18개 열의 재무 데이터가 포함된 넓은 Excel 스프레드시트가 있습니다. PDF로 내보내고 결과를 열면 마지막 4개 열이 누락되었습니다. 페이지 너비에 맞지 않아 Excel에서 잘라내어 두 번째 페이지에 배치했습니다. 이제 PDF의 1페이지에는 A부터 N까지의 열이 있고 2페이지에는 O부터 R까지의 열이 있으며 해당 행과 완전히 연결되어 있지 않습니다. 데이터는 기술적으로는 있지만 문서를 사용할 수 없습니다.
하나의 PDF 페이지 너비에 모든 열을 맞추는 것은 가장 일반적인 Excel에서 PDF 형식 지정 문제입니다. Excel 스프레드시트는 인쇄된 페이지나 PDF 페이지의 고정 너비 제약 조건이 아닌 화면에서 가로로 스크롤하도록 설계되었습니다. 해결 방법에는 Excel에서 페이지 너비에 맞게 콘텐츠 크기를 조정하는 방법을 제어하는 페이지 설정 설정을 조정하는 작업이 포함됩니다.
방법 1: 너비 설정에 맞게 배율 사용
Excel에는 페이지 너비에 맞게 콘텐츠를 자동으로 축소하는 맞춤 기능이 포함되어 있습니다. 리본의 페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다. 크기에 맞게 조정 그룹에서 너비를 "1페이지"로 설정합니다. 높이를 '자동'으로 설정하세요. 따라서 페이지 길이는 내용에 따라 결정됩니다. Excel에서는 모든 열을 한 페이지 너비에 맞추는 데 필요한 배율 비율을 계산합니다. Scale(배율) 상자에서 계산된 배율을 볼 수 있습니다. 18개 열로 구성된 일반적인 넓은 스프레드시트는 원래 크기의 65% 또는 70%까지 확장될 수 있습니다.
스케일링 접근 방식은 빠르며 설정 하나만 변경하면 되지만 한계가 있습니다. 60% 미만으로 축소된 텍스트는 읽기 어려워지며, 특히 40세 이상 사용자나 작은 화면에서는 읽기가 어렵습니다. Excel에서 60% 미만의 비율을 계산하는 경우 스프레드시트가 이 방법에 비해 너무 넓은 것이므로 비율 조정보다는 레이아웃 변경이 필요합니다. 55% 비율을 허용하면 기술적으로는 모든 열에 맞지만 기능적으로는 읽을 수 없는 PDF가 생성됩니다. 이 시점에서 더 나은 해결책은 페이지 방향을 변경하거나, 글꼴 크기를 줄이거나, 데이터를 모두 한 페이지에 강제로 넣기보다는 논리적으로 분할하는 것입니다.
방법 2: 페이지 방향을 가로 방향으로 변경
세로에서 가로로 전환하면 가로 공간이 약 35% 더 늘어납니다. 표준 레터 페이지의 너비는 세로 방향이 8.5인치이고 가로 방향이 11인치입니다. 2.5인치의 추가 공간은 잘려진 마지막 몇 개의 기둥을 수용하는 경우가 많습니다. 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 방향을 클릭하고 가로를 선택합니다. 인쇄 미리보기를 확인하여 이제 모든 열이 맞는지 확인하세요. 그래도 맞지 않으면 가로 방향과 배율 조정을 결합하여 2단계 솔루션을 마련하세요. 가로 방향으로 최대 너비를 설정한 다음 크기에 맞게 조정하여 남은 오버플로를 해결하세요.
방법 3: 특정 인쇄 영역 설정
스프레드시트에 PDF에 표시할 필요가 없는 보조 열, 메모, 계산 또는 참조 데이터가 있는 경우 공유하려는 열만 포함하는 인쇄 영역을 정의하세요. PDF에 표시되어야 하는 셀 범위를 선택합니다. 페이지 레이아웃, 인쇄 영역으로 이동하여 인쇄 영역 설정을 선택합니다. PDF로 내보내는 경우 선택한 범위만 포함됩니다. 숨겨진 열은 참조용으로 스프레드시트에 남아 있지만 PDF에는 없습니다.
보완적인 기술은 내보내기 전에 열을 숨기는 것입니다. 제외하려는 열의 열 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 숨기기를 선택합니다. 숨겨진 열은 스프레드시트 데이터에 남아 있지만 PDF에는 표시되지 않습니다. 내보낸 후 숨기기를 해제합니다. 이는 일회성 내보내기를 위한 인쇄 영역을 설정하는 것보다 빠르며 동일한 결과를 얻습니다. 즉, 수신자가 봐야 하는 열만 포함된 깔끔한 PDF입니다.
