Word 문서를 PDF로 내보낼 때마다 태그가 지정되고 액세스 가능한 출력을 생성하려면 옵션 대화 상자에서 확인란을 선택해야 합니다. 대부분의 사람들은 잊어버립니다. 기본 설정은 괜찮아 보이지만 화면 판독기, 검색 엔진 및 AI 도구가 문서 구성을 이해하는 데 사용하는 구조적 태그가 부족한 PDF를 생성합니다. 모든 내보내기에 자동으로 액세스할 수 있도록 기본값을 변경하면 기억할 필요가 없습니다.
태그가 있고 액세스 가능한 PDF는 단지 규정 준수만을 위한 것이 아닙니다. 스크린 리더 사용자는 제목별로 탐색하고, 검색 엔진은 콘텐츠를 더욱 정확하게 색인화하고, AI 도구는 구조화된 정보를 더욱 안정적으로 추출하고, PDF의 태그 트리에서 목차를 생성할 수 있어 모든 사람에게 도움이 되는 문서 구조입니다. Word를 PDF 접근성으로 기본값으로 설정하면 생성하는 모든 문서를 개선하는 일회성 구성 변경이 가능합니다.
태그된 PDF의 의미 및 중요한 이유
태그가 있는 PDF에는 역할에 따라 페이지의 각 요소에 레이블을 지정하는 HTML과 유사한 숨겨진 구조 레이어가 포함되어 있습니다. 제목은 H1, H2 또는 H3으로 표시됩니다. 단락은 P로 레이블이 지정됩니다. 목록은 L로 레이블이 지정되고 각 항목은 LI로 레이블이 지정됩니다. 테이블은 행이 TR이고 셀이 헤더 셀에 대해 TD 또는 TH인 테이블로 레이블이 지정됩니다. 이미지에는 선택적 대체 텍스트가 포함된 Figure라는 라벨이 지정됩니다. 이 태그 구조는 보조 기술에 문서를 읽는 방법을 알려줍니다. 화면 판독기는 제목을 제목으로 알리고 사용자가 제목 사이를 이동할 수 있도록 합니다. 열 헤더가 있는 셀별로 테이블을 읽습니다. 인공물로 표시된 장식 요소를 건너뜁니다.
태그가 지정되지 않은 PDF에는 이러한 구조가 없습니다. 페이지 위치에 있는 문자의 평면 모음입니다. 화면 판독기는 문서 순서대로 모든 내용을 읽는데, 이는 논리적인 읽기 순서가 아닐 수도 있습니다. 제목은 제목으로 발표되지 않습니다. 테이블은 열 컨텍스트 없이 연속 텍스트로 읽혀집니다. 보조 기술 사용자에게는 이 경험이 혼란스럽고 혼란스럽습니다. Allyant PDF 접근성 지수는 공개 PDF의 94.75%가 기본 접근성 표준을 충족하지 못하는 것으로 나타났습니다(Allyant, 2026). 이러한 실패의 대부분은 제작 응용 프로그램의 내보내기 설정으로 인해 발생합니다.
Word에서 기본 PDF 내보내기 설정을 변경하는 방법
Word의 PDF 내보내기 설정은 세션 내에서 고정되지만 Word를 닫으면 재설정됩니다. 이를 영구적으로 만들려면 Word의 옵션을 통해 기본값을 변경해야 합니다. 파일, 옵션, 저장으로 이동합니다. "이 문서를 공유할 때 충실도 유지" "양식 데이터를 구분된 텍스트 파일로 저장"을 확인하세요. 데이터 구조를 보존하기 위해. 또한 "파일에 글꼴 포함"을 설정합니다. 여러 장치에서 일관된 렌더링을 보장합니다.
접근성 설정 자체는 PDF로 저장 대화 상자에 있습니다. 파일로 이동하여 다른 이름으로 저장하고 PDF를 선택합니다. 저장을 클릭하기 전에 옵션을 클릭하세요. "제목을 사용하여 북마크 만들기"를 확인하세요. 및 "접근성을 위한 문서 구조 태그." 이 두 개의 확인란이 주요 설정입니다. 문제는 Word가 세션 간의 이러한 설정을 기억하지 못한다는 것입니다. 매번 확인하거나 해결 방법을 사용해야 합니다.
해결 방법: 매크로를 생성하거나 다른 내보내기 방법을 사용하십시오
PDF 내보내기 대화 상자에서 동일한 상자를 반복적으로 선택하는 경우 원하는 설정으로 PDF로 내보내는 간단한 Word 매크로를 만드십시오. Alt+F11을 눌러 Visual Basic Editor를 엽니다. 새 모듈을 삽입하고 책갈피와 태그를 포함하도록 PDF 내보내기 옵션을 설정하는 스크립트를 붙여넣은 다음 내보내기 기능을 호출합니다. 빠른 액세스를 위해 Ctrl+Shift+P와 같은 키보드 단축키에 매크로를 할당하세요. 매크로 접근 방식은 설정이 스크립트에 인코딩되므로 설정을 영구적으로 기억합니다.
