같은 페이지에 네 개의 서명란이 있는 계약서가 도착합니다. 하나는 귀하용, 하나는 관리자용, 하나는 의뢰인용, 다른 하나는 공증인용입니다. 각 줄은 페이지의 다른 모서리에 있습니다. 귀하는 귀하의 라인에 서명하고 문서를 전달합니다. 귀하의 관리자가 회선에 서명하고 다시 전달합니다. 클라이언트가 서명하고 전달합니다. 공증인 표시는 지속됩니다. 이제 페이지에는 네 가지 다른 위치에 네 개의 서명이 있으며, 각 서명은 다른 사람이 다른 장치에서 다른 시간에 추가했습니다.
다중 서명 Sign PDF 워크플로에서는 각 서명자가 이미 페이지에 있는 서명을 방해하지 않고 올바른 위치에 서명을 배치해야 합니다. 잘못된 위치에 서명이 있으면 다른 서명과 겹치거나 잘못된 서명 줄에 완전히 들어갈 수 있기 때문에 프로세스가 정확해야 합니다.
여러 서명을 위한 문서 준비
여러 서명을 위해 문서를 배포하기 전에 각 서명란에 시각적 표시를 추가하세요. 각 서명 영역 주위에 테두리가 있는 상자는 각 사람이 서명해야 하는 위치를 명확하게 정의합니다. 각 상자 내부 또는 아래의 레이블은 이름이나 역할별로 서명자를 식별합니다. 이러한 마커는 누군가가 잘못된 장소에 서명할 가능성을 줄여줍니다. WukongPDF의 양식 도구는 PDF에 서명 필드를 추가할 수 있습니다. 각 필드에는 해당 서명자의 이름이 지정되고 페이지에 정확하게 배치됩니다. 필드 경계는 각 서명에 대한 명확한 대상 영역을 제공합니다.
문서에 이미 인쇄된 서명란이 있지만 대화형 필드가 없는 경우 서명 도구를 사용하여 각 서명을 수동으로 배치합니다. 서명 영역을 확대합니다. 서명을 끌어 인쇄된 선에 맞춥니다. 선의 경계에 맞게 크기를 조정합니다. 수동 배치의 정확성이 중요합니다. 선과 겹치거나 지정된 영역을 벗어나는 서명은 엉성해 보이고 수신자로부터 문서를 거부할 수 있습니다.
서명 순서 관리
동일한 페이지에 있는 여러 서명에는 서명 순서가 필요합니다. 공증인이 다른 모든 당사자보다 먼저 서명한 후 당사자가 문서의 내용을 수정해야 하는 경우 공증은 무효화됩니다. 일반적인 순서는 모든 당사자가 먼저 서명하고 공증인 또는 증인이 마지막에 서명하는 것입니다. 모든 서명자에게 순서를 명확하게 전달합니다. 표지 이메일이나 서명 순서가 나열된 지침 페이지를 사용하면 다른 사람이 차례대로 로그아웃하는 것을 방지할 수 있습니다.
각 사람이 서명한 후 문서를 전달하기 전에 서명을 병합해야 합니다. 병합은 서명 주석을 영구 페이지 콘텐츠로 변환합니다. 병합하지 않으면 다음 서명자가 자신의 서명을 배치하는 동안 실수로 이전 서명을 이동하거나 삭제할 수 있습니다. WukongPDF의 서명 도구에는 병합 옵션이 포함되어 있습니다. 서명을 배치한 후 평평하게 펴세요. 그런 다음 병합된 문서를 다음 사람에게 전달합니다. 각 서명자는 모든 이전 서명자로부터 잠겨 있고 변경할 수 없는 서명이 포함된 문서를 받습니다.
서명 크기 및 일관성 처리
4명의 다른 사람이 같은 페이지에 서명하면 그들의 서명은 자연스럽게 크기와 스타일이 달라집니다. 어느 정도 일관성을 유지하면 문서가 더욱 전문적으로 보입니다. 서명 크기에 대한 지침을 제공하십시오. "표시된 상자에 맞도록 서명의 크기를 대략 가로 2인치 x 세로 0.5인치로 지정하십시오." 이는 각 사람이 비슷한 규모로 서명을 조정하는 데 도움이 됩니다. PDF 페이지에는 개별적으로 구별되지만 비례적으로 일관되게 나타나는 4개의 서명이 표시됩니다.
