Waarom een PDF naar Google Documenten converteren om te bewerken
Google Documenten is gratis, werkt in elke browser en slaat documenten automatisch op in Google Drive. Door een PDF naar Word-compatibel formaat te converteren dat Google Docs kan openen, kunt u de documentinhoud bewerken zonder dat u PDF-bewerkingssoftware hoeft aan te schaffen of te installeren. Door de conversie wordt de PDF-inhoud aan uw Google Drive toegevoegd als een bewerkbaar document dat u vanaf elk apparaat kunt delen, eraan kunt samenwerken en toegang kunt krijgen.
Google Drive bewaart de originele pdf naast het geconverteerde Google Docs-document, zodat u deze gemakkelijk kunt raadplegen.
De conversiekwaliteit is dramatisch verbeterd, maar voor complexe documenten is handmatig opschonen nog steeds nodig.
De PDF Converter die in Google Drive is ingebouwd, voert de conversie automatisch uit wanneer u een PDF opent met Google Docs. De conversie extraheert tekst, afbeeldingen en basisopmaak uit de PDF en creëert een Google Docs-document. De kwaliteit van de conversie hangt af van de complexiteit van de originele PDF. Een eenvoudig tekstdocument wordt netjes geconverteerd. Een complex document met meerdere kolommen, ingesloten tabellen en aangepaste lettertypen vereist meer handmatige opschoning na de conversie.
Voor gebruikers die voornamelijk in Google Workspace werken, integreert het converteren van PDF's naar Google Documenten PDF-inhoud in hun bestaande workflow.
Een naar Google Documenten geconverteerd PDF-rapport kan door meerdere teamleden tegelijk worden bewerkt, waarbij wijzigingen automatisch worden bijgehouden en opgeslagen. Het geconverteerde document kan na voltooiing van de bewerking weer naar PDF worden geëxporteerd, waarmee een heen- en terugreis van PDF naar bewerkbaar document en terug wordt voltooid.
Stap voor stap: een pdf converteren naar Google Docs
Upload de PDF naar Google Drive door het bestand naar de Drive-webinterface te slepen, door op de knop Nieuw te klikken en Bestand uploaden te selecteren, of door de PDF rechtstreeks vanuit Gmail of een andere Google-applicatie op te slaan in Drive. Zodra de pdf in Drive staat, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand, selecteert u Openen met en kiest u vervolgens Google Documenten. Google Drive converteert de pdf naar een Google Docs-document en opent deze in een nieuw browsertabblad.
De conversie kan enkele seconden tot een minuut duren, afhankelijk van de PDF-grootte en complexiteit. Tijdens de conversie extraheert Google Drive tekst, probeert koppen, lijsten en tabellen te identificeren en plaatst afbeeldingen op ongeveer hun oorspronkelijke posities. Het geconverteerde document verschijnt in Google Documenten met de originele PDF-bestandsnaam plus het Google Documenten-pictogram dat aangeeft dat het nu een bewerkbaar document is.
De originele pdf blijft ongewijzigd in Google Drive. Google Documenten maakt een nieuw document van de PDF-inhoud. Beide bestanden bestaan in uw Drive. De originele pdf dient als referentie terwijl u de Google Docs-versie bewerkt. Als de conversie fouten met zich meebrengt, kunt u het bewerkte document vergelijken met de originele PDF om de nauwkeurigheid te verifiëren.
Nadat u het Google Documenten-document hebt bewerkt, exporteert u het terug naar PDF door naar Bestand, Downloaden en PDF-document te selecteren. De geëxporteerde PDF bevat al uw bewerkingen en kan net als elke andere PDF worden gedeeld, afgedrukt of gearchiveerd. Bij de round-trip-conversie blijven uw bewerkingen behouden terwijl u een standaard PDF-bestand produceert.
Wat u kunt verwachten van de conversiekwaliteit
Tekst converteert het meest betrouwbaar. Alinea's, zinnen en woorden worden doorgaans correct overgedragen, waarbij de originele tekstinhoud behouden blijft. Lettertypestijlen zoals vet, cursief en onderstrepen overleven meestal de conversie. Lettergroottes en -kleuren kunnen veranderen omdat Google Documenten andere standaardlettertypen gebruikt dan de originele PDF, en de conversie kan PDF-lettertypen toewijzen aan de dichtstbijzijnde beschikbare Google Documenten-lettertypen.
