Wat pdf-bladwijzers zijn en waarom ze belangrijk zijn
PDF-bladwijzers zijn de klikbare navigatielinks die in de zijbalk van de meeste PDF-viewers verschijnen. Ze functioneren als een interactieve inhoudsopgave, waardoor lezers met één klik rechtstreeks naar specifieke secties van een document kunnen springen. Een pdf met bladwijzers is aanzienlijk gemakkelijker te navigeren dan een pdf zonder bladwijzers, vooral bij lange documenten zoals rapporten, handleidingen en eBooks, waarbij scrollen om een specifieke sectie te vinden tijdrovend en onnauwkeurig is.
De juiste kopstijlen in Word vertalen zich rechtstreeks in een navigeerbare bladwijzerstructuur in de geëxporteerde PDF.
Bladwijzers maken lange documenten bruikbaar doordat lezers met één klik naar elke sectie kunnen springen.
Wanneer u een Word naar PDF-document exporteert, worden de kopstijlen die u in Word hebt toegepast, de bladwijzerstructuur in de PDF. Een Kop 1 in Word wordt een bladwijzer op het hoogste niveau. Kop 2 wordt een subbladwijzer die is genest onder de voorgaande Kop 1. Deze automatische conversie van de documentstructuur naar de navigatiestructuur is een van de handigste functies van het PDF-exportproces en vereist geen extra werk, afgezien van het correct gebruiken van kopstijlen in het originele document.
Een document zonder bladwijzers dwingt lezers om te scrollen of de zoekfunctie te gebruiken om specifieke inhoud te vinden. Voor een rapport van 50 pagina's betekent het vinden van sectie 4.3 zonder bladwijzers dat u door drie voorgaande secties bladert of vermoedt dat sectie 4.3 rond pagina 35 begint. Met bladwijzers klikt de lezer rechtstreeks vanuit de zijbalk naar sectie 4.3, ongeacht op welke pagina deze zich bevindt. Dit navigatiegemak wordt verwacht in professionele documenten en het ontbreken ervan wordt onmiddellijk opgemerkt door lezers die gewend zijn om met goed gestructureerde PDF's te werken.
Een Word-document maken met koppen die pdf-bladwijzers worden
Pas kopstijlen toe op uw sectietitels in Microsoft Word. Selecteer de tekst waarvan u een bladwijzer wilt maken en pas Kop 1, Kop 2 of Kop 3 toe vanuit de Stijlengalerij op het tabblad Start. Kop 1 is voor grote secties. Kop 2 is voor subsecties binnen een hoofdsectie. Kop 3 is voor sub-subsecties binnen een subsectie. Deze hiërarchische structuur vertaalt zich rechtstreeks in de PDF-bladwijzerhiërarchie.
Gebruik kopstijlen consistent in het hele document. Elke sectietitel op hetzelfde organisatieniveau moet dezelfde kopstijl gebruiken. Inconsistentie, zoals het gebruik van Kop 2 voor sommige subsecties en handmatig opgemaakte vetgedrukte tekst voor andere, leidt tot een onvolledige bladwijzerstructuur waarbij sommige secties in de PDF-zijbalk verschijnen en andere ontbreken.
Pas het uiterlijk van de kop aan met de stijlwijzigingstools van Word. U kunt het lettertype, de grootte, de kleur en de spatiëring van elke kopstijl wijzigen zonder de rol ervan in de documentstructuur te beïnvloeden. De visuele weergave van koppen en hun structurele rol als bladwijzergeneratoren zijn onafhankelijk. Pas het uiterlijk aan uw documentontwerp aan, terwijl de structurele functie van de kopstijlen behouden blijft.
De instellingen PDF Export in Word bevatten opties die van invloed zijn op het genereren van bladwijzers. Zorg ervoor dat in het dialoogvenster PDF-opties, toegankelijk via de knop Opties in het dialoogvenster Opslaan als PDF, de optie Bladwijzers maken met koppen is aangevinkt. Deze instelling vertelt Word om kopstijlen om te zetten in PDF-bladwijzers. Als deze optie is uitgeschakeld, worden er geen bladwijzers gemaakt, ongeacht hoe goed uw document kopstijlen gebruikt.