카메라 방식을 사용하여 서명을 캡처하는 서명자의 경우 권장 크기의 종이에 서명하도록 권장합니다. 종이에 2인치 너비로 작성하고 사진을 찍은 서명은 PDF에 배치할 때 크기가 정확하게 조정됩니다. 0.5인치 너비로 작성된 서명은 배치하면 작게 보입니다. 5인치 너비로 작성된 서명은 지정된 영역에 맞지 않을 수 있습니다.
완전히 서명된 문서 확인
모든 서명이 수집된 후 최종 수신자가 문서를 확인해야 합니다. 각 서명이 지정된 위치에 나타나는지 확인하십시오. 서명이 서로 겹치거나 모호하지 않은지 확인하세요. 서명을 읽을 수 있는지 확인하십시오. 페이지 수가 원본 문서와 일치하는지 확인하여 서명 과정에서 페이지가 추가되거나 제거되지 않았는지 확인하세요. 나머지 서명을 모두 병합하여 전체 문서를 잠급니다. PDF 편집기는 각 서명자, 서명 날짜, 문서가 완전히 체결된 계약을 나타낸다는 진술을 나열하는 인증 페이지를 추가할 수 있습니다. 이 인증 페이지는 나중에 서명을 확인해야 하는 모든 사람을 위한 단일 참조 지점을 제공합니다.
월별 승인 또는 분기별 보고서와 같은 반복되는 다중 서명 문서의 경우 서명 필드가 미리 배치된 템플릿을 저장하세요. 각 기간마다 템플릿에서 시작하여 서명을 위해 배포하고 서명된 버전을 수집합니다. 템플릿은 매번 서명 위치를 설정하는 반복 작업을 제거합니다.
여러 시간대에 걸쳐 다중 서명 문서를 조정할 때 순차적 서명 프로세스는 며칠에 걸쳐 진행될 수 있습니다. 각 서명인은 문서를 받고 서명하고 병합하여 전달합니다. 문제는 문서가 순서대로 어디에 있는지 추적하는 것입니다. 간단한 추적 방법: 확인란과 함께 서명 순서가 나열된 표지를 포함합니다. 각 사람이 서명할 때 이름을 확인하고 날짜와 시간을 적습니다. 다음 사람은 이미 서명한 사람과 아직 서명하지 않은 사람을 한눈에 볼 수 있습니다. 이 수동 추적은 기술 수준이 낮지만 3~6명의 서명자 사이에 순환되는 문서에 효과적입니다.
모든 서명이 수집되고 문서가 완성된 후 최종 버전이 병합된 PDF여야 하는지 아니면 편집 가능한 상태로 유지되어야 하는지 고려하세요. 대부분의 경우 최종 서명된 문서는 서명 후 변경을 방지하기 위해 병합해야 합니다. 평면화된 버전은 신뢰할 수 있는 기록입니다. 서명을 업데이트하거나 수정해야 하는 경우를 대비하여 병합되지 않은 백업 복사본 하나를 안전한 위치에 보관하세요. 평면화된 분산 버전은 변조를 방지합니다. 평면화되지 않은 백업은 필요한 경우 수정할 수 있는 기능을 유지합니다.
여러 서명의 공증이 필요한 문서의 경우 공증인은 각 서명인의 서명을 직접 확인하거나 허용되는 수단을 통해 신원을 확인해야 합니다. 공증인에게 전달되기 전에 여러 당사자가 디지털 서명한 PDF는 공증인이 서명을 목격하지 않았기 때문에 공증 요구 사항을 충족하지 못할 수 있습니다. 공증으로 마무리되는 다중 서명 PDF 작업 과정을 설정하기 전에 해당 관할권의 공증 요구 사항을 확인하세요.