Een Excel-werkmap bevat meerdere werkbladen. Een dashboard met grafieken. Een gegevensblad met duizenden rijen. Een notitieblad met commentaar. Wanneer u de volledige werkmap naar PDF exporteert, wordt elk blad onderdeel van de uitvoer. De PDF bevat pagina's met kaartafbeeldingen, pagina's met gegevenstabellen die langs de rechterrand scrollen, en pagina's met aantekeningen die nooit bedoeld waren voor distributie. De ontvanger ontvangt alles. De relevante gegevens liggen verborgen in irrelevante inhoud.
Het gebruik van Excel Print Area om te bepalen wat er in de PDF-uitvoer verschijnt, lost dit probleem op. U definieert precies welke cellen, op welke werkbladen, moeten worden opgenomen. Alles buiten het printgebied is uitgesloten. De PDF bevat alleen wat u heeft opgegeven. In deze handleiding wordt beschreven hoe u afdrukgebieden in Excel instelt voor schone, gerichte PDF-uitvoer.
De conversie van Excel naar PDF met behulp van afdrukgebieden levert uitvoer op die precies de inhoud bevat die de ontvanger nodig heeft. Niet meer en niet minder.
Afdrukgebieden instellen in Excel
Selecteer de cellen die u in de PDF wilt opnemen. Ga naar het tabblad Pagina-indeling. Klik op Afdrukgebied en vervolgens op Afdrukgebied instellen. Het geselecteerde bereik is nu de enige inhoud die verschijnt wanneer u afdrukt of exporteert naar PDF. U kunt verschillende afdrukgebieden op verschillende vellen instellen. Elk velafdrukgebied is onafhankelijk. U kunt ook meerdere afdrukgebieden op hetzelfde vel instellen door Ctrl ingedrukt te houden terwijl u bereiken selecteert voordat u het afdrukgebied instelt. Elke reeks wordt op een aparte pagina afgedrukt.
Nadat u de afdrukgebieden hebt ingesteld, gebruikt u Afdrukvoorbeeld om te controleren wat er in de PDF zal verschijnen. Pas indien nodig de kolombreedte, rijhoogte en pagina-einden aan. Het PDF Afdrukken voorbeeld laat precies zien wat de PDF zal bevatten.
Exporteren naar PDF met toegepaste afdrukgebieden
Ga naar Bestand, Exporteren en kies PDF maken. Zorg ervoor dat in de exportopties de instelling voor wat u wilt publiceren is ingesteld op Actieve werkbladen of Volledige werkmap, afhankelijk van of u alleen het huidige werkblad of alle werkbladen wilt exporteren. De afdrukgebieden die u hebt gedefinieerd, bepalen wat er op elk vel verschijnt. Bladen zonder een gedefinieerd afdrukgebied exporteren hun volledige inhoud, wat misschien niet is wat u wilt. Stel afdrukgebieden in op elk vel dat wordt geëxporteerd.
WukongPDF maakt niet rechtstreeks PDF's vanuit Excel. De conversie van Excel naar PDF wordt uitgevoerd in Excel. WukongPDF verwerkt de resulterende PDF voor compressie, samenvoeging of andere post-exportbewerkingen.
Afdrukgebieden wissen en beheren
Afdrukgebieden blijven aanwezig in het Excel-bestand. De volgende keer dat u afdrukt of exporteert, wordt hetzelfde afdrukgebied gebruikt. Als u een ander bereik moet exporteren, maak dan eerst het bestaande afdrukgebied leeg. Ga naar Pagina-indeling, Afdrukgebied, Afdrukgebied wissen. Stel een nieuw afdrukgebied in voor de nieuwe export. De workflow PDF Export moet het controleren van het afdrukgebied vóór elke export omvatten.
Voor terugkerende exporten, zoals een maandrapport, slaat u het Excel-bestand op met de afdrukgebieden al geconfigureerd. Update elke maand de gegevens binnen de bestaande printgebieden en exporteer. De configuratie wordt eenmalig uitgevoerd.
Afdruktitels instellen voor export van meerdere pagina's
Wanneer het afdrukgebied meerdere pagina's beslaat, stelt u de afdruktitels zo in dat de koprijen of -kolommen op elke pagina worden herhaald. Klik op het tabblad Pagina-indeling op Titels afdrukken. Selecteer de rijen die u bovenaan elke pagina wilt herhalen en de kolommen die u links wilt herhalen. De kopteksten bieden context voor gegevens die pagina's beslaan.
