電子メールを PDF として保存すると、電子メール プラットフォームから独立して存在する永続的で移植可能なレコードが作成されます。重要な通信を保存したり、法的またはコンプライアンスの目的で紙の証跡を作成したり、電子メール スレッドに参加していない人々と電子メール スレッドを共有したり、電子メール プロバイダーを切り替える前に単に通信をアーカイブしたりするのに役立ちます。このプロセスは、すべての主要な電子メール クライアントで簡単です。
PDF が電子メールのアーカイブに適している理由
電子メール形式 (.eml、.msg) を正しく開いて表示するには、特定の電子メール クライアントが必要です。 Outlook の .msg ファイルは Gmail で開けない場合があり、その逆も同様です。同じ電子メールの PDF アーカイブ は、現在も 20 年後も、どのデバイスのどの PDF ビューアでも開くことができ、運用中の電子メール プラットフォームやアカウントがアクティブなままであることに依存しません。
PDF は、プレーン テキストのエクスポートではできない方法で、電子メールの外観 (書式設定、インライン画像、署名) もキャプチャします。法的な目的では、抽出されたテキストよりも、電子メール全体をそのまま表示した PDF の方が証拠として役立ちます。また、PDF にはデジタル署名または認証を行うことができ、PDF が作成されてから電子メールのコンテンツが変更されていないことを確認する整合性レイヤーが追加されます。
Gmail からメールを PDF として保存
Gmail の印刷機能は最も単純なパスです。
- Gmail でメールを開きます
- メールの右上にある三点メニューをクリックし、「印刷」を選択します
- 印刷ダイアログで、プリンターを「PDF として保存」または「Microsoft Print to PDF」に変更します。
- 「保存」をクリックし、場所とファイル名を選択します
完全なメール スレッドの場合、Gmail は会話全体を 1 つの PDF に印刷します。スレッド内のメッセージが 1 つだけの場合は、印刷する前にそのメッセージの展開アイコンをクリックして、そのメッセージのみが表示されていることを確認します。
Outlook からメールを PDF として保存
Microsoft Outlook には直接 PDF 保存オプションがあります。
- Outlook でメールを開きます
- [ファイル] > [ファイル] に移動します。印刷する
- プリンターとして Microsoft Print to PDF を選択します
- 「印刷」をクリックし、ファイルに名前を付けて保存します。
Outlook では、PDF として直接保存することもできます: [ファイル] > [名前を付けて保存] をクリックし、ファイル タイプのドロップダウンから PDF を選択します。この方法では、場合によっては print メソッドよりもきれいな結果が生成され、出力で電子メールの書式設定とメタデータがより多く保持されます。
Apple Mail からのメールの保存
Mac では、Apple Mail は PDF オプションを含むシステム印刷ダイアログを使用します。
- 「メール」でメールを開き、Cmd+P を押します。
- 印刷ダイアログで、左下隅にある PDF ドロップダウンをクリックします。
- [PDF として保存] を選択し、ファイルに名前を付けて保存します。
添付ファイルを電子メールに送信するとどうなるか
電子メールを PDF として保存すると、電子メールの本文 (テキスト、インライン画像、書式設定) はキャプチャされますが、添付ファイルはキャプチャされません。契約書が添付された電子メールでは、契約書が添付されたことを示す電子メール テキストの PDF が生成されますが、契約ファイル自体は PDF 内にありません。
完全な記録を得るには、電子メールを PDF として保存し、添付ファイルを個別に保存します。次に、PDF と添付ファイル PDFs を含む電子メール PDF を結合して、単一の包括的なファイルを作成します。電子メールの直後に添付ファイルが続き、すべて 1 つの文書になります。これは、完全な通信パッケージを一緒に保存する必要がある法律およびコンプライアンスのアーカイブに特に役立ちます。
長期的に見つけやすいように電子メール PDF に名前を付ける
電子メール クライアントは、電子メールの件名をファイル名として提案することがよくあります。これは通常合理的ですが、日付を追加すると利点があります。 「2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf」のようなファイル名時系列に並べ替え、コンテンツを特定し、取引相手を含めます。必要なものはすべて、数か月後に開かなくても見つけることができます。電子メール PDF が大きい (インライン画像により一部の電子メールが重くなる) 場合は、アーカイブにファイルする前に PDF 圧縮 を適用します。