매크로 생성을 원하지 않는 사용자를 위한 더 간단한 해결 방법: WukongPDF의 Word-to-PDF 변환을 사용하십시오. Word 문서를 업로드하면 변환 시 책갈피와 문서 구조가 포함되어 태그가 지정되고 액세스 가능한 PDF가 자동으로 생성됩니다. 브라우저 기반 접근 방식은 기본적으로 접근성 설정을 적용하므로 구성이 필요하지 않습니다. 이는 Word에서 상자를 선택하도록 스스로 훈련하는 것보다 빠르고 설정을 실수로 건너뛸 수 없기 때문에 더 안정적입니다.
기본값이 작동하는지 확인
원하는 방법을 설정한 후 내보낸 PDF에 실제로 태그가 포함되어 있는지 확인하세요. Adobe Acrobat에서 PDF를 엽니다. 파일, 속성으로 이동하여 "태그가 있는 PDF: 예"를 찾습니다. 설명에서. 태그 트리를 보려면 왼쪽의 태그 패널을 엽니다. 태그는 문서의 구조를 반영해야 합니다. 태그 패널이 비어 있거나 구조가 없는 단일 컨테이너만 표시되면 태그 지정 설정이 적용되지 않은 것입니다.
최종 확인으로 접근성 검사를 실행하세요. Acrobat의 접근성 검사기와 WukongPDF의 PDF 접근성 스캐너는 모두 태그된 구조와 플래그 문제를 평가합니다. 보고서에는 태그가 지정되지 않은 콘텐츠, 논리적 읽기 순서 및 이미지의 대체 텍스트가 표시되지 않아야 합니다. 문제가 나타나는 경우 일반적으로 내보내기 설정이 아닌 원본 Word 문서, 수동으로 서식을 지정한 제목의 제목 스타일 누락, 대체 텍스트가 없는 이미지, 머리글 행이 없는 테이블에서 발생합니다. 원본 문서를 수정하고 다시 내보냅니다.
시간이 지남에 따라 접근 가능한 PDF 내보내기 화합물을 내보내는 습관. 귀하가 생성한 모든 태그가 있는 PDF는 보조 기술에 액세스할 수 있고 검색 엔진에서 색인을 생성할 수 있으며 AI 도구로 추출할 수 있습니다. 하나의 문서에 대한 설정을 활성화하는 데 소요되는 30초는 매우 짧습니다. 경력을 통해 생산된 모든 문서에 걸쳐 문서 구조에 의존하는 독자가 얻는 누적 이점은 엄청납니다.
508조가 적용되는 정부 기관이나 ADA가 적용되는 기업과 같이 접근성 준수를 입증해야 하는 조직의 경우 태그가 지정된 PDF에 대한 Word의 기본 내보내기를 구성하는 것은 광범위한 접근성 전략의 일부입니다. 하지만 모든 문서에 영향을 미치기 때문에 기본적인 부분입니다. 내보내기 후 수정 아무리 해도 처음부터 태그 없이 내보낸 PDF를 완전히 보상할 수는 없습니다. 기본 설정은 대부분의 조직에서 수행할 수 있는 가장 영향력 있는 접근성 개선 사항입니다.
조직의 PDF에 일관되게 태그가 지정되었는지 확인하는 빠른 방법: 조직의 웹사이트에서 무작위로 10개의 PDF를 다운로드하세요. Acrobat에서 각각을 열고 태그 패널을 확인하세요. 8개 이상이 태그되면 조직의 접근성 관행이 양호한 것입니다. 태그가 절반 미만인 경우 기본 내보내기 설정이 구성되지 않습니다. 10개 파일로 구성된 이 무작위 검사는 15분 정도 소요되며 접근성이 문서 작업 흐름에 내장되어 있는지 아니면 나중에 추가되는지에 대한 신뢰할 수 있는 지표를 제공합니다.
일관되게 태그가 지정된 PDF의 종종 간과되는 이점 중 하나는 용도 변경이 훨씬 더 쉽다는 것입니다. 태그가 있는 PDF는 구조가 그대로 유지된 상태로 Word, HTML 또는 일반 텍스트로 내보낼 수 있습니다. 태그는 변환 엔진에 어떤 텍스트가 제목인지, 본문인지, 목록인지 알려주기 때문입니다. 태그가 지정되지 않은 PDF를 Word로 내보낸 경우 구조가 없는 평평한 텍스트 벽이 생성됩니다. 내보내기 시 활성화한 태그 지정은 나중에 문서가 다른 형식으로 변환될 때마다 이점을 제공합니다.