Het Word-document exporteren naar PDF met bladwijzers op Windows en Mac
In Windows gaat u naar Bestand, selecteert u Exporteren en kiest u PDF/XPS-document maken. Klik op de knop PDF/XPS maken. Klik in het dialoogvenster Opslaan op de knop Opties. Onder Niet-afdrukbare informatie opnemen selecteert u Bladwijzers maken met koppen. Selecteer de kopniveaus die u als bladwijzers wilt opnemen. U kunt ervoor kiezen alleen koppen op het hoogste niveau op te nemen, of alle kopniveaus tot en met Kop 9. Klik op OK, kies een opslaglocatie en klik op Publiceren.
Op een Mac gaat u naar Bestand, selecteert u Opslaan als en kiest u PDF in de vervolgkeuzelijst met indelingen. Voordat u opslaat, klikt u op de knop Opties (indien beschikbaar) en vinkt u de optie aan om bladwijzers te maken op basis van koppen. De Mac-versie van Word heeft minder PDF-exportopties dan de Windows-versie, maar de basisconversie van kop naar bladwijzer werkt op dezelfde manier.
Open na het exporteren de pdf en controleer of de bladwijzers in de zijbalk verschijnen. In de meeste PDF-viewers is het bladwijzerpaneel toegankelijk via een zijbalkpictogram of een menuoptie Weergave. Vouw de bladwijzerboom uit om alle niveaus te zien. Klik op elke bladwijzer om te controleren of deze naar de juiste sectie navigeert. Ontbrekende of onjuist geplaatste bladwijzers geven aan dat kopstijlen inconsistent zijn toegepast in het originele Word-document.
De PDF Export-tools van WukongPDF kunnen bladwijzers toevoegen aan bestaande PDF's op basis van gedetecteerde koptekst, zelfs als het originele document niet is geëxporteerd terwijl het maken van bladwijzers was ingeschakeld. Deze post-hoc bladwijzertoevoeging is handig voor PDF's die van andere mensen zijn ontvangen en die geen goede navigatiestructuur hebben.
In het PDF-formaat worden bladwijzers opgeslagen als onderdeel van de overzichtsstructuur van het document. Bladwijzers hebben geen invloed op de visuele weergave van de PDF-pagina's. Ze bestaan alleen in de navigatiezijbalk. Een document met bladwijzers ziet er identiek uit aan een document zonder bladwijzers als het op volledige pagina wordt bekeken. Het verschil zit in hoe gemakkelijk de lezer naar specifieke inhoud kan navigeren.
Bladwijzers toevoegen aan een bestaande PDF waarin deze niet aanwezig zijn
Als u een PDF zonder bladwijzers ontvangt en geen herexport van het originele Word-document kunt aanvragen, kunnen verschillende tools achteraf bladwijzers toevoegen. Adobe Acrobat Pro kan automatisch koppen in een PDF detecteren op basis van de lettergrootte en opmaakpatronen, en bladwijzers genereren op basis van de gedetecteerde koppen. De automatische detectie vereist dat koppen visueel onderscheiden zijn van de hoofdtekst, wat geldt voor de meeste professioneel opgemaakte documenten.
Handmatig bladwijzers maken is een optie voor korte documenten of documenten waarbij automatische detectie mislukt. In de meeste PDF-editors met bladwijzerondersteuning kunt u naar een pagina navigeren, de bladwijzertool selecteren en een nieuwe bladwijzer maken op de huidige paginapositie.
Typ de bladwijzernaam en deze verschijnt in de navigatiezijbalk. Handmatig aanmaken is praktisch voor documenten tot ongeveer 20 pagina's. Bij langere documenten bespaart automatische detectie veel tijd.
De PDF-bewerkingstools van WukongPDF kunnen automatisch bladwijzers genereren op basis van gedetecteerde koppen, waardoor navigatie wordt toegevoegd aan PDF's die zonder deze koppen zijn geëxporteerd. Upload de PDF, voer de tool voor het genereren van bladwijzers uit en download een versie met bladwijzer. De tool analyseert de tekstopmaak en lay-out om kopkandidaten te identificeren, waardoor een navigeerbare documentstructuur ontstaat op basis van een voorheen platte PDF.
