PDF-документ проходит проверку. Страницы добавляются, удаляются и переупорядочиваются. В оглавлении на второй странице, которое было точным на момент создания документа, теперь указаны неправильные номера страниц для каждой записи. Обновление оглавления вручную означает проверку каждой записи на соответствие текущей позиции страницы и исправление цифр. Автоматическое обновление оглавления устранило бы эту нагрузку на обслуживание.
В отличие от текстового процессора, PDF-файл не имеет встроенного автоматического обновляемого оглавления. PDF Ссылки в оглавлении кликабельны, но статичны. При смещении страниц ссылки по-прежнему ведут на правильные страницы, но отображаемые номера страниц становятся неправильными. Назначения ссылок основаны на объектах страниц, а не на номерах страниц, поэтому ссылки сохраняются при переупорядочении. Видимых номеров страниц нет.
Почему номера страниц оглавления PDF устаревают
Оглавление в PDF-файле содержит две части информации для каждой записи: видимый номер страницы и место назначения интерактивной ссылки. Видимый номер страницы представляет собой текст, число, введенное на странице оглавления. Назначение ссылки — это ссылка на определенный объект страницы или именованное место назначения в PDF-файле.
Если страницы добавляются перед главой, номер начальной страницы главы увеличивается. Назначение ссылки по-прежнему указывает на правильный объект страницы, поэтому щелчок по ссылке по-прежнему приведет читателя в нужное место. Но видимый номер на странице оглавления по-прежнему является старым номером. Читатель увидит главу 3, начиная со страницы 42, но щелкнув ссылку, он перейдет на страницу 45.
Панель PDF Bookmarks в средстве просмотра PDF представляет собой автоматически обновляемую альтернативу статической странице оглавления. Закладки хранятся в структуре документа и объектах справочной страницы. Средство просмотра PDF-файлов отображает номер текущей страницы для каждой закладки в соответствии с текущим порядком страниц. Если страницы смещаются, номера страниц закладок обновляются автоматически.
Обходные пути для автоматического обновления номеров страниц
Используйте панель закладок PDF в качестве основного инструмента навигации и рассматривайте оглавление на странице как визуальное руководство, а не авторитетный указатель. Удалите номера страниц из записей оглавления, оставив только кликабельные заголовки глав. Ссылки до сих пор работают. Отсутствующие номера страниц позволяют избежать путаницы из-за устаревшей информации.
Если требуются номера страниц, создайте оглавление в качестве последнего шага перед распространением документа. Завершите все редактирование контента, добавление и удаление страниц. Убедитесь, что количество страниц является окончательным. Только после этого создайте оглавление с правильными номерами страниц. Завершение означает отсутствие дальнейших изменений перед распространением.
WukongPDF предоставляет инструменты редактирования PDF Navigation, которые могут обновлять адресаты ссылок и ссылки на страницы. Хотя полностью автоматическое обновление невозможно в формате PDF, обновление вручную упрощается с помощью инструментов редактирования.
Лучшие практики по ведению оглавления
Если PDF-файл создается на основе исходного документа, который поддерживает автоматическое обновление оглавления, например Microsoft Word или Adobe InDesign, внесите все изменения в содержимое исходного документа, обновите там оглавление и экспортируйте новый PDF-файл. Исходный документ автоматически обрабатывает обновления номеров страниц.
Для PDF-файлов, которые редактируются напрямую, без исходного документа, ведите журнал изменений, в котором записывается, какие страницы были добавлены, удалены или переупорядочены. После каждого сеанса редактирования просматривайте журнал изменений, чтобы определить, какие записи оглавления требуют обновления номеров страниц. Систематическое отслеживание предотвращает пропуск записей.
Примите тот факт, что оглавления PDF являются статическими. Формат был разработан для документов окончательной формы, а не живых документов. Для документов, требующих частого обновления, сохраняйте содержимое в формате, поддерживающем динамическое оглавление, и экспортируйте в PDF на последнем этапе распространения.
Когда PDF-файл создается в текстовом процессоре со сгенерированным оглавлением, номера страниц в оглавлении являются точными на момент экспорта. Последующие изменения в PDF-файле изменяют номера страниц, и оглавление становится устаревшим.
Панель закладок PDF представляет собой динамическое оглавление, которое автоматически обновляется при добавлении или удалении страниц. Поощряйте читателей использовать панель закладок для навигации и относиться к оглавлению на странице как к вторичной ссылке.
Если PDF-файл должен иметь точное внутристраничное оглавление, создайте его на последнем этапе перед распространением. Внесите все изменения, проверьте количество страниц, а затем добавьте оглавление с правильными номерами страниц.
Некоторые инструменты редактирования PDF-файлов могут обновлять видимые номера страниц в оглавлении, сравнивая места назначения ссылок с текущими позициями страниц. Инструмент считывает каждую ссылку, определяет, на какую страницу она переходит, и обновляет отображаемый номер. Это полуавтоматическое обновление выполняется быстрее, чем ручное исправление.