Nadat u de afdruktitels hebt ingesteld, gebruikt u Afdrukvoorbeeld om te controleren of er op elke pagina kopteksten verschijnen. De export van Excel naar PDF met gedrukte titels produceert uitvoer die navigeerbaar en zelfdocumenterend is op elke pagina.
Afdrukgebieden schalen zodat ze passen bij de paginabreedte
Een breed spreadsheet dat verder reikt dan de paginabreedte kan worden aangepast. Stel op het tabblad Pagina-indeling de breedte in op 1 pagina. Excel schaalt de inhoud horizontaal zodat deze binnen de paginamarges past. De schaling is alleen van toepassing op afdrukken en PDF-export. De werkbladgegevens zijn ongewijzigd.
De schaling van PDF Printing voor brede spreadsheets zorgt ervoor dat er geen kolommen worden afgesneden. Het nadeel is dat geschaalde inhoud kleiner en moeilijker te lezen kan zijn. Gebruik schaling wanneer de zichtbaarheid van kolommen belangrijker is dan de tekstgrootte.
Omgaan met verborgen rijen en kolommen in afdrukgebieden
Verborgen rijen en kolommen in Excel worden standaard uitgesloten van het afdrukgebied. Als uw afdrukgebied verborgen rijen bevat die in de PDF zouden moeten verschijnen, maak deze dan zichtbaar voordat u ze exporteert. Als verborgen rijen gegevens bevatten die niet mogen verschijnen, laat deze dan verborgen. Het afdrukgebied definieert het celbereik. De verborgen status bepaalt of cellen binnen dat bereik verschijnen.
Controleer na het exporteren of de PDF alle beoogde gegevens toont en alle verborgen gegevens uitsluit. De export van Excel naar PDF met afdrukgebieden en verborgen rijen vereist verificatie van zowel wat verschijnt als wat niet.
Meerdere afdrukgebieden exporteren als afzonderlijke PDF-pagina's
Als u meerdere afdrukgebieden op hetzelfde vel definieert, wordt elk gebied op een afzonderlijke pagina in de PDF afgedrukt. Het eerste afdrukgebied verschijnt op pagina één. De tweede op pagina twee. De volgorde van de afdrukgebieden in de PDF komt overeen met de volgorde waarin u ze hebt gedefinieerd. Rangschik de afdrukgebieden in de gewenste paginavolgorde voordat u exporteert.
De export met meerdere gebieden PDF Printing is handig voor het extraheren van specifieke gegevensbereiken uit een groot werkblad zonder het hele blad op te nemen. Elk afdrukgebied wordt een gerichte uitvoerpagina.
Inclusief grafiekbladen in afdrukgebiedexports
Excel-werkmappen kunnen grafiekbladen bevatten. Dit zijn diagrammen op volledige vellen, los van de gegevenswerkbladen. Grafiekbladen worden standaard opgenomen in PDF-exports als u ervoor kiest de hele werkmap te exporteren. Als u een grafiekblad naast uw werkbladen met afdrukgebied wilt opnemen, moet u ervoor zorgen dat het exportbereik alle bladen omvat.
Controleer elk grafiekblad voordat u het exporteert. Diagrammen die er op het scherm correct uitzien, kunnen verschillende afmetingen hebben wanneer ze naar PDF worden weergegeven. De grafiekexport van Excel naar PDF vereist hetzelfde afdrukgebied en dezelfde schaalaandacht als gegevenswerkbladen.
Consistente paginarichting instellen over de afdrukgebieden
Wanneer verschillende afdrukgebieden op verschillende vellen verschillende richtingen gebruiken, zal de uitgevoerde PDF gemengde staande en liggende pagina's bevatten. Voor een professionele presentatie standaardiseert u de oriëntatie. Alle portret- of landschapsfoto's zijn beter dan gemengd. Stel de richting per vel in op het tabblad Pagina-indeling voordat u exporteert.
De oriëntatieconsistentie van PDF Afdrukken is een presentatiebeslissing. Gemengde oriëntaties zijn acceptabel voor rapporten met veel gegevens, waarbij sommige tabellen echt landschap nodig hebben. Voor klantgerichte documenten heeft een uniforme oriëntatie de voorkeur.