U exporteert een Excel-spreadsheet naar PDF en het resultaat ziet eruit als een screenshot van de Excel-interface. Elke cel heeft een vage grijze rand. De kolomletters (A, B, C) en rijnummers (1, 2, 3) verschijnen bovenaan en links. De formulebalk en bladtabbladen zijn gelukkig afwezig, maar door de rasterlijnen en koppen ziet de PDF eruit als ruwe gegevens in plaats van als een voltooid rapport. U wilt dat de gegevens er schoon en professioneel uitzien, en niet als een onvoltooide spreadsheet.
Het verwijderen van rasterlijnen, kopteksten en ongewenste celopmaak vóór het exporteren van Excel naar PDF levert een zuivere, professionele uitvoer op. De gegevens staan op zichzelf. De visuele ruis van de spreadsheetinterface is verdwenen. De PDF ziet eruit als een rapport en niet als een gegevensdump.
Rasterlijnen verwijderen
Rasterlijnen zijn de vage grijze lijnen die cellen op het scherm van elkaar scheiden. Ze zijn een visueel hulpmiddel bij het werken in Excel, geen echte celranden. Rasterlijnen worden standaard afgedrukt en weergegeven in PDF's. Ga naar het tabblad Pagina-indeling. Schakel in de groep Bladopties het vinkje bij 'Weergeven' uit. onder Rasterlijnen om ze op het scherm te verbergen. Haal het vinkje weg bij "Afdrukken" onder Rasterlijnen om te voorkomen dat ze in de PDF verschijnen. De twee instellingen zijn onafhankelijk. U kunt rasterlijnen bekijken terwijl u werkt en deze alleen in de afgedrukte of PDF-uitvoer onderdrukken.
Rasterlijnen verschillen van celranden, waarbij de opmaak wordt toegepast op specifieke cellen. Als uw spreadsheet randen rond bepaalde cellen heeft voor visuele organisatie, worden deze randen nog steeds afgedrukt, zelfs als rasterlijnen worden onderdrukt. Randen zijn opzettelijke opmaak. Rasterlijnen zijn interfacehulpmiddelen. Als u dit onderscheid begrijpt, kunt u precies bepalen welke regels in de PDF verschijnen.
Rij- en kolomkoppen verwijderen
Rijnummers en kolomletters zijn de A, B, C en 1, 2, 3 die het werkblad omlijsten. Ze zijn essentieel voor het werken in Excel en passen bijna nooit in een PDF. Ga naar Pagina-indeling, Bladopties. Haal het vinkje weg bij "Afdrukken" onder Titels. De rijnummers en kolomletters verdwijnen uit de PDF. De datacellen blijven op hun plaats. Het visuele kader rond de spreadsheet is verdwenen.
Voor spreadsheets die worden gebruikt als referentietabellen waarbij de lezer specifieke cellen op adres moet lokaliseren, laat u de kopjes ingeschakeld. Een pdf van een prijsmatrix waarin de lezer te horen krijgt: "zie cel D12 voor uw tarief" De kolomletters en rijnummers moeten zichtbaar zijn. Voor de meeste andere toepassingen zijn kopjes visuele rommel die de lezer niet nodig heeft.
Celopmaak opruimen vóór exporteren
Celopmaak die op het scherm zinvol is, kan er rommelig uitzien in een PDF. Achtergrondopvulkleuren die helpen rijen op het scherm te onderscheiden, kunnen worden afgedrukt als donkere blokken die tekst onzichtbaar maken, vooral op zwart-witprinters. Voorwaardelijke opmaak die cellen markeert op basis van waarden kan een PDF opleveren die kleurrijk maar moeilijk leesbaar is.
Controleer het spreadsheet in Afdrukvoorbeeld voordat u het exporteert. Ga naar Bestand, Afdrukken. In het voorbeeld ziet u precies hoe de PDF er uit komt te zien. Als de achtergrondkleuren te donker zijn, verwijdert u de vulling of maakt u deze lichter. Als de lettertypekleuren te licht zijn tegen een witte achtergrond nadat u de vullingen hebt verwijderd, maakt u ze donkerder. De PDF-afdrukken-modus van WukongPDF respecteert alle Excel-opmaakinstellingen. Wat u in het Afdrukvoorbeeld ziet, is wat u in de PDF krijgt.
Een schone standaard instellen voor toekomstige exporten
Maak een Excel-sjabloon met rasterlijnen en koppen al uitgeschakeld en schone celopmaak toegepast. Sla het op als uw standaardwerkmapsjabloon. Elke nieuwe spreadsheet die u maakt, begint met dit schone sjabloon. De standaardinstellingen produceren schone PDF's zonder configuratie per document. De PDF Export uit een schone sjabloon is klaar om te delen zonder dat extra opschoning nodig is.
Open na het exporteren de PDF en controleer het resultaat. Controleer of rasterlijnen en koppen ontbreken. Controleer of de celopmaak er passend uitziet in de PDF-context. De gegevens moeten schoon, leesbaar en professioneel zijn. De spreadsheetinterface moet onzichtbaar zijn. De informatie zou het enige moeten zijn wat de lezer ziet. Een vaak voorkomende fout bij het opschonen van Excel-opmaak voor PDF-export: samengevoegde cellen. Samengevoegde cellen die er op het scherm goed uitzien, kunnen onverwacht gedrag in de PDF veroorzaken, zoals randen die verschijnen waar de samenvoeggrenzen over pagina-einden vallen. Voordat u gaat exporteren, controleert u het werkblad op samengevoegde cellen nabij de paginagrenzen. Maak de samenvoeging ongedaan en gebruik in plaats daarvan de uitlijning Centreren over selectie, wat hetzelfde visuele effect oplevert zonder de structurele complicaties. Centreren over selectie vindt u in het dialoogvenster Cellen opmaken onder het tabblad Uitlijning, vervolgkeuzelijst Horizontaal. Het is functioneel identiek aan Samenvoegen en Centreren voor weergavedoeleinden, maar veroorzaakt niet de structurele problemen die samengevoegde cellen veroorzaken tijdens het afdrukken en het exporteren van PDF's. Nog een opmaakelement dat u moet controleren voordat u een PDF-bestand exporteert: celopvulling en tekstomloop. Cellen met ingepakte tekst die er op het scherm goed uitzien, kunnen in de PDF worden afgekapt als de rijhoogte handmatig is ingesteld in plaats van automatisch aangepast. Selecteer alle rijen, dubbelklik op een rijgrens om de hoogte automatisch aan te passen. Dit zorgt ervoor dat elke regel tekst volledig zichtbaar is in de PDF-uitvoer. Voor spreadsheets met verborgen rijen of kolommen die ondersteunende berekeningen bevatten, controleert u of de verborgen gegevens werkelijk verborgen zijn in de PDF. Het standaardgedrag van Excel is om verborgen rijen en kolommen uit te sluiten van afdrukken en PDF-export, maar dit kan worden overschreven in het dialoogvenster Pagina-instelling. Controleer het tabblad Vel in Pagina-instelling en bevestig dat verborgen inhoud niet is ingesteld om af te drukken. Anders kan uw schone PDF rijen met tussenberekeningen bevatten die de lezer nooit had mogen zien. Het is functioneel identiek aan Samenvoegen en Centreren voor weergavedoeleinden, maar veroorzaakt niet de structurele problemen die samengevoegde cellen veroorzaken tijdens het afdrukken en het exporteren van PDF's.