U beschikt over een breed Excel-spreadsheet met 18 kolommen met financiële gegevens. Je exporteert het naar PDF, opent het resultaat en de laatste vier kolommen ontbreken. Ze pasten niet op de paginabreedte, dus Excel knipte ze af en plaatste ze op een tweede pagina. Nu heeft uw PDF pagina 1 met kolommen A tot en met N en pagina 2 met kolommen O tot en met R, volledig losgekoppeld van de rijen waartoe ze behoren. Technisch gezien zijn de gegevens aanwezig, maar het document is onbruikbaar.
Het passen van alle kolommen op één PDF-paginabreedte is de meest voorkomende opmaakuitdaging van Excel naar PDF. Excel-spreadsheets zijn ontworpen om horizontaal op een scherm te scrollen, niet voor de vaste breedtebeperking van een afgedrukte of PDF-pagina. De oplossing omvat het aanpassen van de pagina-instellingen die bepalen hoe Excel de inhoud schaalt zodat deze past bij de paginabreedte.
Methode 1: Gebruik de schaal om de breedte aan te passen
Excel bevat een functie die de inhoud automatisch verkleint zodat deze op de paginabreedte past. Ga naar het tabblad Pagina-indeling op het lint. Stel in de groep Passend schalen de Breedte in op "1 pagina". Stel de hoogte in op "Automatisch" dus het aantal pagina's hoog wordt bepaald door de inhoud. Excel berekent het schaalpercentage dat nodig is om alle kolommen op één paginabreedte te laten passen. U kunt de berekende schaal zien in het vak Schaal. Een typisch breed spreadsheet met 18 kolommen kan worden geschaald naar 65% of 70% van de oorspronkelijke grootte.
De schaalbenadering is snel, één wijziging in de instelling, maar heeft een limiet. Tekst die kleiner is dan 60% wordt moeilijk leesbaar, vooral voor gebruikers ouder dan 40 of op kleinere schermen. Als Excel een schaal van minder dan 60% berekent, is uw spreadsheet te breed voor deze methode en moet u de indeling wijzigen in plaats van schalen. Als u een schaal van 55% accepteert, ontstaat een PDF die technisch in alle kolommen past, maar functioneel onleesbaar is. Een betere oplossing op dat moment is om de paginarichting te wijzigen, de lettergroottes te verkleinen of de gegevens logisch te splitsen in plaats van alles op één pagina te forceren.
Methode 2: Paginarichting wijzigen in Liggend
Als u van staand naar liggend overschakelt, krijgt u ongeveer 35% meer horizontale ruimte. Een standaardbriefpagina is 8,5 inch breed in portretmodus en 11 inch breed in landschapsmodus. Die extra 2,5 inch bieden vaak plaats aan de laatste paar kolommen die werden afgesneden. Ga naar het tabblad Pagina-indeling, klik op Oriëntatie en selecteer Liggend. Controleer het afdrukvoorbeeld om te bevestigen dat alle kolommen nu passen. Als ze nog steeds niet passen, combineer dan de liggende oriëntatie met schalen voor een oplossing in twee stappen: liggend voor de maximale breedte en vervolgens Schalen om passend te maken voor eventuele resterende overloop.
Methode 3: Een specifiek afdrukgebied instellen
Als uw spreadsheet extra kolommen, notities, berekeningen of referentiegegevens bevat die niet in de PDF hoeven te verschijnen, definieert u een afdrukgebied dat alleen de kolommen bevat die u wilt delen. Selecteer het celbereik dat in de PDF moet verschijnen. Ga naar Pagina-indeling, Afdrukgebied en selecteer Afdrukgebied instellen. Wanneer u naar PDF exporteert, wordt alleen het geselecteerde bereik opgenomen. De verborgen kolommen blijven ter referentie in de spreadsheet staan, maar ontbreken in de PDF.
Een aanvullende techniek is het verbergen van kolommen voordat ze worden geëxporteerd. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop van een kolom die u wilt uitsluiten en selecteer Verbergen. De verborgen kolom blijft in de spreadsheetgegevens staan, maar verschijnt niet in de PDF. Zichtbaar maken na exporteren. Dit is sneller dan het instellen van een afdrukgebied voor eenmalige exports en levert hetzelfde resultaat op: een schonere PDF met alleen de kolommen die de ontvanger moet zien.
