Вы потратили часы на подготовку презентации. Слайды отполированы. Заметки докладчика содержат ваши темы для разговора, ссылки на данные и напоминания для каждого слайда. Вы экспортируете в PDF, и слайды выглядят великолепно, но заметки докладчика исчезли. Вся эта подготовка невидима для тех, кто получает только PDF-файл. Вам нужны эти примечания, чтобы получатель мог понять контекст и обоснование каждого слайда.
PowerPoint может включать заметки докладчика в экспорт PDF, размещая их под каждым слайдом или рядом с ним. Экспорт PPT в PDF с примечаниями преобразует презентацию из визуальной колоды в комплексный документ, который работает как отдельный раздаточный материал.
Экспорт PowerPoint в PDF с заметками докладчика
В PowerPoint перейдите в «Файл», «Сохранить как» и выберите «PDF». Прежде чем нажать «Сохранить», нажмите кнопку «Параметры». В диалоговом окне «Параметры» в разделе «Опубликовать что» выберите «Страницы заметок»; из раскрывающегося списка. Это указывает PowerPoint включать заметки докладчика для каждого слайда в выходной PDF-файл. Каждый слайд отображается вверху страницы, а под ним печатаются заметки докладчика. В результате получается PDF-файл в стиле раздаточного материала, в котором читатель видит на одной странице и визуальный слайд, и пояснительные примечания.
Также в диалоговом окне «Параметры» в разделе «Включить непечатаемую информацию» проверьте «Свойства документа»; и «Теги структуры документа для обеспечения доступности». Первый сохраняет метаданные, такие как название презентации и автор. Второй создает структуру PDF с тегами, по которой могут перемещаться программы чтения с экрана. Оба являются хорошими настройками по умолчанию, которые можно включить при каждом экспорте.
Макет страниц заметок контролируется мастером заметок в PowerPoint. Перейдите в «Просмотр», «Мастер заметок», чтобы настроить внешний вид страниц заметок. Вы можете настроить размер миниатюры слайда, положение и шрифт текста примечаний, а также добавить элементы верхнего или нижнего колонтитула, такие как номера страниц, дату или уведомление о конфиденциальности. Изменения в Notes Master применяются ко всем слайдам, поэтому вы настраиваете макет один раз, и он влияет на каждую страницу экспортированного PDF-файла.
Выбор между страницами заметок и макетом раздаточного материала
PowerPoint предлагает два макета для экспорта с заметками. Страницы заметок отображают по одному слайду на странице с примечаниями ниже. Это лучший макет для подробного обзора, поскольку каждый слайд занимает целую страницу, а для примечаний достаточно места. Макет раздаточного материала показывает несколько слайдов на странице, обычно 2, 3, 4, 6 или 9, со строками для рукописных заметок. Макет раздаточных материалов не включает текст заметок докладчика. Он предоставляет пустые строки, где читатель может писать свои заметки.
Если ваша цель — поделиться подготовленными тезисами и контекстом для разговора, используйте страницы заметок. Если ваша цель — дать аудитории компактный справочник с местом для написания, используйте раздаточные материалы. Эти два макета служат разным целям, и выбор должен соответствовать тому, как получатель будет использовать PDF-файл. Для презентации, которой делятся с коллегами, которым нужен полный контекст, Notes Pages почти всегда является правильным выбором.
Советы по форматированию страниц профессиональных заметок
Заметки докладчика часто содержат неформальную лексику, сокращения и напоминания, которые имеют смысл для докладчика, но выглядят неряшливо в распространяемом документе. Перед экспортом с примечаниями просмотрите текст примечаний для каждого слайда. Удалите личные напоминания, которыми не следует делиться, например «упомянуть здесь результаты третьего квартала». или «спросить о бюджете». Раскройте сокращения до полных значений. Следите за тем, чтобы примечания читались как связная проза, а не как отдельные фрагменты. Заметки, которые будут полезны вам как докладчику, не обязательно подходят для распространения.
Размер шрифта примечаний в экспортированном PDF-файле контролируется Notes Master. Размер по умолчанию обычно составляет от 10 до 12 пунктов. Если ваши заметки длинные, рассмотрите возможность увеличения размера шрифта до 11 или 12 пунктов для удобства чтения. Отрегулируйте размер миниатюр слайдов в Мастере заметок, чтобы при необходимости освободить больше места для текста заметок. Миниатюра слайда занимает 50 % высоты страницы, а оставшиеся 50 % остаются для примечаний, что является хорошим балансом для слайдов с умеренным количеством текста примечаний.
Экспорт определенных слайдов с примечаниями
Если вам нужно предоставить общий доступ только к определенным слайдам с их примечаниями, например к слайдам с кратким описанием, установите диапазон страниц в диалоговом окне «Сохранить как PDF» в разделе «Параметры». Введите номера слайдов, которые вы хотите включить. В PDF-файле отображаются только эти слайды и примечания к ним. Этот выборочный экспорт сохраняет фокус на файле и позволяет избежать перегрузки получателя слайдами, которые не имеют к нему отношения.
WukongPDF также может обрабатывать экспортированный PDF-файл с примечаниями для добавления закладок из заголовков слайдов, делая многостраничный документ удобным для навигации. Загрузите PDF-файл, используйте редактор закладок, чтобы создать закладки из заголовков слайдов, и загрузите расширенную версию. Сочетание слайдов PDF Presentation, заметок докладчика и закладок создает всеобъемлющий документ, который служит как визуальным справочником, так и подробным письменным отчетом.
Если вы регулярно делитесь презентациями в формате PDF с заметками, сохраните настройки экспорта как пользовательский стиль PDF. В диалоговом окне «Сохранить как» после настройки параметров вы можете сохранить текущие настройки в качестве предустановки для использования в будущем. При следующем экспорте выберите пресет из раскрывающегося списка. Это избавляет от необходимости перенастраивать параметры экспорта заметок для каждой презентации. Инструменты PDF Export WukongPDF также могут обрабатывать файлы PowerPoint напрямую, преобразовывая их в PDF-файлы с примечаниями, не требуя установки PowerPoint.
Особый рабочий процесс для команд, которые совместно работают над презентациями: перед экспортом заметок запустите проверку текста заметок всей командой. Каждый член группы открывает файл PowerPoint, просматривает примечания на назначенных ему слайдах и обновляет их, чтобы отразить окончательно согласованный текст. Такая совместная проверка гарантирует, что PDF-файл с примечаниями, распространяемый после собрания, содержит точный, проверенный контекст, а не черновики тезисов одного человека. Заметки становятся частью официального протокола презентации, поэтому заслуживают такого же внимания редакции, как и сами слайды.
Для презентаций, которые архивируются для дальнейшего использования, PDF-файл с примечаниями более ценен, чем версия только со слайдами. Слайд с надписью «Результаты третьего квартала». с диаграммой имеет смысл в контексте, но загадочно шесть месяцев спустя. Тот же слайд с примечаниями, поясняющими: «Выручка в третьем квартале превысила прогноз на 12% из-за запуска нового продукта в августе». остается понятным до бесконечности. Примечания превращают презентацию из наглядного пособия, зависящего от докладчика, в отдельный документ, который передает свое сообщение без повествования. Для любой презентации, имеющей значение за пределами собрания, на котором она была представлена, экспорт с примечаниями является стандартом, который отличает профессиональную документацию от эфемерных слайдов.