PDF/A は PDF のサブセットです。これは、文書の長期アーカイブ用に特別に設計された形式のより制限的なバージョンです。ほとんどの人は、政府ポータル、法制度、またはアーカイブ要件で「PDF/A 形式のみ」と指定されている場合にこの問題に遭遇します。 PDF/A が通常の PDF と異なる点を理解すると、PDF/A が存在する理由と実際にいつ必要になるかがわかります。
標準 PDF で許可されるもの、PDF/A で禁止されるもの
標準の PDF Format は柔軟です。これには、ドキュメントを開いたときに実行される JavaScript、表示時に読み込まれる外部リソースへのリンク、暗号化されたコンテンツ、オーディオやビデオなどの埋め込みマルチメディア、および完全には埋め込まれていないフォントが含まれる可能性があり、これらはビューアがローカル システムから提供することに依存しています。
これらの機能はすべて、将来存在しない可能性のある外部システムまたはソフトウェアへの依存関係を作成します。ビデオが埋め込まれた PDF にはビデオ コーデックが必要です。外部フォント参照を含む PDF では、それらのフォントをインストールする必要があります。 JavaScript を使用した PDF には、JavaScript を実行するビューアが必要です。 20 年後には、これらの依存関係のいずれも利用できなくなる可能性があります。
PDF/A に必要なもの
PDF/A は、完全に自己完結型になるように設計されています。ドキュメントを正しく表示する必要があるすべての要素は、ファイル自体に埋め込む必要があります。外部依存関係は許可されません。具体的には、PDF/A には次のものが必要です。
- すべてのフォントが完全に埋め込まれている: ドキュメントで使用されているすべての書体は、システムから参照されたり部分的に埋め込まれたりせず、完全に埋め込まれている必要があります。
- 外部コンテンツ参照なし: 外部ファイルへのリンクがなく、表示時に URL からコンテンツがロードされません。
- JavaScript なし: ソフトウェアの解釈に依存する実行可能なコンテンツはありません。
- 暗号化なし: コンテンツは完全にアクセス可能である必要があります。パスワード保護により、パスワードを紛失した場合の将来のアクセスが防止されます。
- カラー プロファイルの埋め込み: カラーは、表示システムに関係なくドキュメントが一貫して再現されるように、埋め込み ICC プロファイルを使用して記述する必要があります。
- ドキュメント メタデータ: PDF/A 適合宣言を含む、 固有の XMP メタデータ フィールドが存在する必要があります。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3: 違いは何ですか?
- PDF/A-1 (2005): PDF 1.4 に基づく、オリジナルで最も厳密なバージョン。透明度なし、レイヤーなし、JPEG 2000 圧縮なし。アーカイブ システムによって最も広くサポートされています。
- PDF/A-2 (2011): PDF 1.7 に基づいています。透明度、レイヤー、JPEG 2000 圧縮、および PDF/A ファイル内への PDF/A ファイルの埋め込みを許可します。アーカイブの信頼性を維持しながら、より現代的で柔軟になります。
- PDF/A-3 (2012): は PDF/A-2 に似ていますが、アーカイブ ドキュメント内に任意のファイル タイプ (PDF/A だけでなく) を埋め込むことができます。 XML 請求書、ソース ファイル、またはその他の添付ファイルをビジュアル ドキュメントと一緒に埋め込むために使用されます。
各バージョンには、A (完全なアクセシビリティ、タグ付き構造)、B (基本、視覚的再現のみ)、および U (Unicode マッピング) の適合レベルもあります。 PDF/A-1b は、アーカイブ システムで最も一般的に必要とされるものです。これにより、ドキュメントの見た目は同じになりますが、完全なアクセシビリティ タグ付けは必要ありません。
実際に PDF/A が必要な場合
PDF/A は、特定の状況で必須または強く推奨されます。
- 法律により記録の長期保存が義務付けられている政府および法的提出物
- アーカイブ準拠の形式を必要とする管轄区域での裁判所への提出
- 複数年の保存要件がある財務および会計記録
- 文書が患者の生涯にわたって読み取れる状態にしておく必要がある医療記録
- アーカイブされた記録に対して PDF/A を指定する正式な文書管理システムを備えている組織
提案書、報告書、請求書、通信などの日常的なビジネス文書には、標準の PDF Archive を通常の PDF で使用するだけで十分です。 PDF/A の制限は、数年だけでなく数十年にわたる将来の可読性の保証が必要な場合にのみ、トレードオフの価値があります。
PDF/A ファイルの作成方法
Microsoft Word の場合、[ファイル] > [ファイル]名前を付けて保存 > PDF >オプション > 「ISO 19005-1 準拠 (PDF/A)」にチェックを入れます。 PDF/A-1b ファイルを直接生成します。これは Word ドキュメントの最も単純なパスです。
Adobe Acrobat Pro は、プリフライト ツールを使用して既存の PDF を PDF/A に変換できます ([ツール] > [印刷制作] > [プリフライト] > [PDF/A 準拠])。 PDF/A 要件に照らしてドキュメントをチェックし、フォントが埋め込まれていない、外部参照、禁止されているコンテンツなどの問題を修正またはフラグを立てます。アーカイブ文書を定期的に作成している組織の場合、このワークフローにより、提出前にコンプライアンスを確保できます。