Вы открываете 40-страничный отчет, а оглавления нет. Вам придется пролистывать каждую страницу, чтобы найти нужный раздел. В документе есть заголовки, но это просто текст на странице. Они не кликабельны, не доступны для навигации и не помогают никому что-либо быстро найти. Теперь представьте себе тот же отчет с боковой панелью, на которой каждая глава и раздел перечислены в виде кликабельных ссылок. Один клик позволяет перейти непосредственно на соответствующую страницу. Именно это и делают закладки PDF.
Закладки — это PDF-эквивалент оглавления, которое остается видимым независимо от того, на какой странице вы находитесь. Они появляются на панели рядом с документом, обычно в левой части окна средства просмотра, и остаются доступными при прокрутке документа. При нажатии на закладку происходит мгновенный переход на соответствующую страницу и раздел. Для любого документа длиной более нескольких страниц закладки превращают процесс чтения из линейного перелистывания страниц в целевую навигацию.
Разница между закладками и печатным оглавлением
Печатное оглавление представляет собой текст на странице. Он сообщает читателю, что находится в документе и на какой странице начинается каждый раздел, но читатель должен вручную перейти на эту страницу, прокрутив или набрав номер страницы. Закладка PDF — это интерактивный элемент навигации. Он появляется на панели закладок средства просмотра, на него можно щелкнуть мышью, и он мгновенно переносит читателя к месту назначения. Закладки также могут быть вложены иерархически: закладка главы может расширяться, чтобы отображать вложенные закладки для каждого раздела этой главы. Эта иерархическая структура отражает логическую организацию документа, чего не может сделать плоское напечатанное оглавление.
Закладки также сохраняются между сеансами. Когда читатель повторно открывает PDF-файл, панель закладок остается на месте, а ранее развернутое или свернутое состояние закладок сохраняется в зависимости от средства просмотра. Распечатанное содержание необходимо заново найти и перечитать каждый раз, когда документ открывается. Для справочных документов, к которым люди обращаются неоднократно, руководств по политике, технических спецификаций, справочников для сотрудников, разницы в скорости навигации между закладками и составов перелистывания страниц при каждом использовании.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Автоматическое создание закладок на основе стилей заголовков в Word
Самый эффективный способ создать PDF-файл с закладками — использовать стили заголовков в исходном документе и позволить процессу экспорта PDF автоматически генерировать закладки. В Microsoft Word примените стили «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3» к заголовкам глав и разделов. При экспорте в PDF установите флажок «Создавать закладки с использованием заголовков». в диалоговом окне «Сохранить как PDF» в разделе «Параметры». Word преобразует каждый заголовок в соответствующую закладку, при этом иерархия заголовков сохраняется как иерархия закладок. Заголовок 1 становится закладкой верхнего уровня, заголовок 2, вложенный под ним, становится дочерней закладкой и так далее.
Тот же принцип применим и к Документам Google. Когда вы загружаете документ Google в формате PDF, заголовки, отформатированные с помощью встроенных стилей заголовков, автоматически преобразуются в закладки. Нет флажка для проверки. Это происходит по умолчанию. Adobe InDesign также создает закладки с помощью функции оглавления при экспорте в PDF с помощью функции «Создать закладки». опция включена в настройках экспорта. Шаблон универсален: структурированные заголовки в исходном приложении создают структурированные закладки в PDF-файле.
Добавление закладок вручную в существующий PDF-файл
Если исходный документ недоступен или PDF-файл был создан без закладок, их можно добавить вручную с помощью PDF-редактора. В Adobe Acrobat Pro откройте панель «Закладки» в левой части окна. Перейдите к странице и разделу, который вы хотите добавить в закладки. Нажмите значок «Новая закладка» на панели инструментов панели закладок. Появится новая закладка, и вы вводите имя. Закладка автоматически указывает на текущую страницу и уровень масштабирования. Повторите этот процесс для каждого раздела. Перетащите закладки, чтобы изменить их порядок или вложить в иерархию «родитель-потомок».
