Gescande PDFs zijn bijna altijd groter dan nodig is. De bestandsgrootte wordt volledig bepaald door de afbeeldingen die de scanner vastlegt, en de meeste scanners gebruiken standaard instellingen die veel meer gegevens produceren dan het document feitelijk nodig heeft. Een paar aanpassingen tijdens het scannen (en een compressiestap daarna voor bestanden die al te groot zijn) zorgen voor een dramatische verkleining zonder dat de leesbaarheid wordt aangetast.
Scanresolutie afstemmen op het doel van het document
Resolutie (DPI) is de grootste hefboom voor het regelen van de gescande bestandsgrootte. Een hogere DPI legt meer details vast en creëert een veel groter bestand. Voor de meeste documenten legt u veel meer details vast dan nodig is.
Praktische DPI-richtlijnen per doel:
- Tekstdocumenten voor schermlezen of e-mailen: 150 DPI is voldoende en houdt bestanden compact
- Tekstdocumenten die kunnen worden afgedrukt: 200 DPI produceert schone afdrukken zonder het bestand op te blazen
- Documenten met foto's of gedetailleerde afbeeldingen: 200-250 DPI voor delen, 300 DPI als u afdrukkwaliteit nodig heeft
- Archiefscans van originelen die u in detail wilt bewaren: 300-600 DPI, accepteert de grotere bestandsgrootte
De sprong van 300 DPI naar 150 DPI verkleint de bestandsgrootte met ongeveer 75% omdat u een kwart zoveel pixels vastlegt. Voor een standaardtekstdocument is de uitvoer bij 150 DPI niet te onderscheiden van 300 DPI bij normaal leesformaat.
Gebruik de zwart-witmodus voor tekstdocumenten
Bij kleurenscans worden drie waarden per pixel opgeslagen (rood, groen, blauw). Grijstinten slaan er één op. Zwart-wit (bitonaal) slaat één bit op: zwart of wit. Voor een document dat uit zwarte tekst op wit papier bestaat, legt bitonaal scannen alles vast wat ertoe doet en produceert het een bestand dat 10 tot 20 keer kleiner kan zijn dan een kleurenscan bij dezelfde resolutie.
Zoek deze instelling in uw scannersoftware onder "Kleurmodus" of "Afbeeldingstype." De opties zijn meestal Kleur, Grijstinten en Zwart & Wit of monochroom. Voor contracten, formulieren, correspondentie, facturen en de meeste zakelijke documenten is zwart-wit de juiste keuze. Schakel over naar grijswaarden als het document foto's of schaduwen bevat die er toe doen.
Schakel PDF-compressie in uw scannersoftware in
Veel scannertoepassingen hebben een compressieoptie in de PDF-instellingen die standaard is uitgeschakeld of op een laag niveau is ingesteld. Door dit in te schakelen (of het compressieniveau te verhogen) wordt beeldcompressie toegepast in een mum van tijd, waardoor de bestandsgrootte met 50-70% kan worden teruggebracht ten opzichte van de onbewerkte scan zonder enig zichtbaar kwaliteitsverschil.
Het compressietype is ook van belang. Voor zwart-witscans is JBIG2-compressie zeer efficiënt en speciaal ontworpen voor bitonale documentafbeeldingen. Voor grijswaarden- en kleurenscans biedt JPEG-compressie met een kwaliteit van 70-80% voor de meeste documenten de beste balans tussen bestandsgrootte en helderheid.
Verwijder blanco pagina's voordat u deze opslaat
Scanners met automatische documentinvoer halen vaak blanco achterzijden van enkelzijdige pagina's door. Elke blanco pagina wordt nog steeds opgeslagen als een volledige afbeelding (meestal een groot wit vlak met wat scannerruis), wat de bestandsgrootte vergroot zonder inhoud toe te voegen. Een document van 20 pagina's met 10 onbedoelde blanco pagina's is 50% groter dan nodig is.
Sommige scannersoftware detecteert en verwijdert blanco pagina's automatisch. Als dat bij u niet het geval is, duurt een snelle beoordeling na het scannen en verwijderen van lege pagina's voordat u deze opslaat minder dan een minuut en maakt dit een aanzienlijk verschil in de uiteindelijke bestandsgrootte.
Comprimeren na het feit, indien nodig
Als u al te grote gescande PDFs heeft en niet opnieuw kunt scannen, verwerkt een PDF Compressie-tool de verkleining zonder dat u enige kwaliteit merkt. Upload de gescande PDF, verwerk deze en download een kleinere versie. Voor zwart-wittekstscans kunnen compressietools de bestandsgrootte routinematig met 70-85% verkleinen. Voor kleurenscans is een reductie van 40-60% gebruikelijk bij instellingen waarbij de tekst duidelijk leesbaar blijft.
Het enige dat u moet vermijden, is het comprimeren van een bestand dat al is gecomprimeerd en kwaliteitsproblemen begint te vertonen. Elke compressiepassage op een JPEG-afbeelding introduceert meer degradatie. Als een gescande PDF er al ruw uitziet, ga dan terug naar de originele scan in plaats van verder te comprimeren.
Een eenvoudige standaardinstallatie voor dagelijks scannen
Als u regelmatig documenten scant en één instelling wilt die in de meeste situaties goed werkt: 200 DPI, grijstinten, met PDF-compressie ingeschakeld. Dit levert bestanden op die klein genoeg zijn om gemakkelijk te e-mailen, duidelijk genoeg om comfortabel te lezen op het scherm en wanneer ze worden afgedrukt, en goed genoeg voor OCR als u later doorzoekbare tekst moet toevoegen. Pas vanaf daar aanpassingen aan voor specifieke situaties waarin een hogere resolutie of kleur nodig is.