Excel 통합 문서에는 요약, 세부 정보 및 차트의 세 가지 시트가 있습니다. 요약은 1페이지, 세부 정보는 2페이지 이상, 차트는 마지막 페이지로 단일 PDF의 별도 페이지로 각 시트를 내보내야 합니다. 간단한 파일, 다른 이름으로 저장, PDF는 전체 통합 문서를 내보냅니다. 하지만 각 시트에서 특정 범위만 원하거나 각 영역에 대해 다른 인쇄 설정이 필요한 경우 어떻게 해야 합니까?
Excel에서 PDF로 여러 인쇄 영역을 설정하면 PDF에 표시되는 데이터와 페이지 매김 방식을 정확하게 제어할 수 있습니다. 각 인쇄 영역은 자체 페이지 설정, 헤더 및 배율을 포함하여 출력에서 별도의 섹션이 됩니다.
Excel이 여러 인쇄 영역을 처리하는 방법
Excel에서는 단일 워크시트의 인쇄 영역으로 여러 개의 명명된 범위를 정의할 수 있습니다. 명명된 각 범위는 별도의 페이지 또는 페이지 집합으로 인쇄됩니다. PDF로 내보낼 때 Excel은 정의된 순서대로 각 인쇄 영역을 처리합니다. 첫 번째 인쇄 영역이 PDF의 첫 번째 페이지가 됩니다. 두 번째 페이지는 다음 페이지가 됩니다. 이 순서를 통해 PDF의 페이지 순서를 제어할 수 있습니다.
여러 워크시트의 영역을 인쇄할 수도 있습니다. 전체 통합 문서를 PDF로 내보내면 Excel에서는 정의된 각 시트의 인쇄 영역을 사용하여 시트를 순서대로 처리합니다. 인쇄 영역이 정의되지 않은 경우 Excel에서는 시트의 사용 범위를 사용합니다. 이 시트 수준 컨트롤을 사용하면 전체 내용을 내보내려는 시트와 특정 범위만 원하는 시트를 혼합할 수 있습니다.
단계별: 한 시트에 여러 인쇄 영역 설정
포함하려는 첫 번째 셀 범위를 선택합니다. 페이지 레이아웃, 인쇄 영역으로 이동하여 인쇄 영역 설정을 선택합니다. 첫 번째 인쇄 영역을 설정합니다. 두 번째 영역을 추가하려면 다음 셀 범위를 선택합니다. 페이지 레이아웃, 인쇄 영역으로 이동하고 인쇄 영역에 추가를 선택합니다. Excel에서는 이 범위를 추가 인쇄 영역으로 추가합니다. 각 인쇄 영역은 PDF의 별도 페이지에 나타납니다. 각 추가 영역에 대해 반복합니다.
모든 인쇄 영역을 보고 관리하려면 보기, 페이지 나누기 미리 보기로 이동하세요. 각 인쇄 영역에는 윤곽선이 표시되고 페이지 번호가 표시됩니다. 어떤 PDF 페이지에 어떤 데이터가 나타날지 한눈에 알 수 있습니다. 페이지 나누기 선을 끌어 인쇄 영역 내에서 페이지 나누기 위치를 조정합니다. 시각적 미리보기는 대화 상자를 통해 인쇄 영역을 관리하는 것보다 더 직관적입니다.
보다 깔끔한 인쇄 영역 관리를 위해 명명된 범위 사용
인쇄 영역이 주기적으로 변경되는 스프레드시트의 경우 인쇄 영역 설정 명령을 사용하는 대신 명명된 범위를 정의하십시오. 수식, 이름 관리자로 이동하여 내보내려는 각 섹션에 대해 명명된 범위를 만듭니다. 설명적으로 이름을 지정하십시오: "SummaryTable," "세부정보데이터," "차트섹션." PDF로 내보낼 때 인쇄 설정에서 이러한 명명된 범위를 직접 참조할 수 있습니다. 이 접근 방식은 데이터가 변경될 때마다 인쇄 영역을 수동으로 다시 정의하는 것보다 유지 관리가 더 쉽습니다.
WukongPDF의 Excel-to-PDF 변환은 명명된 범위를 인식하고 내보내기에 포함할 명명된 범위를 선택할 수 있도록 합니다. 목록에서 범위를 선택합니다. 순서를 정하세요. 변환은 각 범위를 처리하여 단일 PDF로 조합합니다. 이 워크플로는 Excel에서 인쇄 영역을 구성하는 것보다 빠르며 동일한 결과를 생성합니다.
