Waarom Excel-rasterlijnen verdwijnen bij conversie naar PDF
Excel geeft standaard rasterlijnen op het scherm weer, waardoor het vertrouwde spreadsheetraster ontstaat van lichtgrijze lijnen die cellen scheiden. Met deze rasterlijnen op het scherm kunt u gegevens visueel ordenen terwijl u in Excel werkt. Wanneer u een Excel naar PDF-document exporteert of afdrukt, verschijnen deze standaardrasterlijnen niet in de uitvoer. Alleen rasterlijnen die u expliciet hebt ingeschakeld voor afdrukken, worden in de PDF opgenomen.
Het inschakelen van rasterlijnen voor afdrukken is een instelling met één klik, waardoor spreadsheet-PDF's aanzienlijk gemakkelijker te lezen zijn.
Een testafdruk van een enkele pagina bevestigt alle lay-outinstellingen voordat de volledige werkmap naar PDF wordt geëxporteerd.
Het onderscheid tussen schermrasterlijnen en printrasterlijnen is een bewuste ontwerpkeuze in Excel. Schermrasterlijnen dienen als hulpmiddel bij het invoeren en bewerken van gegevens. Afdrukrasterlijnen dienen als visueel organisatiehulpmiddel in de uiteindelijke afgedrukte of PDF-uitvoer. Veel makers van spreadsheets willen een raster op het scherm voor bewerkingsgemak, maar geven de voorkeur aan een zuivere uitvoer zonder rasterlijnen die de gegevenspresentatie onoverzichtelijk maken. Het standaardgedrag van Excel respecteert deze voorkeur door geen rasterlijnen af te drukken, tenzij u deze specifiek inschakelt.
De uitvoer van PDF Afdrukken uit Excel weerspiegelt de afdrukinstellingen, niet de schermweergave-instellingen. Andere visuele elementen die op het scherm verschijnen maar mogelijk niet worden afgedrukt, zijn rij- en kolomkoppen, de formulebalk, bladtabbladen en nulwaarden die verborgen zijn door weergave-instellingen. Als u begrijpt welke elementen worden afgedrukt en welke niet, voorkomt u de frustratie van het ontdekken van ontbrekende rasterlijnen, kopteksten of gegevens nadat de PDF is gemaakt en gedeeld.
Rasterlijnen inschakelen bij het exporteren van Excel naar PDF
Als u rasterlijnen in uw PDF-uitvoer wilt opnemen, schakelt u de optie Afdrukken voor rasterlijnen in Excel in voordat u gaat exporteren. Ga naar het tabblad Pagina-indeling op het lint. Zoek in de groep Bladopties de sectie Rasterlijnen.
Schakel het selectievakje Afdrukken onder Rasterlijnen in. Deze instelling vertelt Excel om de celrasterlijnen op te nemen in afgedrukte en PDF-uitvoer. De wijziging wordt onmiddellijk van kracht in het Afdrukvoorbeeld, waar u kunt bevestigen dat de rasterlijnen zichtbaar zijn.
De kleur en stijl van de rasterlijn kunnen worden aangepast via de opties van Excel. Ga naar Bestand, Opties, Geavanceerd en blader naar de sectie Weergaveopties voor dit werkblad. Met de vervolgkeuzelijst Rasterlijnkleur wordt de kleur van zowel scherm- als afdrukrasterlijnen ingesteld. De standaardinstelling is lichtgrijs dat zichtbaar is maar niet afleidt. Voor PDF's die in zwart-wit worden afgedrukt, kunt u overwegen een iets donkerder grijs te gebruiken voor een betere zichtbaarheid op papier.
Nadat u rasterlijnen voor afdrukken hebt ingeschakeld, kunt u een voorbeeld van de PDF-uitvoer bekijken voordat u deze exporteert. Ga naar Bestand, Afdrukken en bekijk het afdrukvoorbeeld. Controleer of er rasterlijnen verschijnen rond alle cellen die deze zouden moeten hebben. Controleer of rasterlijnen de gegevens niet moeilijker leesbaar maken. Rasterlijnen die te donker of te dik zijn, kunnen de gegevens die ze moeten ordenen overweldigen. De ideale rasterlijn is net zichtbaar genoeg om cellen van elkaar te scheiden zonder met de celinhoud te concurreren om de aandacht van de lezer.
