Ja, en in de meeste situaties is het digitaal ondertekenen van een PDF sneller, schoner en juridisch gelijkwaardig aan het handmatig afdrukken en ondertekenen. De print-sign-scan-workflow bestaat nog steeds meer uit gewoonte dan uit noodzaak. Elektronische handtekeningen op PDFs zijn rechtsgeldig in de meeste landen en voor de meeste documenttypen, en er zijn verschillende manieren om dit te doen, afhankelijk van wat u beschikbaar heeft.
Zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig?
In de Verenigde Staten geeft de ESIGN Act (2000) elektronische handtekeningen voor de meeste contracten en documenten dezelfde juridische status als handgeschreven handtekeningen. De eIDAS-verordening van de EU heeft betrekking op elektronische handtekeningen in alle lidstaten. Soortgelijke wetten bestaan in Groot-Brittannië, Australië, Canada en de meeste andere rechtsgebieden. Voor alledaagse zakelijke documenten – serviceovereenkomsten, freelancecontracten, geheimhoudingsverklaringen, aanbiedingsbrieven, leveranciersovereenkomsten – is een elektronische handtekening op een PDF volledig afdwingbaar.
Een klein aantal documenttypen is in sommige rechtsgebieden expliciet uitgesloten van de wetgeving inzake elektronische handtekeningen: testamenten, adoptiepapieren, bepaalde onroerendgoedtransacties en sommige gerechtelijke documenten. Controleer daarvoor de specifieke vereisten. Voor al het andere werken elektronische handtekeningen.
Soorten elektronische handtekeningen
Niet alle elektronische handtekeningen zijn hetzelfde. Een getypte naam, een getekende handtekening, een afbeelding van een handgeschreven handtekening en een cryptografische digitale handtekening zijn allemaal ‘elektronische handtekeningen’. maar ze bieden verschillende niveaus van verifieerbaarheid.
Een getypte naam of getekende handtekening is een eenvoudige elektronische handtekening: het meest voorkomende type voor dagelijks zakelijk gebruik. Het is eenvoudig te maken en werkt voor de meeste contracten. Een cryptografische digitale handtekening wordt ondersteund door een certificaat van een vertrouwde autoriteit en creëert een verifieerbare link tussen de handtekening en de identiteit van de ondertekenaar – moeilijker te verwerpen en vereist in sommige gereguleerde contexten. Voor de meeste mensen is in de meeste situaties een eenvoudige elektronische handtekening voldoende.
Een PDF elektronisch ondertekenen
De meest eenvoudige methode is een browsergebaseerde tool Sign PDF. De ondertekeningstool van WukongPDF werkt rechtstreeks in uw browser: open de PDF, klik op het handtekeningveld of ergens op de pagina en kies hoe u wilt ondertekenen: typ uw naam in een handtekeningstijllettertype, teken uw handtekening met een muis of trackpad, of upload een afbeelding van uw handgeschreven handtekening. Plaats het, pas het formaat aan en download de ondertekende PDF.
Op de Mac verwerkt Apple Preview de eenvoudige PDF-ondertekening zonder extra hulpmiddelen. Open de PDF in Voorvertoning, klik op de markeringswerkbalk, selecteer het handtekeningpictogram en u kunt een handtekening maken door deze op het trackpad te tekenen, op een stuk papier te tekenen en deze tegen de camera te houden, of door een iPhone of iPad te gebruiken als deze in de buurt is. Opgeslagen handtekeningen kunnen in alle documenten worden hergebruikt.
Op iPhone en Android werken dezelfde browsergebaseerde tools via de mobiele browser. iOS-gebruikers kunnen Markup ook rechtstreeks vanuit Bestanden of Mail gebruiken om PDFs te ondertekenen zonder een aparte app te openen.
Wanneer moet u een speciaal platform voor elektronische handtekeningen gebruiken
Voor contractworkflows of documenten met grote volumes waarvoor u een volledig audittraject nodig heeft (tijdstempel, IP-adres, identiteitsverificatie) voegt een speciaal platform voor elektronische handtekeningen zoals DocuSign, HelloSign of Adobe Sign deze functies toe. Hiermee wordt een ondertekend documentpakket gemaakt met een certificaat van voltooiing waarin wordt vastgelegd wie heeft ondertekend, wanneer en waar vandaan.
Voor het meeste individuele en kleine zakelijke gebruik is dat documentatieniveau niet nodig. Een handtekening die via een browsertool op een PDF wordt geplaatst, opgeslagen en per e-mail wordt teruggestuurd, is voldoende bewijs van instemming voor gewone zakelijke contracten. Het audittraject is de e-mailuitwisseling zelf; tijdstempels, e-mailadressen en het ondertekende bestand vormen een redelijk verslag.
Iemand anders laten ondertekenen zonder af te drukken
Als u de handtekening van een andere partij nodig heeft, is de eenvoudigste aanpak om hen de PDF te sturen en hen te vragen elektronisch te ondertekenen met elk gewenst hulpmiddel en deze terug te sturen. De meeste mensen voelen zich hier nu prettig bij. Als ze minder technisch onderlegd zijn, kun je de problemen wegnemen door ze met eenvoudige instructies naar een specifieke tool te verwijzen: "Open deze PDF op [link], klik op Ondertekenen, teken of typ je naam en download de ondertekende versie."
Voor documenten waarvoor meerdere handtekeningen in een specifieke volgorde nodig zijn (medeondertekende overeenkomsten, goedkeuringsketens) automatiseert een speciaal platform voor elektronische handtekeningen de routering. Voor een eenvoudig tweepartijencontract werkt e-mail prima: de ene partij tekent en verzendt, de andere ondertekent en stuurt de volledig uitgevoerde kopie naar beide terug.