Methode 4: Kolombreedte en lettergrootte handmatig aanpassen
Voordat u uw toevlucht neemt tot agressief schalen, moet u de kolombreedten handmatig aanpassen om verspilde ruimte te voorkomen. Veel spreadsheets hebben kolommen die breder zijn dan de inhoud vereist. Dubbelklik op de rechterrand van elke kolomkop om de kolombreedte automatisch aan te passen aan de langste celinhoud. Hierdoor wordt vaak aanzienlijke horizontale ruimte over meerdere kolommen hersteld, vooral voor kolommen die korte gegevens bevatten, zoals datums, ID's of valutawaarden in kolommen met een brede standaardbreedte.
Verklein de lettergrootte met één of twee punten. Door tekst van 11 punten naar 10 punten over het hele spreadsheet te laten gaan, wordt de totale tekstbreedte met ongeveer 9% verminderd, wat nauwelijks merkbaar is voor lezers. Een verdere daling naar 9-punten moet worden gereserveerd voor spreadsheets die op volledige grootte worden afgedrukt of op grote schermen worden bekeken. Het cumulatieve effect van het automatisch aanpassen van kolommen en het verkleinen van de lettergrootte met één punt is vaak voldoende om twee of drie extra kolommen op de pagina te laten passen, wat vaak alles is wat nodig was.
Exporteren naar PDF met de juiste instellingen
Terwijl de pagina-instellingen zijn geconfigureerd, gaat u naar Bestand, Opslaan als en kiest u PDF. Voordat u op Opslaan klikt, klikt u op Opties. In de sectie Publiceren wat selecteert u "Actieve bladen" om alleen het huidige werkblad te exporteren, of "Gehele werkmap" om alle bladen als afzonderlijke pagina's in de PDF te exporteren. Controleer of het paginabereik correct is. Als u een afdrukgebied instelt, wordt alleen dat gebied geëxporteerd, ongeacht deze instelling.
Na het exporteren opent u de PDF en bladert u door elke pagina. Controleer of alle kolommen op elke pagina verschijnen. Controleer of er geen rijen zijn verdeeld over paginagrenzen, met een halve rij onderaan de ene pagina en de andere helft bovenaan de volgende pagina. Als rijen worden gesplitst, ga dan terug naar Excel, ga naar Pagina-indeling, Afbrekingen en voeg handmatige pagina-einden in op de juiste rijgrenzen. De PDF Printing-aanpassingen nemen een paar extra minuten in beslag en leveren een professioneel resultaat op waarbij elke pagina op zichzelf staat en leesbaar is. De Excel-naar-PDF-tool van WukongPDF past deze schaal- en lay-outoptimalisaties automatisch toe bij het converteren van spreadsheets, waardoor de handmatige configuratiestappen worden bespaard voor spreadsheets die een speciale behandeling vereisen.
Als niets anders werkt en de spreadsheet echt te veel kolommen heeft om leesbaar op een enkele pagina te passen, splitst u de gegevens logisch op in plaats van deze te forceren. Groepeer gerelateerde kolommen en exporteer ze als afzonderlijke PDF's: een samenvattingsblad met de belangrijkste statistieken, een detailblad met gegevens op transactieniveau. De ontvangers krijgen gerichte documenten die zijn afgestemd op hun behoeften, in plaats van één enkele PDF waarin ze rijen op niet-verbonden pagina's moeten matchen. Dit is een beter documentontwerp, geen technische oplossing. De PDF Export die de grenzen van het paginaformaat respecteert, is bruikbaarder dan een die deze negeert.
Voor spreadsheets met bevroren vensters of gesplitste weergaven in Excel verdient het PDF-exportgedrag een opmerking. Bevroren deelvensters zorgen ervoor dat koprijen of -kolommen zichtbaar blijven terwijl u door gegevens op het scherm bladert, maar hebben geen effect op de PDF-uitvoer. Een bevroren koptekstrij wordt niet automatisch herhaald bovenaan elke afgedrukte pagina. Om ervoor te zorgen dat koptekstrijen op elke pagina van de PDF verschijnen, moet u de afdruktitels configureren in het dialoogvenster Pagina-instelling. Ga naar Pagina-indeling, Titels afdrukken en stel het veld Rijen die moeten worden herhaald in het bovenste veld in op het bereik dat uw koprijen bevat, meestal $1:$1 voor een enkele koprij. Deze instelling vertelt Excel dat deze rijen bovenaan elke pagina van de PDF moeten worden afgedrukt. Zonder dit hebben pagina 2 en verder geen kolomkoppen, waardoor de ontvanger moet raden welke kolom welke is. Dit is een veel voorkomende vergissing die ervoor zorgt dat spreadsheet-PDF's met meerdere pagina's aanzienlijk moeilijker te lezen zijn dan spreadsheets met één pagina.