Окончательный ежеквартальный отчет необходимо разослать пятидесяти заинтересованным сторонам в организации и внешним партнерам. Каждый получатель должен иметь возможность открыть и прочитать весь документ без каких-либо препятствий. Каждый получатель должен иметь возможность распечатать бумажную копию для своих личных дел или для аннотаций вручную, если это его предпочтительный метод работы. Абсолютно ни один получатель, ни при каких обстоятельствах, не должен иметь возможность изменять один символ контента, изменять показатель дохода в сводной финансовой таблице, удалять неудобный абзац или добавлять аннотацию комментария, которую другие получатели затем увидят, как если бы она была частью исходного документа.
Параметры разрешений безопасности PDF обеспечивают независимый и детальный контроль над каждой категорией действий, которые получатель может выполнить с документом. Разрешения на редактирование и разрешения на печать — это совершенно отдельные переключатели, которые можно включать или отключать по отдельности, чтобы создать именно тот профиль доступа, который соответствует конкретным требованиям к распространению документа.
Блокировка документа PDF Security для предотвращения любой формы редактирования при явном разрешении печати означает настройку пароля владельца с определенным профилем разрешений: редактирование и изменение полностью отключены, печать с высоким разрешением явно включена, а возможности копирования контента и аннотирования контролируются независимо. Инструменты PDF Password WukongPDF поддерживают детальные, независимо настраиваемые параметры разрешений, а приведенная ниже конфигурация создает документ, который полностью читаем и пригоден для печати, но полностью не поддается изменению.
Настройка детальных разрешений для документов с использованием пароля владельца
В Adobe Acrobat Pro откройте меню «Файл», выберите «Свойства документа» и перейдите на вкладку «Безопасность». В раскрывающемся меню «Метод безопасности» выберите «Защита паролем», чтобы открыть диалоговое окно настройки разрешений. В диалоговом окне «Настройки безопасности пароля» установите флажок «Ограничить редактирование и печать документа», чтобы активировать элементы управления разрешениями. Введите надежный и запоминающийся пароль владельца, также помеченный как «Изменить пароль разрешений», в специально отведенном поле. Это пароль, который вы как владелец и контролер документа будете использовать в будущем, если вам когда-нибудь понадобится изменить настройки разрешений, изменить ограничения или полностью удалить всю безопасность из документа.
Под полями ввода пароля находится раскрывающееся меню «Разрешенная печать», позволяющее контролировать все формы физической и виртуальной печати. Установите для него значение «Высокое разрешение», чтобы разрешить получателям печатать с полным исходным разрешением своего принтера, создавая бумажные копии профессионального качества, подходящие для хранения, подписания или хранения в архиве. Установите низкое разрешение, чтобы разрешить печать, но только с намеренно пониженным качеством, обычно ограниченным значением 150 точек на дюйм, при котором текст все еще читается, но изображения и мелкие детали заметно ухудшаются. Раскрывающийся список «Разрешенные изменения» контролирует все формы изменения документа. Установите значение «Нет», чтобы полностью запретить редактирование, аннотирование, заполнение форм, подписание, извлечение страниц и любые другие формы изменения документа.
Независимая настройка копирования контента и специальных возможностей
Флажок «Включить копирование текста, изображений и другого содержимого» определяет, могут ли получатели выделять текст на странице с помощью инструмента выделения текста и копировать его в системный буфер обмена для вставки в другие приложения. Это разрешение действует совершенно независимо от ограничения редактирования. Документ можно заблокировать от любого редактирования, но при этом разрешить копирование текста для законных справочных целей, например отчета, в котором получателям необходимо цитировать отрывки из своих собственных документов. Снимите флажок, чтобы заблокировать копирование всего текста и изображений.
Флажок «Включить доступ к тексту для устройств чтения с экрана для слабовидящих» определяет, могут ли приложения вспомогательных технологий получать доступ к текстовому содержимому документа для чтения вслух пользователям с нарушениями зрения. Этот параметр должен оставаться включенным практически при всех обстоятельствах, чтобы обеспечить соответствие документа требованиям доступности и не создавать ненужных препятствий для пользователей, которые зависят от программ чтения с экрана. Отключение доступа к тексту для вспомогательных технологий не обеспечивает значимой дополнительной безопасности, поскольку злоумышленник будет использовать технические инструменты извлечения информации, а не программу чтения с экрана.
Тестирование полной конфигурации разрешений перед распространением
После применения всех настроек безопасности к документу сохраните файл, полностью закройте его, чтобы очистить кэшированное состояние авторизации, и снова откройте его, как это сделал бы получатель, без ввода пароля владельца. Убедитесь, что все инструменты редактирования в интерфейсе выделены серым цветом и полностью нефункциональны. Убедитесь, что функция печати работает правильно, отправив одну тестовую страницу на физический принтер. Убедитесь, что копирование контента выполняется в соответствии с настроенными вами настройками: либо включено выделение текста, либо полностью заблокировано.
Откройте «Свойства документа» и проверьте вкладку «Безопасность». На панели «Сводка ограничений документа» должен отображаться именно тот профиль разрешений, который вы настроили: Печать: разрешено с высоким разрешением, редактирование документа: запрещено, а также соответствующий статус для копирования контента и доступа к тексту для программ чтения с экрана. Именно эту сводку увидит каждый получатель, когда проверит свойства безопасности документа.
| Настройка разрешений | Что он контролирует | Рекомендация |
|---|---|---|
| Печать: Высокое разрешение | Качественная печать на любом принтере. | Включить для документов, предназначенных для печати и сохранения. |
| Печать: низкое разрешение | Вывод пониженного качества, примерно 150 точек на дюйм. | Используйте, когда получателям нужно прочитать на бумаге, но не воспроизвести. |
| Изменения: Нет | Запрещает любое редактирование, аннотации и модификации. | Включить для всех окончательных внешне распространяемых документов. |
| Включить копирование контента | Управляет выделением текста и копированием в буфер обмена. | Включить, если контент не должен быть полностью заблокирован. |
Передача конфигурации разрешений получателям
Получатели, незнакомые с правами безопасности PDF, могут прийти в замешательство или расстроиться, когда обнаружат, что не могут редактировать, комментировать или комментировать документ. Заблаговременно включите краткую пояснительную записку на титульную страницу документа или в тело письма для рассылки: этот документ распространяется в виде окончательной версии. Для вашего удобства включена печать. Редактирование было намеренно ограничено, чтобы сохранить целостность документа и гарантировать, что все получатели просматривают один и тот же контент.