Voor zeer lange documenten, zoals handleidingen, leerboeken of documenten die honderden pagina's beslaan, zijn bladwijzers niet alleen maar handig. Ze zijn essentieel voor de bruikbaarheid. Een technische handleiding van 300 pagina's zonder bladwijzers is vrijwel onnavigeerbaar. De lezer moet scrollen of tekst zoeken om specifieke secties te vinden, en tekst zoeken werkt alleen als de lezer de exacte terminologie kent die in de sectiekop wordt gebruikt. Met bladwijzers wordt de documentstructuur in één oogopslag zichtbaar en kunnen lezers met één klik naar elke sectie navigeren.
Bladwijzers ondersteunen ook toegankelijkheidsvereisten voor digitale documenten. Gebruikers van schermlezers vertrouwen op bladwijzers om efficiënt door lange PDF's te navigeren, net zoals ziende gebruikers afhankelijk zijn van een inhoudsopgave.
Een PDF met de juiste bladwijzers voldoet aan de toegankelijkheidsnormen, waaronder de PDF/UA- en WCAG 2.1-vereisten voor navigeerbare documentstructuur. Het genereren van bladwijzers op basis van kopstijlen is de eenvoudigste manier om aan deze toegankelijkheidsvereisten te voldoen.
Wanneer u een PDF met een bladwijzer deelt met ontvangers die mogelijk niet bekend zijn met het bladwijzerpaneel, neem dan een korte notitie op in de e-mail of documentinleiding waarin wordt uitgelegd hoe u toegang krijgt tot de bladwijzers. Veel PDF-gebruikers openen de zijbalk nooit en zijn zich er niet van bewust dat het document een klikbare navigatiestructuur heeft. Een eenvoudige instructie om naar het bladwijzerpictogram in de zijbalk van de PDF-viewer te zoeken, kan de ervaring van de ontvanger aanzienlijk verbeteren.
Voor documenten die voornamelijk op het scherm worden gelezen, zijn bladwijzers aantoonbaar belangrijker dan een afgedrukte inhoudsopgave. Voor een inhoudsopgave moet de lezer een paginanummer noteren, naar die pagina scrollen en de sectie visueel lokaliseren. Een bladwijzer brengt de lezer met één klik rechtstreeks naar de sectie. Voor schermgebaseerd lezen zijn bladwijzers het superieure navigatiemechanisme, en elk document dat bedoeld is voor schermlezen zou deze moeten bevatten.
Bladwijzers kunnen op meerdere niveaus worden genest om de volledige documenthiërarchie weer te geven. Dankzij een bladwijzerstructuur met drie niveaus, met hoofdstukken, secties en subsecties, kunnen lezers naar elk gewenst detailniveau navigeren. De meeste PDF-viewers geven geneste bladwijzers weer als een uitvouwbare boomstructuur, zodat lezers secties waarin ze niet geïnteresseerd zijn kunnen samenvouwen en de secties kunnen uitvouwen die ze nodig hebben. Deze boomnavigatie is snel en intuïtief voor iedereen die een bestandsbrowser of e-mailmapstructuur heeft gebruikt.
Bij het exporteren vanuit Word worden bladwijzers alleen gemaakt op basis van kopstijlen. Andere documentelementen die als nuttige navigatiepunten kunnen dienen, zoals bijschriften van afbeeldingen, tabeltitels of indexitems, worden niet automatisch omgezet in bladwijzers. Voor documenten waarbij deze elementen baat zouden hebben bij bladwijzernavigatie, kunt u bladwijzers handmatig toevoegen na de PDF-export met behulp van een PDF-editor die het maken van bladwijzers ondersteunt.
Bladwijzers verbeteren ook de PDF-ervaring wanneer het document wordt afgedrukt. Hoewel bladwijzers zelf niet op afgedrukte pagina's verschijnen, heeft een PDF met een goed gestructureerde bladwijzerboom doorgaans een goed gestructureerde kophiërarchie, waardoor een document ontstaat waarin zowel op papier als op het scherm gemakkelijker kan worden genavigeerd. De kopstijlen die bladwijzers genereren, creëren ook een logische documentomtrek die alle vormen van lezen ten goede komt.