Инструмент PDF Bookmarks WukongPDF упрощает этот процесс в браузере. Откройте PDF-файл, перейдите к странице, которую хотите добавить в закладки, и нажмите «Добавить закладку». Введите имя закладки и подтвердите. Закладка добавляется в дерево закладок документа. Вы можете добавлять закладки страницу за страницей, редактировать имена закладок, удалять ненужные закладки и реорганизовывать иерархию. Этот процесс выполняется вручную, но прост для документов объемом до 50 или 60 страниц. Для очень длинных документов извлечение текста заголовка и создание закладок программным способом более эффективно, но для типичных отчетов и предложений добавление закладок вручную занимает от 10 до 15 минут и создает более удобный для использования документ.
Организация закладок в логическую иерархию
Плоский список из 40 закладок лишь немногим лучше, чем полное отсутствие закладок. Читателю все равно придется просмотреть длинный список, чтобы найти нужный раздел. Иерархическая структура с тремя или четырьмя закладками верхнего уровня, каждая из которых расширяется до шести или восьми дочерних закладок, представляет одну и ту же информацию в сканируемом и организованном виде. Читатель сразу видит структуру верхнего уровня, расширяет нужный ему раздел и переходит к конкретной теме.
Чтобы создать иерархию, подумайте о своем документе на трех уровнях: части, главы и разделы. Части представляют собой самые широкие разделы, такие как «Введение», «Введение» и «Введение». «Финансовые данные»; «Приложения». Главы — это следующий уровень внутри каждой части. Разделы — это отдельные темы в каждой главе. На панели закладок создайте закладку уровня части, затем перетащите под нее закладки глав, чтобы они стали дочерними. Перетащите закладки разделов под родительские главы. Отступ на панели закладок визуально представляет иерархию. Читатель видит структуру с первого взгляда и может перейти на любой уровень одним щелчком мыши.
Названия закладок должны быть краткими. Закладка с надписью «Глава 3: Анализ региональных рыночных тенденций и динамики конкуренции на юго-востоке США, 2020–2025 годы». на панели закладок переносится на три строки, и его труднее сканировать, чем «Глава 3: Анализ регионального рынка». Закладка — это средство навигации, а не место для повторения полного названия раздела. Заголовок раздела на самой странице может быть сколь угодно длинным. Закладка должна быть достаточно короткой, чтобы ее можно было прочитать с первого взгляда.
Настройка мест назначения закладок для удобства пользователя
Закладка делает больше, чем просто переход на страницу. Он может точно контролировать, что увидит читатель, когда приедет. Поведение по умолчанию — переход на страницу и ее отображение с текущим уровнем масштабирования и положением прокрутки. Большинство редакторов PDF позволяют вам настроить это. Вы можете установить закладку, чтобы она наследовала текущий масштаб и положение, соответствовала размеру страницы в окне, соответствовала ширине страницы или масштабировалась до определенного увеличения. Лучший выбор зависит от макета документа.
Для PDF Navigation в документах с большим количеством текста установите для закладок значение «По ширине». Читатель попадает на нужную страницу с текстом удобного для чтения размера и может сразу же начать чтение, не регулируя масштаб. Для документов с большим количеством изображений или дизайнерских портфолио Fit Page гарантирует, что читатель увидит всю композицию сразу. Для документов с небольшим подробным содержимым, таких как инженерные чертежи или страницы электронных таблиц, фиксированное масштабирование 150 % или 200 % позволяет читателю перейти непосредственно к нужному подробному представлению. Несколько секунд, которые вы потратите на настройку поведения места назначения, избавят каждого читателя от необходимости масштабировать и прокручивать страницу после щелчка по закладке.
После добавления и организации всех закладок протестируйте всю структуру. Щелкните каждую закладку и убедитесь, что она ведет на правильную страницу. Разверните и сверните родительские закладки, чтобы убедиться в логичности иерархии. Откройте PDF-файл в другой программе просмотра, чтобы обеспечить правильное отображение закладок во всех приложениях. Закладка, которая работает в Acrobat, но не работает в Preview на Mac или в мобильном приложении для чтения PDF-файлов, требует изменения места назначения. Несколько минут, потраченных на тестирование, позволяют избежать разочарования читателя, щелкнувшего закладку с надписью «Финансовая сводка». и попадаем на обложку.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.