Afbeeldingen worden geconverteerd, maar kunnen van positie veranderen. Door de conversie worden afbeeldingen ongeveer op hun oorspronkelijke locatie in de tekststroom geplaatst. Afbeeldingen die op specifieke posities in de PDF zijn verankerd, worden mogelijk inline met de tekst in Google Documenten weergegeven. Complexe afbeeldingslay-outs, inclusief afbeeldingen met tekst eromheen, vereisen mogelijk na de conversie handmatige aanpassing.
Tabellen converteren met wisselend succes. Eenvoudige tabellen met duidelijke celgrenzen worden meestal correct geconverteerd. Tabellen met samengevoegde cellen, geneste kopteksten of onregelmatige structuren kunnen gefragmenteerd of verkeerd uitgelijnd zijn in de uitvoer van Google Documenten. Controleer na de conversie elke tabel zorgvuldig en pas handmatig alle cellen aan die tijdens het conversieproces zijn samengevoegd, gesplitst of verkeerd uitgelijnd.
De functies PDF Editor in Google Documenten zijn ontworpen voor documentbewerking, niet voor PDF-reconstructie. Verwacht enige tijd te besteden aan het opschonen van het geconverteerde document, vooral bij complexe PDF's. De opschoontijd is doorgaans korter dan de tijd die nodig is om het document helemaal opnieuw te typen, wat de praktische vergelijking is bij het beoordelen of conversie de moeite waard is.
Tips voor betere conversies van PDF naar Google Documenten
De originele PDF-kwaliteit heeft rechtstreeks invloed op het succes van de conversie. Een PDF die rechtstreeks vanuit een tekstverwerker is gemaakt, zoals een Word-document dat naar PDF is geëxporteerd, wordt beter geconverteerd dan een gescande PDF, omdat de tekst al als tekens is opgeslagen in plaats van als afbeeldingen. Als u controle heeft over het proces voor het maken van PDF's, levert het exporteren vanuit de oorspronkelijke toepassing met instellingen voor tekstbehoud de beste conversie-invoer op.
Voor gescande PDF's voert u OCR uit op het document voordat u het naar Google Documenten converteert. Google Drive bevat ingebouwde OCR die wordt geactiveerd wanneer u een gescande PDF opent met Google Docs.
De OCR herkent tekst in de gescande afbeeldingen en creëert een bewerkbare tekstlaag. De OCR-nauwkeurigheid is afhankelijk van de scankwaliteit. Schone scans met een hoge resolutie zorgen voor een betere herkenning dan scans met een lage resolutie of vervormde scans.
De PDF naar Word-converter van WukongPDF produceert bewerkbare documenten die kunnen worden geüpload naar Google Drive en kunnen worden geopend met Google Docs. Bij de conversie blijven tekst, opmaak en tabelstructuren behouden, waardoor uitvoer wordt geproduceerd die minder handmatig hoeft te worden opgeschoond dan bij de directe conversie van Google Documenten voor complexe documenten. Als u een speciale conversietool gebruikt als voorbewerking voordat u Google Documenten gaat bewerken, kunt u aanzienlijke opschoontijd besparen voor belangrijke of complexe PDF's.
PDF's die een combinatie van tekst en complexe opmaak bevatten, levert een conversieworkflow in twee fasen vaak betere resultaten op. Converteer eerst de PDF naar Word-indeling met behulp van een speciale PDF-naar-Word-converter, die doorgaans beter met complexe opmaak omgaat dan de directe conversie van Google Documenten. Upload vervolgens het Word-bestand naar Google Drive en open het met Google Docs, waarmee de conversie van Word naar Documenten soepeler verloopt dan de conversie van PDF naar Documenten. Deze aanpak in twee fasen voegt een paar minuten toe aan het proces, maar kan de handmatige opruiming die nodig is voor complexe documenten aanzienlijk verminderen.