각 인쇄 영역에 대한 페이지 설정 구성
각 인쇄 영역에는 서로 다른 페이지 설정이 있을 수 있습니다. 한 영역에는 열이 많기 때문에 가로 방향이 필요할 수 있습니다. 또 다른 사람은 초상화가 필요할 수도 있습니다. 머리글 행이 반복되어야 할 수도 있습니다. 또 다른 경우 눈금선이 표시되어야 할 수도 있습니다. Excel에서는 각 인쇄 영역이 정의될 때 활성화된 인쇄 설정을 적용합니다. 특정 인쇄 영역에 대한 설정을 변경하려면 해당 영역을 선택하고 페이지 설정 옵션을 조정한 다음 인쇄 영역에 다시 추가하세요.
이 영역별 구성은 강력하지만 한 영역의 설정이 정의하는 다음 영역의 기본 설정에 영향을 미치기 때문에 혼란스러울 수 있습니다. 일관된 순서로 작업하십시오. 영역 선택, 페이지 설정 구성, 인쇄 영역에 추가, 다음 영역 선택. 이 순서를 통해 각 영역에 의도된 설정이 적용됩니다.
PDF 내보내기 및 출력 확인
파일, 다른 이름으로 저장, PDF로 이동합니다. 저장하기 전에 옵션을 클릭하세요. 게시 내용에서 "활성 시트"를 선택하세요. 현재 시트 또는 "전체 통합문서" 모든 시트에 대해. 전체 통합 문서를 선택하면 인쇄 영역이 있는 각 시트가 해당 영역을 내보냅니다. 인쇄 영역이 없는 시트는 전체 콘텐츠를 내보냅니다. 확인을 클릭하고 저장을 클릭하세요.
PDF를 열고 각 인쇄 영역이 올바른 페이지에 나타나는지 확인합니다. 페이지 순서가 의도한 순서와 일치하는지 확인하세요. 각 영역의 페이지 설정, 방향, 크기 조정, 헤더가 올바른지 확인하세요. PDF 페이지는 한 섹션에서 다음 섹션으로 논리적으로 흘러야 하며, 각 섹션은 명확하게 구분되고 식별하기 쉬워야 합니다. 반복 보고서의 경우 인쇄 영역이 구성된 Excel 파일을 저장하십시오. PDF 내보내기 설정은 파일과 함께 유지되므로 향후 내보낼 때마다 추가 구성 없이 동일한 구조의 출력이 생성됩니다.
여러 인쇄 영역이 빛나는 실용적인 시나리오: 왼쪽 상단에 요약 차트가 있고 오른쪽 상단에 자세한 측정항목이 있으며 아래에 거래 데이터가 있는 경영진 대시보드 스프레드시트입니다. 요약 차트는 이사회 프레젠테이션을 위한 독립형 PDF 페이지로, 세부 지표는 관리팀을 위한 두 번째 페이지로, 거래 데이터는 프레젠테이션에 필요하지 않기 때문에 완전히 제외되기를 원합니다. 세 가지 인쇄 영역을 정의합니다. 하나는 차트용, 다른 하나는 메트릭용, 트랜잭션 데이터용은 없습니다. PDF로 내보냅니다. 출력은 단일 스프레드시트에서 추출된, 각 대상이 필요로 하는 콘텐츠가 정확히 포함된 두 개의 깨끗한 페이지입니다.
원본 데이터를 확인하려는 수신자와 PDF를 공유할 때 각 페이지에 원본 스프레드시트 이름, 이름이 지정된 범위 또는 인쇄 영역, 내보내기 날짜를 나타내는 각주를 추가하세요. 이 출처 정보를 통해 수신자는 데이터의 출처를 추적할 수 있습니다. 규제 기관에 제출된 재무 보고서의 경우 이러한 추적성은 규정 준수 요구 사항인 경우가 많습니다. 각주는 감사 및 검토 프로세스를 지원하는 문서를 추가하고 제공하는 데 몇 초가 걸립니다.
여러 유사한 스프레드시트에서 동일한 인쇄 영역을 반복적으로 정의하는 경우 레이아웃을 표준화하십시오. 인쇄 영역이 이미 정의되고 저장된 템플릿 스프레드시트를 사용합니다. 새 보고서를 생성할 때 템플릿에서 시작하여 사전 정의된 범위에 데이터를 입력하고 내보냅니다. 인쇄 영역이 이미 구성되어 있습니다. 이 템플릿 접근 방식은 일관된 구조로 반복 보고서를 생성하는 조직의 표준 관행입니다.