De instellingen PDF Export bepalen ook of rij- en kolomkoppen, de genummerde rijen en kolommen met letters, in de uitvoer verschijnen. In dezelfde groep Bladopties op het tabblad Pagina-indeling bepaalt het selectievakje Afdrukken onder Koppen of rijnummers en kolomletters worden weergegeven. Deze kopjes zijn handig voor referentiedocumenten waarin lezers specifieke cellen moeten identificeren aan de hand van hun coördinaten. Ze zijn onnodig en leiden af voor presentatiedocumenten waarbij de gegevens op zichzelf zouden moeten staan.
De Excel-pagina-indeling instellen voor professionele PDF-uitvoer
Voordat u gaat exporteren, stelt u het afdrukgebied zo in dat het alleen de cellen bevat die u in de PDF wilt hebben. Selecteer het gegevensbereik, ga naar Pagina-indeling, klik op Afdrukgebied en selecteer Afdrukgebied instellen. Cellen buiten het afdrukgebied worden uitgesloten van de PDF-uitvoer. Dit is handig voor spreadsheets die ondersteunende berekeningen, referentiegegevens of conceptnotities bevatten die niet in de gedeelde PDF mogen verschijnen.
Pas de paginaschaal aan zodat de gegevens goed op de pagina passen. Stel op het tabblad Pagina-indeling de breedte in op 1 pagina om alle kolommen op één paginabreedte te forceren. Dit voorkomt dat kolommen aan de rechterrand worden afgesneden en op een aparte pagina worden voortgezet. Voor spreadsheets met veel rijen laat u Hoogte ingesteld op Automatisch, zodat de rijen over zoveel pagina's lopen als nodig is. Voor kleine spreadsheets stelt u zowel de Breedte als de Hoogte in op 1 pagina, zodat alles op één pagina past.
Configureer herhalende koprijen zodat kolomlabels bovenaan elke pagina verschijnen. Klik op het tabblad Pagina-indeling op Titels afdrukken. In het dialoogvenster Pagina-instelling stelt u Rijen zo in dat deze bovenaan worden herhaald in de rij of rijen die uw kolomkoppen bevatten. Deze instelling zorgt ervoor dat lezers kunnen identificeren wat elke kolom vertegenwoordigt op elke pagina van een PDF met meerdere pagina's zonder terug te keren naar de eerste pagina.
De Excel naar PDF-converter van WukongPDF verwerkt Excel-bestanden rechtstreeks en behoudt de afdrukinstellingen, inclusief rasterlijnen, kopteksten en pagina-indeling. Upload het Excel-bestand en de converter produceert een PDF die overeenkomt met het afdrukvoorbeeld in Excel, waarbij rasterlijnen verschijnen als deze geschikt zijn voor afdrukken.
Problemen oplossen met algemene Excel-naar-PDF-rasterlijnen
Als er nog steeds geen rasterlijnen verschijnen nadat u het selectievakje Afdrukken hebt ingeschakeld, controleer dan of de celranden op de cellen zijn toegepast. Celranden hebben visuele voorrang op rasterlijnen.
Als u een witte of niet-gekleurde rand op cellen hebt toegepast, overschrijft de rand de rasterlijn en verschijnt er geen lijn tussen die cellen in de PDF. Verwijder celranden of stel ze zo in dat ze overeenkomen met het uiterlijk van de rasterlijn om de zichtbare celgrenzen te herstellen.
Als de PDF-uitvoer rasterlijnen vertoont maar de gegevens moeilijk te lezen zijn, lijkt de kleur van de rasterlijn mogelijk te veel op de celachtergrond of de tekstkleur. Wijzig de kleur van de rasterlijn voor een beter contrast. Voor Excel-thema's in de donkere modus kan de standaardrasterlijnkleur een donkere achtergrond aannemen die niet wordt afgedrukt, waardoor zeer lichte rasterlijnen op een witte pagina achterblijven. Controleer de zichtbaarheid van de rasterlijnen in het Afdrukvoorbeeld voordat u exporteert.
Voor zeer grote spreadsheets die bij het afdrukken veel pagina's beslaan, moet u overwegen of rasterlijnen de leesbaarheid verbeteren of schaden. Dichte gegevens met rasterlijnen in elke cel kunnen er rommelig uitzien en moeilijk te scannen zijn. Rasterlijnen tussen elke rij en kolom zijn het nuttigst voor kleine tot middelgrote gegevenstabellen. Voor grote tabellen kunt u overwegen om randen te gebruiken om alleen de belangrijkste structurele lijnen te markeren, zoals de onderrand van de koprij en de bovenrand van de rij met totalen, terwijl u de gegevensrijen rastervrij laat voor een netter uiterlijk.