Google Documenten slaat elke wijziging automatisch op en houdt een volledige versiegeschiedenis bij. Nadat u tijd heeft besteed aan het opschonen van een geconverteerde PDF, biedt de versiegeschiedenis een verzekering tegen onbedoelde verwijderingen of opmaakfouten. U kunt door eerdere versies van het document bladeren en een eerdere status herstellen. Dit automatische versiebeheer betekent dat u kunt experimenteren met opmaakwijzigingen, wetende dat de vorige versie altijd kan worden hersteld.
De conversie van Google Documenten verwerkt algemene opmaakelementen, waaronder vetgedrukte, cursieve, onderstreepte tekst, basislijsten en eenvoudige tabellen. Elementen die de conversie doorgaans niet goed overleven, zijn onder meer tekstvakken, complexe lay-outs met meerdere kolommen, ingesloten lettertypen en geavanceerde opmaak zoals sierhoofdletters of tekstomloop rond afbeeldingen. Als u deze beperkingen begrijpt, kunt u realistische verwachtingen scheppen en plannen maken voor de handmatige opruiming die na de conversie nodig is.
Google Documenten plaatst het geconverteerde document standaard in de hoofdmap van uw Google Drive. Verplaats het document na de conversie naar de juiste projectmap en hernoem het als de standaardnaam op basis van de originele PDF-bestandsnaam niet beschrijvend genoeg is. Door deze organisatorische stappen onmiddellijk na de conversie te nemen, voorkomt u dat het document verloren gaat tussen de vele bestanden in de hoofdmap van een drukke Google Drive.
gezamenlijk bewerken: deel het geconverteerde Google Documenten-document met uw bijdragers via de instellingen voor delen van Google Drive. Meerdere mensen kunnen het document tegelijkertijd bekijken en bewerken, waarbij de wijzigingen van elke persoon in realtime verschijnen. Opmerkingen en suggesties kunnen worden toegevoegd zonder de documenttekst te wijzigen, waardoor revisie- en goedkeuringsworkflows worden ondersteund die moeilijk direct met PDF-bestanden te implementeren zijn.
De conversiekwaliteit van PDF naar Google Documenten is de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd, omdat Google heeft geïnvesteerd in technologie voor beter documentbegrip. Documenten die vijf jaar geleden vrijwel onbruikbare conversies zouden hebben opgeleverd, worden nu met acceptabele betrouwbaarheid omgezet. Hoewel handmatig opschonen nog steeds nodig is voor complexe documenten, is de benodigde hoeveelheid opschoning aanzienlijk afgenomen.
De conversie van Google Documenten werkt het beste met PDF's die oorspronkelijk zijn gemaakt op basis van tekstverwerkingsdocumenten. PDF's die zijn begonnen als PowerPoint-presentaties, Excel-spreadsheets of exports van ontwerpapplicaties worden mogelijk minder netjes geconverteerd omdat hun lay-out fundamenteel verschilt van de vloeiende tekstlay-out die Google Documenten verwacht. Als u het oorspronkelijke documenttype begrijpt, kunt u voorspellen hoe goed de conversie zal werken en hoeveel handmatige opschoning het budget zal kosten.
De mogelijkheid om PDF's voor bewerking naar Google Documenten te converteren, maakt deel uit van een bredere trend naar cloudgebaseerde documentinteroperabiliteit. Naarmate meer organisaties hun documentworkflows naar cloudplatforms verplaatsen, wordt de mogelijkheid om inhoud soepel te verplaatsen tussen PDF-, tekstverwerkings- en samenwerkingsformaten steeds belangrijker. Als u deze conversieworkflow begrijpt, blijven uw documentvaardigheden up-to-date met de manier waarop moderne organisaties daadwerkelijk met documenten in verschillende formaten en platforms werken.
Google Documenten ondersteunt het exporteren van het bewerkte document terug naar PDF, naar Word-indeling, naar platte tekst en naar verschillende andere indelingen. Deze exportflexibiliteit betekent dat de Google Documenten-conversie kan dienen als tussenstap voor het converteren van een PDF naar elk formaat dat Google Documenten kan exporteren.
PDF's die gezamenlijk door een team worden bewerkt, is de aanpak van Google Documenten vaak praktischer dan het doorgeven van een PDF-bestand per e-mail, omdat meerdere mensen tegelijkertijd aan het document kunnen werken en elkaar in realtime kunnen zien veranderen.