Экспорт диаграммы Excel в PDF обычно включает в себя весь рабочий лист. Диаграмма находится на странице, окруженной таблицей данных, линиями сетки и другими элементами листа. Если вам нужна диаграмма только как отдельное изображение, экспорт диаграммы сам по себе создает более чистый и целенаправленный PDF-файл, который можно вставлять в отчеты, презентации и документы, не загромождая исходные данные. Excel в PDF в настройках экспорта есть опция только для диаграмм, но не всегда очевидно, как получить к ней доступ.
Основные выводы
Диаграммы Excel можно экспортировать в PDF как отдельные графики, выбрав диаграмму перед экспортом и выбрав «Выбранная диаграмма». в параметрах PDF. В результате создается одностраничный PDF-файл, содержащий только диаграмму, размер которой соответствует размеру страницы. Данные диаграммы не включены в PDF-файл, что является одновременно преимуществом для визуальной ясности и ограничением, если получателю нужны основные цифры. Для диаграмм, которые необходимо редактировать после экспорта, преобразование в PDF не является правильным выбором, поскольку диаграмма становится статическим изображением.
Экспорт одной диаграммы с использованием параметра выбора
Если диаграмма включает заголовок, который был добавлен в виде отдельного текстового поля, а не через элемент «Заголовок диаграммы», он может не быть включен в экспорт выбора. Текстовые поля, расположенные рядом с диаграммой, не являются частью объекта диаграммы. Перед экспортом убедитесь, что заголовок диаграммы, метки осей и метки данных являются собственными элементами диаграммы, а не размещенными вручную текстовыми полями. Собственные элементы диаграммы экспортируются вместе с диаграммой. Текстовые поля вручную отсутствуют и будут отсутствовать в PDF-файле.
Нажмите на диаграмму, чтобы выбрать ее. Область диаграммы будет выделена маркерами выделения по углам и краям. Перейдите в «Файл», «Сохранить как», выберите «PDF» в раскрывающемся списке форматов и нажмите кнопку «Параметры». В диалоговом окне «Параметры» в разделе «Опубликовать что» выберите «Выбор». Экспортируется только выбранная диаграмма. Все остальное содержимое листа исключается. Нажмите «ОК» и сохраните. Полученный PDF-файл содержит одну страницу с диаграммой по центру.
Экспортированная диаграмма использует текущий внешний вид диаграммы в Excel. Любое форматирование, цвета, метки данных и заголовки осей, видимые на экране, появятся в PDF-файле. Перед экспортом настройте размер и форматирование диаграммы, чтобы она лучше выглядела на странице PDF. Диаграмма, которая хорошо выглядит встроенной в рабочий лист шириной в несколько дюймов, может выглядеть разреженной при масштабировании до размера всей страницы PDF размером с букву. Измените размер диаграммы в Excel примерно до размеров, которые она будет иметь в PDF-файле, или установите для области диаграммы определенный размер в пикселях с помощью панели «Формат области диаграммы».
Экспорт нескольких диаграмм в многостраничный PDF-файл
Если ваши диаграммы используют разные источники данных, но имеют одинаковое форматирование, создайте шаблон диаграммы на основе диаграммы с наилучшим форматированием и примените его ко всем остальным перед экспортом. Щелкните правой кнопкой мыши отформатированную диаграмму, выберите «Сохранить как шаблон», затем щелкните правой кнопкой мыши каждую другую диаграмму, выберите «Изменить тип диаграммы» и выберите сохраненный шаблон. Единообразное форматирование всех диаграмм в экспортированном PDF-файле придает документу профессионально разработанный и целостный вид.
Если диаграммы имеют одинаковые масштабы осей и форматирование, их стандартизация перед экспортом позволяет создать более профессиональный PDF-файл с несколькими диаграммами. Используйте один и тот же шаблон диаграммы для всех диаграмм в серии. Одинаковые размеры диаграмм, цвета и размеры шрифтов на всех страницах делают PDF-файл похожим на целостный отчет, а не на набор несвязанных диаграмм. Функция шаблона диаграммы Excel сохраняет форматирование диаграммы как шаблон многократного использования.
Чтобы экспортировать несколько диаграмм как отдельные страницы в один PDF-файл, поместите каждую диаграмму на отдельный лист. Выберите первую вкладку листа, затем, удерживая клавишу Ctrl, выберите дополнительные вкладки листа, чтобы создать выделение на нескольких листах. Перейдите в «Файл», «Сохранить как», «PDF» и в диалоговом окне «Параметры» выберите «Активные листы». Каждый выбранный лист становится страницей PDF-файла. Если каждый лист содержит только диаграмму, PDF-файл будет содержать одну диаграмму на странице без таблиц данных.
Для диаграмм, имеющих общую тему, например, ежемесячных диаграмм продаж для отчета на конец года, этот многостраничный метод создает чистое портфолио PDF Charts. Перед экспортом дайте описательное название каждому листу. Имена рабочих листов становятся метками страниц PDF на панели навигации по страницам читателя, поэтому рабочий лист с именем «Январские продажи» становится меткой страницы, которая помогает получателю перейти непосредственно к этой диаграмме. Этот небольшой организационный шаг делает PDF-файл с несколькими диаграммами более удобным в использовании.