Wanneer u een Excel-werkmap met meerdere bladen naar PDF exporteert, wordt elk blad een afzonderlijke sectie in de PDF-uitvoer. De rasterlijnafdrukinstelling moet voor elk vel afzonderlijk worden ingeschakeld. Controleer de pagina-indelingsinstellingen van elk blad voordat u de hele werkmap exporteert. Een blad met uitgeschakelde rasterlijnen produceert PDF-pagina's zonder rasterlijnen, zelfs als voor alle andere werkbladen in dezelfde werkmap rasterlijnen zijn ingeschakeld.
Voor spreadsheets die worden afgedrukt en ingebonden, kunt u overwegen paginanummers toe te voegen aan de PDF-uitvoer. Excel kan paginanummers opnemen in kop- en voetteksten via het dialoogvenster Pagina-instelling. Ga naar Pagina-indeling, klik op het dialoogstarter in de groep Pagina-instelling, selecteer het tabblad Koptekst/voettekst en kies een vooraf gedefinieerde kop- of voettekst die paginanummers bevat. De paginanummers verschijnen op elke pagina van de PDF-uitvoer, zodat lezers de afgedrukte pagina's op volgorde kunnen houden.
Wanneer u de PDF-uitvoer van een Excel-spreadsheet afdrukt, kunnen de printerinstellingen een deel van de PDF-opmaak overschrijven. Zorg ervoor dat de printer is ingesteld om af te drukken op een schaal van 100 procent in plaats van op Paginavullend, waardoor de inhoud kleiner kan worden en rasterlijnen dunner en moeilijker zichtbaar kunnen worden. Een testafdruk van een enkele pagina voordat het hele document wordt afgedrukt, bevestigt dat rasterlijnen, kopteksten en gegevens allemaal verschijnen zoals verwacht.
Voor spreadsheets die worden gedeeld met mensen die de gegevens mogelijk later moeten extraheren, kunt u overwegen zowel de pdf als het originele Excel-bestand aan te leveren. De PDF biedt een opgemaakte, afdrukklare versie die consistent wordt weergegeven. Het Excel-bestand biedt de ruwe gegevens voor verdere analyse. Deze benadering met twee formaten voldoet aan zowel de presentatie- als de gegevenstoegangsbehoeften van de ontvangers.
Met Excel kunt u voor elk werkblad in een werkmap verschillende afdrukinstellingen instellen. Op één vel kunnen rasterlijnen zijn ingeschakeld voor afdrukken. Op een ander blad in dezelfde werkmap kunnen rasterlijnen zijn uitgeschakeld. Controleer elk blad afzonderlijk voordat u de volledige werkmap naar PDF exporteert. De bladtabbladen onder aan het Excel-venster laten zien welk blad actief is. Schakel over naar elk blad en controleer de instellingen voor Pagina-indeling.
Voor spreadsheets met cellen met achtergrondopvulkleuren kunnen rasterlijnen onzichtbaar zijn tegen de gekleurde achtergrond, zelfs als het afdrukken van rasterlijnen is ingeschakeld. De rasterlijnkleur is standaard lichtgrijs, wat weinig contrast biedt met gekleurde cellen. Overweeg het gebruik van celranden in plaats van rasterlijnen voor gekleurde spreadsheets. Randen kunnen worden ingesteld op een donkerdere kleur die voldoende contrast biedt tegen elke celachtergrond.
Het PDF-formaat behoudt de exacte visuele weergave van het geëxporteerde werkblad, inclusief lettertypen, kleuren, celgroottes en rasterlijnen. Deze bewaring is zowel de kracht als de beperking van het PDF-formaat voor spreadsheetgegevens. De visuele presentatie is vergrendeld en wordt overal identiek weergegeven. De onderliggende gegevens zijn echter niet rechtstreeks toegankelijk vanuit de PDF zonder hulpmiddelen voor gegevensextractie.
Het delen van spreadsheetgegevens als PDF beschermt de gegevensintegriteit terwijl ontvangers de informatie nog steeds kunnen bekijken en verifiëren. De ontvanger ziet precies de gegevens die u wilde delen, opgemaakt zoals u bedoelde, zonder de mogelijkheid om per ongeluk een formule te wijzigen of een kolom te sorteren op een manier die de gegevenspresentatie verandert.