2 применяются к каждому основному заголовку раздела, стили заголовка 3 применяются к каждому подразделу, все они точно определяют логическую организацию документа, становится плоским PDF-файлом без абсолютно никаких закладок, без панели навигации с левой стороны и без интерактивного оглавления, если настройки экспорта оставлены по умолчанию. Читатель, которому нужно найти главу 7, должен вручную прокрутить 100 страниц без каких-либо навигационных ярлыков и без структурного обзора организации документа.
Стили заголовков Word напрямую и автоматически сопоставляются с закладками PDF во время процесса экспорта, но только если параметры экспорта явно настроены на создание закладок из этих заголовков. Настройки по умолчанию в большинстве путей экспорта, включая часто используемые маршруты «Сохранить как PDF» и «Печать в PDF», по умолчанию не включают это критическое сопоставление.
Создание документа Word в PDF с полнофункциональными, правильно иерархическими кликабельными закладками означает явную настройку параметров экспорта для преобразования встроенных стилей заголовков Word в структуру навигации по закладкам PDF. PDF-закладки и инструменты экспорта WukongPDF поддерживают автоматическое создание закладок на основе стилей заголовков, а приведенные ниже шаги настройки гарантируют, что полная организационная структура вашего документа сохранится при преобразовании формата без изменений.
Использование встроенной функции Word для сохранения в формате PDF с включенным созданием закладок
Встроенная функция Microsoft Word «Сохранить как PDF» может автоматически генерировать полную иерархию закладок на основе стилей заголовков документа, но опция управления отключена по умолчанию и должна быть явно включена для каждой новой установки. Перейдите в «Файл», «Сохранить как», выберите «PDF» в раскрывающемся списке «Тип файла» и, что особенно важно, прежде чем нажать кнопку «Сохранить», нажмите кнопку «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно настроек экспорта. В диалоговом окне «Параметры» в разделе «Включить непечатаемую информацию» найдите и установите флажок «Создать закладки с помощью» и убедитесь, что в соседнем раскрывающемся списке выбран пункт «Заголовки». Этот единственный флажок предписывает Word сканировать назначения стиля заголовка всего документа во время процесса экспорта PDF и создавать соответствующую закладку PDF для каждого заголовка, при этом уровень стиля заголовка детерминированно сопоставляется с уровнем отступа закладки в дереве навигации PDF.
Параметр «Создать закладки с использованием заголовков» сохраняется в той же установке Word после однократного включения, поэтому при последующем экспорте PDF с этого конкретного компьютера и учетной записи пользователя закладки будут включены по умолчанию. Однако это сохранение не распространяется на другие компьютеры, другие учетные записи пользователей на том же компьютере или другие установки Word. Каждый новый пользователь должен самостоятельно обнаружить и включить эту опцию. Явно включите этот шаг настройки в любую документированную стандартную рабочую процедуру создания PDF-файлов для вашей команды.
Проверка правильности создания каждой закладки
После экспорта PDF-файла откройте его в любом средстве просмотра PDF-файлов, в котором отображается панель навигации по закладкам, например в Adobe Acrobat, Acrobat Reader или в современном браузерном средстве просмотра, и разверните панель «Закладки». Систематически проверяйте, чтобы каждый заголовок исходного документа Word отображался как соответствующая запись в закладке. Убедитесь, что иерархия закладок точно отражает иерархию заголовков: каждая закладка «Заголовок 2» должна иметь визуальный отступ и быть вложенной под родительскую закладку «Заголовок 1», а каждая закладка «Заголовок 3» должна быть вложена под родительский «Заголовок 2».
Щелкните каждую закладку «Заголовок 1» верхнего уровня и убедитесь, что она переходит к точному началу правильной главы, при этом заголовок главы отображается вверху страницы. Щелкните репрезентативную выборку закладок второго и третьего уровня, чтобы убедиться, что они переходят к правильным местоположениям подразделов. Закладка, которая последовательно осуществляет переход на одну страницу до или после намеченной цели, обычно указывает на то, что исходный заголовок был расположен в самом низу или в самом верху страницы документа Word.
Исправление отсутствующих или неправильных закладок после экспорта
Если закладки полностью отсутствуют в экспортированном PDF-файле из-за того, что параметр «Создать закладки» был пропущен, повторно экспортируйте документ с включенной опцией, а не пытайтесь вручную восстановить иерархию закладок. Если закладки существуют, но являются неполными, поскольку в некоторых заголовках Word используются пользовательские стили абзацев, которые визуально напоминают заголовки, но не являются встроенными стилями заголовков 1–3, эти заголовки с пользовательским стилем были невидимы для процесса создания закладок.
Для заголовков, в которых использовались пользовательские стили, либо переформатируйте их в Word, используя подлинные встроенные стили заголовков, и повторно экспортируйте, либо добавьте недостающие закладки вручную в Acrobat. Откройте панель «Закладки», перейдите к месту заголовка в документе, выделите текст заголовка и нажмите кнопку «Новая закладка». Назовите закладку так, чтобы она точно соответствовала тексту заголовка. Для больших документов, создание которых вручную может занять несколько часов, функция автоматического создания Acrobat позволяет создавать закладки из структуры документа с тегами.
| Проблема с закладкой | Вероятная причина | Исправить |
|---|---|---|
| В экспортированном PDF-файле вообще нет закладок | Опция создания закладок не была включена в Word | Реэкспорт с явно включенной опцией |
| В некоторых заголовках отсутствуют закладки | В этих заголовках использовались пользовательские стили, а не встроенные стили заголовков. | Применяйте встроенные стили заголовков в Word или добавляйте их вручную в Acrobat. |
| Закладки перенаправляют на неправильную страницу | Заголовок расположен в самом верху или внизу страницы в Word. | Отрегулируйте положение заголовка в Word или отредактируйте место назначения закладки в Acrobat. |
Использование структуры закладок для создания интерактивного оглавления
PDF-файл с полной иерархией закладок может также включать полностью интерактивную страницу оглавления в качестве интерфейса визуальной навигации. В исходный документ Word перед экспортом в PDF вставьте автоматическое оглавление с помощью вкладки «Ссылки» функции «Оглавление». Word генерирует оглавление, где каждая запись представляет собой внутреннюю гиперссылку на соответствующий заголовок. При экспорте в PDF с включенными закладками обе навигационные системы сосуществуют независимо: панель закладок для постоянной навигации на боковой панели и интерактивная страница содержания для визуальной навигации.