Для PDF-файлов, распространяемых через систему управления документами, система может генерировать динамическое оглавление при доступе к документу на основе текущей структуры документа. Созданное оглавление всегда соответствует текущей версии.
Если оглавление PDF невозможно обновить, добавьте на страницу оглавления примечание с указанием даты, когда номера страниц были точными. Датированная заметка оправдывает ожидания читателей и объясняет неточности.
Перекрестные ссылки в тексте PDF-файла, например, подробности см. на стр. 42, имеют ту же проблему устаревания, что и оглавление. Используйте тот же подход для перекрестных ссылок: обновите их на последнем этапе или используйте панель закладок для навигации.
PDF-файл с неточным оглавлением лучше, чем отсутствие оглавления вообще. В записях по-прежнему перечислены разделы документа по порядку, а интерактивные ссылки по-прежнему ведут на правильные страницы, даже если отображаемые числа неверны.
Для документов, требующих частых обновлений и точного оглавления, сохраняйте исходный документ в формате, поддерживающем автоматическое обновление оглавления, и восстанавливайте PDF-файл из источника после каждого цикла обновления.
Примите тот факт, что формат PDF меняет редактируемость на мобильность и последовательность. Следствием этого компромисса является устаревшее содержание. Управление компромиссом означает либо принятие устаревших номеров страниц, либо сохранение исходного документа для регенерации.
Портфолио PDF может содержать несколько документов с динамически обновляемым навигационным интерфейсом. Вместо того, чтобы объединять весь контент в один PDF-файл со статическим оглавлением, распределите контент в виде портфолио, где каждый раздел представляет собой отдельный файл.
Обновление вручную номеров страниц в оглавлении PDF дает сильный стимул полностью завершить содержание документа перед созданием оглавления.
Альтернативы оглавлению на странице
PDF-файл с устаревшим оглавлением по-прежнему может быть полезен, если записи оглавления имеют гиперссылки на правильные места назначения. Читатель щелкает запись для навигации, а отображаемый номер страницы, хотя и неправильный, является вторичным по отношению к функциональной навигации.
Некоторые программы просмотра PDF-файлов могут отображать структуру документа и панель закладок рядом с содержимым страницы. Панель закладок представляет собой динамическое, всегда видимое оглавление, не занимающее страницу документа.
Решение о включении внутристраничного оглавления в PDF-файл должно учитывать затраты на обслуживание. Если документ будет часто обновляться, затраты на поддержание точности оглавления могут превысить его стоимость.
Статическая природа оглавлений PDF отражает дизайн формата как носителя документа окончательной формы, и понимание этой фундаментальной характеристики помогает создателям документов планировать свои рабочие процессы для создания точных навигационных средств.
Разрыв между динамическими оглавлениями, доступными в текстовых процессорах, и статическими оглавлениями в PDF-файлах является одним из наиболее распространенных разочарований пользователей, которые поддерживают живые документы в формате PDF.
Понимание ограничений формата PDF в отношении автоматического обновления навигационных средств помогает пользователям принимать обоснованные решения о том, когда сохранять контент в редактируемом исходном формате, а когда распространять в виде фиксированного PDF-файла.
Формат PDF заменяет возможности динамического обновления текстовых процессоров универсальной переносимостью и единообразным рендерингом, которые сделали его стандартом для распространения документов на всех платформах и устройствах.
Статический характер оглавлений PDF является следствием философии дизайна формата, которая отдает приоритет надежному и единообразному рендерингу во всех средах просмотра, а не динамическому обновлению контента.
Панель закладок PDF представляет собой автоматически обновляемую навигационную альтернативу статическому оглавлению на странице с номерами страниц, которые отражают текущую структуру документа даже после добавления или удаления страниц.
Для документов, требующих частого обновления содержимого, сохранение исходного файла в формате, поддерживающем динамическое оглавление, и повторное создание PDF-файла после каждого цикла обновления является наиболее надежным рабочим процессом.
Если требуется внутристраничное оглавление, его создание на последнем этапе перед распространением документа гарантирует точность номеров страниц для распространяемой версии.
Оглавление с кликабельными ссылками, но устаревшими номерами страниц по-прежнему функционально полезно, поскольку ссылки корректно перемещаются, а читатели в основном используют оглавление для навигации, а не ссылки на страницы.
Компромисс между статическими оглавлениями PDF и динамическими оглавлениями текстового процессора отражает более широкое различие между форматами документов окончательной формы и форматами редактируемых документов.
| Метод навигации | Автообновления | Доступно для редактирования после создания PDF | Наилучший вариант для |
|---|---|---|---|
| Содержание страницы с номерами страниц | Нет; статический текст | Только вручную | Финальные распространяемые версии |
| Панель «Закладки PDF» | Да; отражает текущие страницы | Да; редактировать в PDF-редакторе | Живые документы; частые обновления |
| Содержание с гиперссылкой (без номеров страниц) | Ссылки сохраняются при изменении страницы | Ссылки доступны для редактирования | Документы с умеренной частотой изменений |
| Регенерация исходного документа | Да; реэкспорт из источника | Редактировать источник; реэкспорт PDF | Документы с доступными исходными файлами |