Преобразование длинного документа — рукописи книги, справочника компании, технического руководства, отчета, состоящего из нескольких глав — в PDF без потери форматирования — одна из тех задач, которая кажется простой, пока не оказывается таковой. Короткие документы легко конвертируются одним щелчком мыши. Длинные документы со сложным форматированием, встроенными изображениями, перекрестными ссылками, верхними и нижними колонтитулами требуют большего внимания. Для получения правильного результата требуется несколько продуманных шагов на каждом этапе процесса.
Получите структуру исходного документа непосредственно перед преобразованием
Качество вывода PDF напрямую отражает качество исходного документа. Проблемы форматирования в Word становятся проблемами форматирования в PDF — иногда более заметными, иногда немного по-другому. Прежде чем что-либо конвертировать, исходный документ должен быть правильно структурирован.
- Используйте правильные стили заголовков: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 — не меняйте жирный шрифт и размер шрифта вручную. Это создает структуру навигации в PDF и позволяет использовать рабочую таблицу содержания.
- Задайте согласованные стили абзацев: Основной текст, подписи и кавычки должны использовать именованный стиль, а не специальное форматирование. Согласованные стили преобразуются последовательно.
- Используйте разрывы страниц, а не пустые абзацы: начало новой главы двадцатикратным нажатием Enter создает хрупкие интервалы, которые непредсказуемо разрываются. Используйте «Вставить» > Вместо этого разрыв страницы или разрывы разделов.
- Вставляйте изображения правильно: изображения должны быть вставлены в документ, а не связаны с внешними файлами. Связанные изображения не передаются вместе с документом и могут отображаться в виде пустых полей в PDF.
Параметры страницы: сделайте это прямо перед экспортом
Размеры, поля и ориентация страницы в документе Word определяют размеры страницы в PDF. Их труднее изменить постфактум, чем до экспорта, поэтому сначала внимательно проверьте их.
Размер страницы
Прежде чем приступать к работе, решите, предназначен ли документ для формата A4 (международный стандарт) или Letter (стандарт США), или же это нестандартный размер для определенной цели, например, книга в мягкой обложке. Изменение размера страницы после написания длинного документа приводит к перекомпоновке текста по всему документу, что обычно требует переформатирования.
Поля
В документах, которые будут распечатаны и переплетены, зеркальные поля (более широкие по внутреннему краю для переплета) не позволяют тексту исчезнуть в желобе. Для цифровых документов в большинстве случаев подходят стандартные поля в 2–2,5 см со всех сторон. Верхние и нижние колонтитулы должны быть видимыми — убедитесь, что номера страниц и названия глав не обрезаны при предварительном просмотре печати.
Содержание и PDF Навигация
Длинный документ без навигации неудобно использовать. В Word вставьте автоматическое оглавление (Ссылки > Оглавление) на основе стилей заголовков. При экспорте в PDF это оглавление становится кликабельным — читатели могут перейти непосредственно к любой главе или разделу.
Закладки PDF — панель навигации, которая появляется на боковой панели Adobe Reader — генерируются автоматически на основе стилей заголовков Word при экспорте с использованием встроенного экспорта PDF Word. Обязательно используйте Файл > Сохранить как > PDF (не «Печать в PDF»), чтобы сохранить эту структуру. Метод Print to PDF выравнивает все и теряет навигацию по закладкам, что очень важно для PDF Navigation в длинном документе.
Управление изображениями в длинных документах
Длинные документы с большим количеством изображений являются наиболее распространенным источником слишком больших PDF-файлов и файлов, которые медленно загружаются. Изображения в документе являются основным фактором, определяющим размер файла, а изображения с высоким разрешением быстро увеличивают вес.
Перед экспортом: в Word выберите все изображения и используйте «Сжать изображения» (щелкните правой кнопкой мыши любое изображение > «Сжать изображения» > «Применить ко всем изображениям в этом документе»). Установите разрешение «Экран» (150 точек на дюйм) для цифрового распространения или «Печать» (300 точек на дюйм), если документ будет распечатан. Этот единственный шаг часто уменьшает размер экспортируемого PDF на 60–80 % по сравнению с экспортом несжатых изображений.
Если после экспорта файл PDF по-прежнему слишком велик, запустите его с помощью инструмента PDF Compression WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com для дальнейшего уменьшения. Если книга или руководство распространяется в цифровом формате, размер файла менее 10 МБ позволяет удобно отправлять его по электронной почте и быстро загружать.
Важные настройки экспорта
В диалоговом окне экспорта PDF Word («Файл» > «Сохранить как» > PDF) несколько параметров влияют на качество вывода:
- Оптимизация для: выберите «Стандартный»; для вывода с качеством печати или «Минимального размера»; для распространения через Интернет или по электронной почте, где размер файла имеет большее значение, чем качество изображения
- Теги структуры документа для обеспечения доступности: включите это, чтобы сохранить структуру заголовков и сделать PDF доступным для чтения программами чтения с экрана.
- Создавайте закладки с использованием заголовков: включите это, чтобы создать панель навигации в средстве просмотра PDF на основе заголовков вашего документа.
- ISO 19005-1 (PDF/A): включайте это только в том случае, если документ должен соответствовать архивным стандартам — это добавляет требования к внедрению шрифтов и ограничивает некоторые функции.
Последняя проверка перед распространением
После экспорта откройте PDF и проверьте: отображаются ли закладки на панели навигации? Ссылки на правильные страницы в оглавлении? Все ли изображения отображаются корректно? Соответствует ли размер файла методу распространения? Проверьте несколько страниц в середине документа — проблемы с форматированием в длинных документах часто возникают в середине, а не в начале, куда вы, естественно, смотрели бы в первую очередь. Десятиминутная проверка перед распространением гораздо менее болезненна, чем сбор жалоб и повторная публикация файла постфактум.