PDF ファイルを何年、何十年という長期にわたって保存するには、単にフォルダーに保存するよりもさらに考慮する必要があります。ファイルが破損し、ハードドライブが故障し、クラウド サービスがシャットダウンされ、現在は完璧に開くフォーマットでも 10 年後には互換性の問題が発生する可能性があります。 PDF アーカイブへの意図的なアプローチは、重要なドキュメントをこれらのリスクから保護します。
長期アーカイブにはPDF/A形式を使用
PDF/A は、長期保存用に特別に設計された PDF の ISO 標準化バージョンです。通常の PDF との主な違い: ドキュメントのレンダリングに必要なものはすべてファイル自体に埋め込む必要があります。フォントは常に埋め込まれ、カラー プロファイルが含まれ、外部コンテンツの参照は禁止され、暗号化は許可されません。
PDF/A 形式の PDF Archive は、表示環境に依存するのではなく、レンダリングに必要なすべてのリソースが含まれているため、現在または将来、どの PDF ビューアでも同様に表示されます。この自己封じ込めにより、長期保存に適しています。政府機関、裁判所、図書館は、特にこの保証のために PDF/A を使用します。
PDF を PDF/A に変換する方法
Adobe Acrobat Pro で、[ファイル] > [ファイル] に移動します。 「その他として保存」>アーカイブ可能な PDF (PDF/A)。 Acrobat は、ドキュメントにコンプライアンス上の問題（埋め込まれていないフォント、平坦化する必要がある透明度、削除する必要がある暗号化）がないかチェックし、それらを自動的に修正するか、注意を促すフラグを立てます。
PDF/A にはいくつかのバリエーションがあります。 PDF/A-1 は最も保守的で、最も広くサポートされています。 PDF/A-2 および PDF/A-3 は、埋め込みファイルを含む、より最新の機能をサポートしています。ほとんどのアーカイブ目的では、PDF/A-1b (基本適合レベル) で十分であり、将来のビューアとの最大限の互換性が保証されます。
3-2-1 バックアップ ルール
形式の選択は、複数のコピーを複数の場所に置くことよりも重要です。重要なファイルに対する標準的な推奨事項は、3-2-1 ルールです。
- 3 コピー: オリジナルと 2 つのバックアップ
- 2 つの異なるメディア タイプ: たとえば、ローカル ハード ドライブとクラウド ストレージ。同じイベント (火災、盗難、浸水) で両方が故障する可能性がある 2 つのローカル ドライブではありません。
- 1 オフサイト コピー: クラウド ストレージ、物理的に別の場所にあるドライブ、またはオンライン バックアップ サービス
個人的なドキュメント アーカイブの場合、これは通常、コンピュータ上のファイル + 外付けハード ドライブ + クラウド ストレージ (Google Drive、iCloud、Dropbox) を意味します。これらはいずれも失敗しても、文書を失うことはありません。
長期的なクラウド ストレージの選択 PDF ストレージ
クラウド ストレージ サービスは便利ですが、アカウントの終了、サービスの停止、価格の変更、利用規約の変更など、独自のリスクが伴います。本当に重要なドキュメントについては、単一のクラウド サービスに依存することは避けてください。
- Google ドライブと OneDrive: Google または Microsoft アカウントに関連付けられています - 堅牢なサービスがシャットダウンされる可能性は低いですが、アカウントへのアクセスはそれらのアカウントの維持に依存します
- Backblaze B2 または Amazon S3: 長期保存用に設計された安価なオブジェクト ストレージ。企業がアーカイブに使用します。セットアップはより技術的ですが、信頼性が高く、大規模なコレクション向けに手頃な価格です
- 物理メディア: M-DISC 光ディスクは 1,000 年以上の保存が可能で、サービスの停止やアカウントの問題の影響を受けません。重要なドキュメントを真に永久にアーカイブするための実行可能なオプションです。
長期的に見つけやすいようにファイルに名前を付ける
「scan001.pdf」という名前のファイルまたは「document_final_v3.pdf」 10年後のアーカイブでは役に立たない。ドキュメントを開かずに識別できるようなわかりやすい名前を使用します。
- ISO 形式で日付を含めます: 2024-03-15 (任意のファイル システムで時系列に並べ替えます)
- 文書の種類を含めます: 契約書、請求書、証明書、証書
- 取引相手または件名を含めます: AcmeCorp、TaxReturn2023、PropertyAddress
「2024-03-15_Contract_AcmeCorp_ServiceAgreement.pdf」のようなファイル名開く前に知っておくべきことがすべて記載されています。ファイルが大きい場合は、アーカイブする前に PDF 圧縮 を適用します。ファイルが小さいほど、長期にわたって複数の場所にバックアップ、転送、保存することが容易になります。