U hebt zojuist een stapel documenten gescand (tien pagina's, misschien twintig) en de resulterende PDF is 45 MB. Het moet in een e-mail terechtkomen met een limiet van 25 MB, of in een indieningsportaal met strikte vereisten voor de bestandsgrootte. De scan is voltooid, het document bestaat en nu moet u het kleiner maken zonder het onleesbaar te maken. Hier leest u precies hoe u het moet aanpakken.
Waarom gescande PDFs zo groot beginnen
Een gescande PDF slaat elke pagina op als een foto met hoge resolutie. In tegenstelling tot een PDF gemaakt op basis van een Word-document – waar tekst wordt opgeslagen als efficiënte tekengegevens en afbeeldingen worden gecomprimeerd – is een gescande PDF in wezen een stapel afbeeldingen verpakt in een PDF-container. Elke paginaafbeelding kan meerdere megabytes groot zijn bij de standaardinstellingen van de scanner.
De meeste scanners gebruiken standaard 300 DPI kleurenscannen, wat geschikt is voor het archiveren van belangrijke documenten, maar veel grotere bestanden produceert dan nodig is voor documenten die alleen op het scherm worden gelezen of naar een portaal worden verzonden. Een document van tien pagina's gescand met 300 DPI in kleur kan al snel 30-50 MB groot zijn. Hetzelfde document dat met 150 DPI grijstinten is gescand, is doorgaans 3-8 MB groot: leesbaar, verzendbaar en een fractie van de oorspronkelijke grootte.
De snelste oplossing: gebruik een compressor
Voor de meeste situaties is het snelste pad van een extra grote Gescande PDF naar een verzendbare versie een browsergebaseerd compressiehulpmiddel. De PDF Compressie-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com verwerkt gescande documenten: upload het bestand, kies gemiddelde of hoge compressie, download het resultaat.
Wat u kunt verwachten van elk compressieniveau op een gescand document:
- Lage compressie: 10-30% verkleining. Tekst blijft scherp, afbeeldingen worden nauwelijks beïnvloed. Goed als kwaliteit voorop staat en maatverkleining secundair is.
- Gemiddelde compressie: 40-70% verkleining. Tekst blijft leesbaar, afbeeldingen vertonen lichte verzachting die bij normale leesformaten niet merkbaar is. De juiste keuze voor de meeste inzendingen.
- Hoge compressie: 60-85% verkleining. Tekst is nog steeds leesbaar, maar afbeeldingen zijn zichtbaar verslechterd. Acceptabel voor interne documenten of concepten, niet ideaal voor iets dat wordt afgedrukt of nauwkeurig wordt onderzocht.
Na het comprimeren opent u het resultaat en bladert u er doorheen voordat u het verzendt. Controleer of de tekst op elke pagina nog steeds leesbaar is. Let vooral op pagina's met kleine letters, compacte tabellen of handgeschreven elementen, die als eerste last hebben van agressieve compressie.
Converteren naar grijstinten voor extra reductie
Gegevens over kleurenafbeeldingen zijn aanzienlijk zwaarder dan grijstinten. Een kleurenscan slaat voor elke pixel drie kleurkanalen op (rood, groen, blauw); een grijswaardenscan slaat er één op. Voor documenten met veel tekst (getypte brieven, formulieren, afgedrukte rapporten) is de kleurinformatie vaak niet relevant: het document ziet er in grijstinten in wezen hetzelfde uit als in kleur.
Het converteren van een kleurenscan naar grijstinten vóór of tijdens de compressie kan de bestandsgrootte met nog eens 50-60% verkleinen vergeleken met het comprimeren van alleen de kleurenversie. Dit is het meest effectief voor documenten zonder betekenisvolle kleurinhoud: getypte pagina's, gedrukte formulieren, zwart-witfoto's. Gebruik het niet voor documenten waarin kleur informatie bevat – medische beeldvorming, technische tekeningen met kleurgecodeerde elementen of elk ander document waarin een lezer kleuren moet onderscheiden.
Als u opnieuw kunt scannen: pas eerst de instellingen aan
Als het originele document nog steeds toegankelijk is en de scan zojuist is uitgevoerd, is het de moeite waard om twee minuten te besteden aan het aanpassen van de scannerinstellingen en het opnieuw scannen, in plaats van te proberen een te groot bestand achteraf te comprimeren. Het resultaat zal kleiner en schoner zijn dan een zwaar gecomprimeerde scan met hoge resolutie.
- Voor gebruik alleen op het scherm: scannen met grijstinten van 150 DPI. Leesbaar op elk scherm, bestanden blijven klein.
- Voor documenten die kunnen worden afgedrukt: scannen in grijstinten van 200-300 DPI. Goede afdrukkwaliteit zonder de overhead van kleur.
- Voor archiveringsdoeleinden: scan met 300 DPI kleur en bewaar de archiefkopie met volledige resolutie gescheiden van de gecomprimeerde gedeelde kopie.
Nog een stap die de moeite waard is: maak het doorzoekbaar
Terwijl u het bestand geopend heeft en het toch aan het verwerken bent, kunt u overwegen er OCR op uit te voeren om de tekst doorzoekbaar te maken. Een gecomprimeerd gescand PDF dat ook doorzoekbaar is, is aanzienlijk nuttiger dan een kleiner bestand. Je kunt er naar specifieke tekst in zoeken, er tekst uit kopiëren, en het zal verschijnen in zoekopdrachten in het bestandssysteem op inhoud in plaats van alleen op bestandsnaam. De OCR-tool van WukongPDF op www.wukongpdf.com regelt dit. Het is een stap die losstaat van compressie, maar neemt evenveel tijd in beslag en verbetert permanent de bruikbaarheid van het document.