В презентации PowerPoint, преобразованной в PDF, теряется навигация по слайдам, которая упрощает просмотр исходного файла. Добавление интерактивного оглавления из заголовков слайдов восстанавливает эту возможность навигации, позволяя программе чтения PDF-файлов переходить непосредственно к любому слайду, щелкнув его заголовок в оглавлении. Экспорт PPT в PDF со связанным оглавлением превращает линейный PDF-файл в документ с возможностью навигации, который получатели могут эффективно просматривать, особенно в длинных презентациях с десятками слайдов. Это обеспечивает стабильные результаты каждой экспортной операции.
Основные выводы
PowerPoint не создает автоматически страницу оглавления при экспорте PDF. Перед экспортом оглавление должно быть создано в виде слайда в PowerPoint, причем каждая запись связана с соответствующим слайдом. При экспорте в PDF с включенным сохранением ссылок эти ссылки слайд-слайд становятся интерактивными ссылками PDF. Слайд «Оглавление» следует размещать в начале презентации и обновлять при каждом добавлении, удалении или изменении порядка слайдов.
Создание слайда с оглавлением в PowerPoint
Используйте единообразное форматирование для всех записей оглавления. Названия разделов выделены жирным шрифтом, а для подзаписей используйте обычный вес. Последовательная визуальная иерархия делает оглавление доступным для сканирования. Читатель может найти нужный раздел, просканировав выделенные жирным шрифтом записи, а затем прочитав подзаписи для конкретного слайда, который ему нужен. Несогласованное форматирование затрудняет сканирование оглавления и снижает его полезность в качестве средства навигации.
Если в презентации большое количество слайдов, группировка статей оглавления по разделам уменьшит беспорядок. Вместо того, чтобы перечислять все 60 слайдов по отдельности, перечислите 8 заголовков разделов с отступами только для самых важных слайдов в каждом разделе. Содержание должно помогать читателю ориентироваться, а не воспроизводить всю подборку слайдов в общих чертах. Краткое содержание более полезно, чем подробное.
Вставьте новый слайд в начало презентации. Назовите его «Оглавление». или «Содержание». Укажите название каждого слайда или раздела, который вы хотите включить в оглавление. Для презентаций, организованных по разделам, укажите названия разделов как записи верхнего уровня, а ключевые слайды в каждом разделе — как подзаписи. В оглавлении не обязательно перечислять каждый слайд. Включите слайды, к которым читатель хотел бы перейти: разделители разделов, слайды с ключевыми данными, а также заключение или резюме.
Выделите текст каждой записи оглавления и добавьте ссылку на соответствующий слайд. В PowerPoint выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши, выберите «Ссылка» и выберите «Поместить в этот документ». Появится список слайдов. Выберите целевой слайд и нажмите «ОК». Повторите эти действия для каждой записи оглавления. После добавления всех ссылок протестируйте каждую из них, перейдя в режим слайд-шоу, перейдя к слайду содержания и щелкнув каждую ссылку. Каждый щелчок должен привести вас к нужному слайду. Перед экспортом исправьте все неработающие или неправильно направленные ссылки.
Экспорт с сохранением ссылок для кликабельных PDF-закладок TOC
Если презентацию будут просматривать преимущественно на мобильных устройствах, увеличьте размер шрифта и межстрочный интервал в записях оглавления. Ссылки, по которым легко щелкнуть мышью на экране настольного компьютера, на телефоне могут оказаться удручающе маленькими. Минимум 20 пунктов для текста оглавления и большой межстрочный интервал гарантируют, что большинство получателей смогут перемещаться по оглавлению касанием без необходимости увеличивать масштаб каждой записи.
После экспорта проверьте ссылки TOC как минимум в двух разных программах чтения PDF-файлов. Adobe Acrobat и браузерная программа чтения, такая как Chrome, обрабатывают навигацию по ссылкам немного по-разному, и ссылка, которая работает в одном, может не работать в другом. Тестирование в двух программах чтения выявляет проблемы совместимости еще до того, как PDF-файл достигнет своей аудитории.
Перейдите в «Файл», «Сохранить как», выберите «PDF» и нажмите «Параметры». В разделе «Что опубликовать» выберите «Слайды». Установите флажок «Теги структуры документа для обеспечения доступности». чтобы гарантировать, что ссылки между слайдами записаны в PDF как кликабельные аннотации к ссылкам. Выберите «Стандартный (публикация в Интернете и печать)». оптимизация для сохранения данных ссылок. Сохраните PDF-файл и откройте его, чтобы проверить содержание. Щелкните каждую запись и убедитесь, что она переходит на правильный слайд.
Экспорт PDF также создает автоматическую панель закладок из заголовков слайдов. Эти закладки появляются на панели навигации читателя и предоставляют второй метод навигации рядом со страницей содержания. Панель закладок всегда видна на панели навигации, а страница содержания требует перехода к началу документа. Вместе страница содержания и панель закладок предоставляют получателю два способа навигации по презентации: визуальный и постоянный. Конвертер PowerPoint в PDF WukongPDF сохраняет как ссылки на слайды, так и автоматически создаваемые закладки, поэтому экспортированный PDF-файл имеет двойную навигацию по умолчанию.