방법 4: 열 너비 및 글꼴 크기를 수동으로 조정
공격적인 크기 조정을 하기 전에 열 너비를 수동으로 조정하여 낭비되는 공간을 제거하세요. 많은 스프레드시트에는 콘텐츠에 필요한 것보다 더 넓은 열이 있습니다. 각 열 머리글의 오른쪽 테두리를 두 번 클릭하면 열 너비가 가장 긴 셀 내용에 자동으로 맞춰집니다. 이는 특히 넓은 기본 너비 열에 날짜, ID 또는 통화 값과 같은 짧은 데이터가 포함된 열의 경우 여러 열에서 상당한 가로 공간을 복구하는 경우가 많습니다.
글꼴 크기를 1~2포인트 줄입니다. 전체 스프레드시트에서 11포인트에서 10포인트로 텍스트를 줄이면 전체 텍스트 너비가 약 9% 줄어들어 독자가 거의 눈에 띄지 않습니다. 9포인트로 더 낮추는 것은 전체 크기로 인쇄하거나 대형 화면에서 볼 스프레드시트에 대해 예약되어야 합니다. 열 자동 맞춤과 글꼴 크기 1포인트 감소의 누적 효과는 종종 페이지에 2~3개의 추가 열을 맞추기에 충분하며, 이는 흔히 필요한 전부입니다.
올바른 설정을 사용하여 PDF로 내보내기
페이지 설정이 구성되면 파일, 다른 이름으로 저장으로 이동하여 PDF를 선택합니다. 저장을 클릭하기 전에 옵션을 클릭하세요. 게시 대상 섹션에서 "활성 시트"를 선택합니다. 현재 워크시트만 내보내거나 "전체 통합문서" 모든 시트를 PDF의 별도 페이지로 내보냅니다. 페이지 범위가 올바른지 확인하세요. 인쇄 영역을 설정하면 이 설정에 관계없이 해당 영역만 내보내집니다.
내보낸 후 PDF를 열고 모든 페이지를 스크롤합니다. 모든 열이 각 페이지에 나타나는지 확인하십시오. 행의 절반은 한 페이지 하단에 있고 나머지 절반은 다음 페이지 상단에 있는 페이지 경계를 넘어 분할된 행이 없는지 확인하십시오. 행이 분할되는 경우 Excel로 돌아가서 페이지 레이아웃, 나누기로 이동하고 적절한 행 경계에 수동 페이지 나누기를 삽입합니다. PDF 인쇄 조정에는 몇 분이 더 소요되며 모든 페이지가 독립적이고 읽을 수 있는 전문적인 결과를 생성합니다. WukongPDF의 Excel-to-PDF 도구는 스프레드시트를 변환할 때 이러한 크기 조정 및 레이아웃 최적화를 자동으로 적용하여 특별한 처리가 필요한 스프레드시트에 대한 수동 구성 단계를 저장합니다.
다른 방법이 작동하지 않고 스프레드시트에 열이 너무 많아 단일 페이지에 읽을 수 없을 경우 데이터를 강제로 분할하기보다는 논리적으로 분할하십시오. 관련 열을 그룹화하여 주요 측정항목이 포함된 요약 시트, 거래 수준 데이터가 포함된 세부정보 시트 등 별도의 PDF로 내보냅니다. 수신자는 연결이 끊긴 페이지 전체에서 행을 일치시켜야 하는 단일 PDF가 아닌 자신의 필요에 맞는 집중된 문서를 받습니다. 이는 기술적인 해결 방법이 아니라 더 나은 문서 디자인입니다. 페이지 형식의 한계를 존중하는 PDF 내보내기는 이를 무시하는 것보다 더 유용합니다.
고정된 창이나 Excel의 분할 보기가 있는 스프레드시트의 경우 PDF 내보내기 동작에 주목할 필요가 있습니다. 고정 창은 화면의 데이터를 스크롤하는 동안 머리글 행이나 열을 계속 표시하지만 PDF 출력에는 영향을 주지 않습니다. 고정된 머리글 행은 인쇄된 각 페이지의 상단에서 자동으로 반복되지 않습니다. PDF의 모든 페이지에 머리글 행이 나타나도록 하려면 페이지 설정 대화 상자에서 인쇄 제목을 구성해야 합니다. 페이지 레이아웃, 인쇄 제목으로 이동하여 상단에서 반복할 행 필드를 헤더 행이 포함된 범위(일반적으로 단일 헤더 행의 경우 $1:$1)로 설정합니다. 이 설정은 Excel이 PDF의 모든 페이지 상단에 해당 행을 인쇄하도록 지시합니다. 이 기능이 없으면 페이지 2 이상에는 열 머리글이 없으므로 수신자가 어떤 열이 무엇인지 추측할 수 있습니다. 이는 여러 페이지로 구성된 스프레드시트 PDF를 단일 페이지로 된 스프레드시트 PDF보다 읽기 어렵게 만드는 일반적인 실수입니다.