У вас есть 60-страничный документ Word с 12 главами, каждая из которых имеет несколько подразделов. Заголовки оформлены с использованием встроенных в Word стилей «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3». Вы экспортируете его в PDF и открываете результат. Текст выглядит идеально. Форматирование сохранено. Но в PDF нет закладок. У читателя нет возможности перейти к главе 7, не пролистав 40 страниц. Структура заголовков, которая упрощала навигацию по документу Word, не сохранилась при экспорте.
Преобразование заголовков Word в закладки PDF — это настройка, включение которой занимает одну секунду и меняет процесс чтения. Если этот параметр включен, каждый заголовок в документе Word становится интерактивной закладкой на панели навигации PDF-файла. Экспорт Word в PDF с закладками сохраняет логическую структуру документа и обеспечивает навигацию по длинным документам.
Обязательное условие: используйте встроенные стили заголовков Word
Функция экспорта закладок полностью зависит от вашего документа, использующего встроенные стили заголовков Word. Если вы отформатировали заголовки, вручную изменив размер шрифта и выделив текст жирным шрифтом, Word не узнает, что это заголовки. Это просто большой жирный текст. При экспорте в PDF из них не будут создаваться закладки, поскольку нет структуры заголовков для чтения.
Чтобы проверить, используются ли в вашем документе настоящие стили заголовков, откройте область навигации в Word. Перейдите в «Просмотр» и проверьте «Панель навигации». На панели отображается структура документа, построенная на основе заголовков. Если структура пуста или неполна, в ваших заголовках не используются встроенные стили. Примените заголовок 1 к заголовкам глав, заголовок 2 к заголовкам разделов и заголовок 3 к заголовкам подразделов. Выделите каждый текст заголовка и выберите соответствующий стиль в галерее стилей на вкладке «Главная». Это приложение стиля — самое важное, что вы можете сделать для создания навигационного PDF-файла. Работа с длинным документом занимает несколько минут и окупается каждый раз, когда кто-нибудь открывает экспортированный PDF-файл.
Включение создания закладок во время экспорта PDF
Перейдите в «Файл», «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся списке типов файлов. Прежде чем нажать «Сохранить», нажмите кнопку «Параметры». В диалоговом окне «Параметры» в разделе «Включить непечатаемую информацию» установите флажок «Создавать закладки с помощью заголовков». Это указывает Word преобразовать стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3» в соответствующие закладки в PDF-файле. Заголовок 1 становится закладкой верхнего уровня. Заголовок 2 становится дочерней закладкой, вложенной в родительский заголовок 1. Заголовок 3 становится дочерним элементом родительского заголовка 2. Иерархия на панели закладок PDF отражает иерархию структуры заголовков вашего документа.
Также проверьте «Теги структуры документа для обеспечения доступности». в том же диалоговом окне «Параметры». Этот параметр добавляет в PDF-файл структурные теги, которые программы чтения с экрана используют для навигации. Это отдельный параметр от закладок, но оба они способствуют созданию хорошо структурированного и доступного PDF-файла. Установка обоих флажков занимает одну секунду и создает PDF-файл, более удобный для всех.
Проверка закладок в экспортированном PDF-файле
После экспорта откройте PDF-файл и проверьте панель закладок. В большинстве программ просмотра PDF панель закладок находится слева. Если он не отображается, найдите значок закладок или меню панели. На панели должна отображаться структура заголовка вашего документа в виде кликабельного дерева. Щелкните закладку. Зритель должен перейти к соответствующему заголовку. Развернуть родительскую закладку. Дочерние закладки должны располагаться внизу.
Протестируйте несколько закладок на разных уровнях. Щелкните закладку главы верхнего уровня. Щелкните закладку подраздела, вложенную под ним. Убедитесь, что каждая закладка перемещается в правильное место. Если некоторые заголовки отсутствуют на панели закладок, вернитесь в Word и убедитесь, что для этих заголовков используются встроенные стили заголовков, а не форматирование вручную. Наиболее распространенной причиной отсутствия закладок является заголовок, который был отформатирован так, чтобы выглядеть как заголовок, но не был назначен стиль заголовка.
Что делать, если экспорт уже выполнен без закладок
Если PDF-файл уже существует и был экспортирован без закладок, вы можете добавить его вручную. Откройте PDF-файл в редакторе PDF Bookmarks. Перейдите к первому заголовку документа. Создайте новую закладку и назовите ее в соответствии с текстом заголовка. Установите закладку так, чтобы она указывала на текущую страницу. Повторите эти действия для каждого заголовка, вложив подзаголовки под родительские заголовки. Для 60-страничного документа с 30 заголовками это занимает от 15 до 20 минут. В результате получается та же интерактивная структура навигации, которую создал бы автоматический экспорт.
WukongPDF предлагает альтернативу для документов, повторный экспорт которых из Word невозможен. Загрузите PDF-файл и используйте редактор закладок, чтобы добавлять, называть и упорядочивать закладки. Визуальный интерфейс отображает миниатюры страниц рядом с деревом закладок, что упрощает переход к каждому заголовку и создание соответствующей закладки. Для документов, к которым будет предоставлен общий доступ или на которые будут неоднократно ссылаться, время, затраченное на добавление закладок вручную, возвращается каждый раз, когда читатель использует их для навигации.
Для будущих документов сделайте настройку экспорта закладок частью рабочего процесса экспорта PDF по умолчанию. В Word настройки параметров в диалоговом окне «Сохранить как PDF» являются фиксированными. После того как вы установите флажок «Создавать закладки с помощью заголовков», он остается проверенным для будущего экспорта. Это означает, что каждый PDF-файл, который вы создадите с этого момента, будет автоматически включать закладки. Привычка PDF Export включать закладки — это однократное изменение конфигурации, которое улучшает каждый создаваемый вами документ до конца вашей карьеры.
Для существующих PDF-файлов, в которых отсутствуют закладки, более быстрой альтернативой добавлению закладок вручную является возврат к исходному документу Word, проверка применения стилей заголовков, повторный экспорт с включенной опцией закладок и замена старого PDF-файла. Это занимает меньше времени, чем добавление 30 закладок вручную, и дает лучший результат, поскольку иерархия закладок точно соответствует структуре заголовка. Ручное добавление закладок следует использовать только для PDF-файлов, в которых исходный документ действительно недоступен, а не в качестве замены исправления настроек экспорта в источнике.
Качественная деталь, отличающая профессиональные закладки от любительских: редактируйте названия закладок после экспорта. Word использует точный текст заголовка в качестве имени закладки, которое может быть слишком длинным для удобного чтения на узкой панели закладок. Заголовок типа «Глава 3: Анализ региональных рыночных тенденций и динамики конкуренции на юго-востоке США, 2025 финансовый год»; переносится на три строки на панели закладок. Сократите закладку до «Глава 3: Анализ регионального рынка». сохраняя при этом полный заголовок на самой странице. Закладка предназначена для навигации. Рубрика предназначена для чтения. Они служат разным целям и имеют разную длину.