Сохранение качества диаграммы при экспорте в PDF
Эти две проверки качества добавляют к рабочему процессу экспорта всего несколько секунд.
Перед экспортом встройте шрифты, используемые в диаграмме. В диаграммах Excel по умолчанию используются системные шрифты. Если PDF-файл открыт в системе, в которой не установлен шрифт диаграммы, средство просмотра PDF-файлов заменит другой шрифт, что может изменить расположение текста внутри диаграммы. Встраивание шрифтов во время экспорта PDF обеспечивает одинаковое отображение текста диаграммы везде.
Для диаграмм, которые будут печататься, а не просматриваться на экране, перед экспортом преобразуйте цвета диаграммы из RGB в CMYK, если PDF-файл предназначен для профессиональной типографии. В диаграммах Excel по умолчанию используются цвета RGB, которые могут меняться при печати на печатной машине CMYK. Сдвиг цвета обычно незначителен, но может быть заметен в фирменных диаграммах, где определенные цвета являются частью визуальной идентичности компании. Используйте панель «Формат области диаграммы», чтобы установить цвета с использованием значений CMYK, если ваша версия Excel поддерживает это.
Диаграммы Excel представляют собой векторную графику. При экспорте в PDF с настройкой стандартной оптимизации они остаются в PDF как векторная графика. Это означает, что диаграмму можно масштабировать до любого размера без пикселизации. Линии остаются четкими, текст — читаемым, а диаграмма выглядит профессионально при печати в больших размерах. Параметр оптимизации минимального размера может преобразовать диаграмму в растровое изображение, что уменьшит размер файла, но приведет к появлению пикселизации при масштабировании или печати PDF-файла в большом размере.
Проверьте экспортированную диаграмму в формате PDF с масштабом 200 процентов, чтобы убедиться, что она экспортирована как векторные данные. Четкие, плавные линии при большом увеличении подтверждают векторный экспорт. Зубчатые или пиксельные линии указывают на экспорт растрового изображения. Если диаграмма экспортирована в виде растрового изображения, вернитесь в Excel и измените настройку оптимизации PDF с «Минимального размера». на «Стандартный». Также убедитесь, что диаграмма не содержит растровых элементов, таких как импортированные изображения логотипов, которые будут растрированы независимо от настроек экспорта. Векторные части диаграммы будут четкими; только растровые элементы будут иметь ограничение по разрешению. Конвертер Excel-to-PDF WukongPDF по умолчанию сохраняет векторные данные диаграммы, поэтому диаграммы остаются четкими при любом уровне масштабирования.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я экспортировать диаграмму в PDF с редактируемыми данными, чтобы получатель мог видеть цифры? Диаграмма, экспортированная в формате PDF, представляет собой статическое изображение. Базовые данные не включены в содержимое PDF. Чтобы поделиться диаграммой и данными, экспортируйте диаграмму в PDF, а также поделитесь файлом Excel или CSV с данными. Некоторые инструменты PDF могут прикреплять файл исходных данных к PDF-файлу как встроенное вложение, что дает получателю доступ к данным, не загромождая страницу диаграммы.
Каков самый быстрый способ экспортировать диаграмму в виде изображения для использования за пределами PDF? Скопируйте диаграмму в Excel, вставьте ее в графический редактор и сохраните в нужном вам формате. Это полностью обходит экспорт PDF и работает быстрее, если вам нужен PNG или JPEG диаграммы, а не PDF. Вставленная диаграмма представляет собой метафайл Windows или растровое изображение в зависимости от того, как Excel помещает ее в буфер обмена. Специальная вставка дает вам контроль над форматом вставки.
Можно ли экспортировать диаграмму в PDF с редактируемым текстом?
Нет. Диаграмма, экспортированная в PDF, становится статическим изображением. Метки осей, метки данных и текст заголовка недоступны для редактирования в PDF-файле. Если получателю необходимо отредактировать текст диаграммы, экспортируйте диаграмму в виде изображения и вставьте ее в файл Word или PowerPoint, где можно накладывать текстовые поля, или поделитесь исходным файлом Excel вместе с PDF-файлом.
Почему моя диаграмма в PDF выглядит иначе, чем в Excel?
Различия в отображении диаграмм между Excel и механизмом экспорта PDF могут привести к незначительным изменениям. Наиболее распространенные различия заключаются в рендеринге шрифтов, когда PDF-файл может заменять немного другую версию шрифта диаграммы, и в цветопередаче, когда цвета экрана Excel могут не точно соответствовать цветовому пространству PDF, ориентированному на печать. Эти различия обычно незначительны. Если точное соответствие цветов имеет значение, задайте цвета диаграммы, используя значения RGB, а не цвета темы, которые более согласованно отображаются в различных форматах экспорта.
Можно ли защитить паролем PDF-файл, содержащий только диаграммы?
Да. После экспорта диаграммы в PDF откройте файл в любом инструменте защиты PDF и примените пароль. Защита распространяется на весь PDF-файл. Содержимое диаграммы защищено вместе с остальной частью файла. Невозможно защитить только диаграмму и оставить незащищенным другое содержимое PDF-файла, поскольку PDF-файл, содержащий только диаграмму, больше ничего не содержит.