Обновление содержания при изменении слайдов
Сохраните копию презентации со слайдом «Оглавление» в качестве шаблона для будущих презентаций. Хорошо построенный слайд содержания со ссылками-заполнителями можно использовать повторно, заменив заголовки слайдов и обновив места назначения ссылок. Наличие шаблона устраняет необходимость перестраивать оглавление с нуля для каждой новой презентации и обеспечивает согласованность всех презентаций одной и той же команды.
После обновления содержания убедитесь, что текст ссылки по-прежнему соответствует заголовку слайда. Если вы переименовали слайд с «Результаты за 3-й квартал» на «Финансовые результаты за 3-й квартал», но в записи оглавления по-прежнему указано «Результаты за 3-й квартал», ссылка может по-прежнему работать, но несоответствие между текстом оглавления и заголовком слайда запутает читателей. Обновляйте текст содержания, чтобы он соответствовал текущему заголовку слайда при каждом переименовании слайдов.
Слайд оглавления устаревает, когда слайды добавляются, удаляются, переупорядочиваются или переименовываются. Перед каждым экспортом проверяйте, что каждая запись оглавления по-прежнему связана с правильным слайдом и что в оглавлении нет новых важных слайдов. Для презентаций, которые часто обновляются, оставляйте содержание в качестве последнего обновляемого слайда перед экспортом. Это гарантирует, что оно отражает окончательное состояние презентации.
Для презентаций, поддерживаемых командой, добавьте в примечаниях к слайду оглавления примечание, напоминающее редакторам о необходимости обновить оглавление после внесения изменений. Простая заметка, например «Обновить ссылки оглавления после добавления, удаления или изменения порядка слайдов». снижает вероятность того, что устаревшее содержание достигнет аудитории. Автоматическое создание оглавления, при котором макрос или надстройка создает оглавление на основе заголовков слайдов и ссылок, доступно в некоторых инструментах повышения производительности PowerPoint и полностью исключает этап ручного обновления.
Часто задаваемые вопросы
Должен ли я включать оглавление в короткую презентацию, состоящую всего из 5 или 6 слайдов? Для очень коротких презентаций оглавление добавляет страницу, не предоставляя значимых преимуществ навигации. Получатель может видеть все слайды на панели миниатюр и перемещаться по ним, щелкая напрямую. Зарезервируйте оглавление для презентаций с 10 или более слайдами, где прокрутка миниатюр становится неэффективной, а читатель получает выгоду от структурированного обзора.
Могу ли я создать оглавление со ссылками на внешние веб-сайты или документы, а не со слайдами в презентации? Да. В диалоговом окне «Ссылка» выберите «Существующий файл или веб-страница» вместо «Поместить в этот документ» и введите URL-адрес или путь к файлу. Внешние ссылки сохраняются во время экспорта PDF с теми же настройками, которые сохраняют внутренние перекрестные ссылки. Протестируйте внешние ссылки после экспорта, чтобы убедиться, что они правильно открываются в целевом браузере или приложении.
Могу ли я сделать так, чтобы слайд оглавления отображался в PDF-файле как сворачиваемая панель, а не как видимая страница? Для этого требуются функции PDF, помимо тех, которые поддерживает экспорт PowerPoint. Складную панель навигации необходимо будет добавить в редакторе PDF после экспорта. Экспорт PowerPoint позволяет создать панель закладок из заголовков слайдов, что обеспечивает постоянную навигацию на боковой панели читателя. Это самая близкая встроенная функция к складному оглавлению.
Могу ли я создать оглавление, в котором в PDF-файле будут отображаться номера страниц вместо номеров слайдов?
Номера слайдов PowerPoint не соответствуют номерам страниц PDF, поскольку разбиение на страницы PDF-файла может отличаться от разбиения на страницы слайдов. Оглавление, в котором показаны номера страниц, необходимо создать после экспорта с помощью редактора PDF, который может вставлять ссылки на номера страниц. Рабочий процесс заключается в экспорте презентации в PDF без содержания, а затем использовании функции создания содержания в редакторе PDF для создания связанного оглавления с точными номерами страниц PDF.
Работает ли оглавление в мобильных программах для чтения PDF-файлов?
Да, но пользовательский опыт отличается. На мобильных устройствах нажатие небольших ссылок TOC может быть затруднено, поскольку размеры целевых ссылок рассчитаны на щелчки мышью на настольном компьютере. Используйте больший размер шрифта для записей оглавления, не менее 18 пунктов, и добавьте дополнительный интервал между записями, чтобы их было легче нажимать на экране телефона или планшета.
Могу ли я включить содержание как часть панели закладок PDF, а не как видимый слайд?
Да. PowerPoint автоматически создает закладки PDF из заголовков слайдов, когда отображается параметр «Создать закладки с использованием заголовков». опция включена во время экспорта. Если вы предпочитаете чистый первый слайд без оглавления, воспользуйтесь панелью закладок для навигации. Убедитесь, что каждый слайд имеет осмысленный заголовок, а не общий заголовок, такой как «Слайд 5». потому что текст заголовка становится меткой закладки. Потратив несколько минут на хорошо составленное оглавление, вы окупитесь получением более профессионального и удобного для навигации PDF-файла, который оценят получатели.