Excel ワークブックには、概要、詳細、グラフの 3 つのシートがあります。各シートを単一の PDF 内の個別のページとしてエクスポートする必要があります。概要は 1 ページ目、詳細は 2 ページ目以降、グラフは最後のページになります。シンプルな「ファイル」、「名前を付けて保存」、PDF を使用するとワークブック全体がエクスポートされますが、各シートの特定の範囲のみが必要な場合、または領域ごとに異なる印刷設定が必要な場合はどうすればよいでしょうか。
Excel から PDF に複数の印刷領域を設定すると、PDF に表示されるデータとページ分割方法を正確に制御できます。各印刷領域は、出力内で個別のセクションとなり、独自のページ設定、ヘッダー、およびスケーリングが設定されます。
Excel による複数の印刷領域の処理方法
Excel では、複数の名前付き範囲を 1 つのワークシート上の印刷領域として定義できます。各名前付き範囲は、個別のページまたはページのセットとして印刷されます。 PDF にエクスポートすると、Excel は各印刷領域を定義された順序で処理します。最初の印刷領域が PDF の最初のページになります。 2 番目は次のページになります。この順序により、PDF のページ順序を制御できるようになります。
複数のワークシートにわたる領域を印刷することもできます。ブック全体を PDF にエクスポートすると、Excel は各シートの印刷領域が定義されている場合はそれを使用して、シートを順番に処理します。印刷領域が定義されていない場合、Excel はシートの使用範囲を使用します。このシート レベルのコントロールを使用すると、完全なコンテンツをエクスポートするシートと特定の範囲のみをエクスポートするシートを混在させることができます。
ステップバイステップ: 1 枚のシートに複数の印刷領域を設定する
含める最初のセル範囲を選択します。 [ページ レイアウト]、[印刷領域] に移動し、[印刷領域の設定] を選択します。これにより、最初の印刷領域が設定されます。 2 番目の領域を追加するには、次のセル範囲を選択します。 「ページレイアウト」、「印刷領域」に移動し、「印刷領域に追加」を選択します。 Excel では、この範囲が追加の印刷領域として追加されます。各印刷領域は PDF 内の別のページに表示されます。追加のエリアごとに繰り返します。
すべての印刷領域を表示および管理するには、[表示]、[改ページ プレビュー] に移動します。各印刷領域には輪郭が描かれ、ページ番号がラベル付けされています。 PDFのどのページにどのデータが掲載されるかが一目でわかります。改ページ線をドラッグして、印刷領域内のページの区切り位置を調整します。視覚的なプレビューは、ダイアログ ボックスで印刷領域を管理するよりも直感的です。
よりクリーンな印刷領域管理のための名前付き範囲の使用
印刷領域が定期的に変更されるスプレッドシートの場合は、[印刷領域の設定] コマンドを使用する代わりに名前付き範囲を定義します。 [数式]、[名前マネージャー] に移動し、エクスポートするセクションごとに名前付き範囲を作成します。それらにわかりやすい名前を付けます:「サマリーテーブル」。 「詳細データ」 「チャートセクション」。 PDF にエクスポートする場合、これらの名前付き範囲を印刷設定で直接参照できます。このアプローチは、データが変更されるたびに印刷領域を手動で再定義するよりも保守しやすくなります。
WukongPDF の Excel から PDF への変換では名前付き範囲が認識され、エクスポートに含める名前付き範囲を選択できます。リストから範囲を選択します。順番を調整します。変換では各範囲が処理され、それらが 1 つの PDF にまとめられます。このワークフローは、Excel で印刷領域を構成するよりも高速で、同じ結果が得られます。
各印刷領域のページ設定を構成する
各印刷領域には、異なるページ設定を設定できます。 1 つの領域には多くの列があるため、横向きにする必要がある場合があります。別の場合は肖像画が必要になる場合があります。ヘッダー行の繰り返しが必要になる場合があります。別の場合には、グリッド線を表示する必要があるかもしれません。 Excel では、各印刷領域が定義されたときにアクティブだった印刷設定が適用されます。特定の印刷領域の設定を変更するには、その領域を選択し、ページ設定オプションを調整して、印刷領域に再度追加します。
このエリアごとの構成は強力ですが、あるエリアの設定が次に定義するエリアのデフォルト設定に影響するため、混乱を招く可能性があります。一貫した順序で作業します。領域を選択し、ページ設定を構成し、印刷領域に追加し、次の領域を選択します。このシーケンスにより、各領域がその領域に意図された設定を確実に取得します。
PDF のエクスポートと出力の確認
「ファイル」、「名前を付けて保存」、「PDF」に移動します。保存する前に、「オプション」をクリックします。 [公開内容] で [アクティブ シート] を選択します。現在のシートまたは「ワークブック全体」に対してすべてのシートに。 [ワークブック全体] を選択すると、印刷領域のある各シートがそれらの領域をエクスポートします。印刷領域のないシートは、コンテンツ全体をエクスポートします。 「OK」をクリックして「保存」をクリックします。
PDF を開いて、各印刷領域が正しいページに表示されていることを確認します。ページの順序が意図した順序と一致していることを確認してください。各領域のページ設定、方向、拡大縮小、ヘッダーが正しいことを確認します。 PDF ページ は、各セクションが明確に分離され、簡単に識別できるように、あるセクションから次のセクションに論理的に流れる必要があります。定期的なレポートの場合は、印刷領域を設定して Excel ファイルを保存します。 PDF エクスポート 設定はファイルとともに保持されるため、今後の各エクスポートでは、追加構成なしで同じ構造化出力が生成されます。
複数の印刷領域が機能する実用的なシナリオ: 左上に概要グラフ、右上に詳細なメトリクス、その下にトランザクション データが表示されるエグゼクティブ ダッシュボード スプレッドシート。概要グラフは取締役会のプレゼンテーション用の独立した PDF ページとして、詳細な指標は経営チーム用の 2 ページ目として、トランザクション データはプレゼンテーションには必要ないため完全に除外したいと考えています。 3 つの印刷領域を定義します。1 つはチャート用、もう 1 つはメトリクス用、そしてトランザクション データ用はありません。 PDF にエクスポートします。出力は、単一のスプレッドシートから抽出された、各視聴者が必要とするコンテンツを正確に含む 2 つのクリーンなページです。
ソース データを確認したい受信者と PDF を共有する場合は、ソース スプレッドシート名、名前付き範囲または印刷領域、エクスポート日を示す脚注を各ページに追加します。この来歴情報により、受信者はデータをその起源まで遡ることができます。規制当局に提出される財務報告書では、多くの場合、このトレーサビリティがコンプライアンス要件となります。脚注は数秒で追加され、監査およびレビューのプロセスをサポートするドキュメントを提供します。
複数の同様のスプレッドシートにわたって同じ印刷領域を繰り返し定義している場合は、レイアウトを標準化します。印刷領域がすでに定義され保存されているテンプレート スプレッドシートを使用します。新しいレポートを作成するときは、テンプレートから開始して、事前定義された範囲にデータを入力して、エクスポートします。印刷領域はすでに設定されています。このテンプレートのアプローチは、一貫した構造を持つ定期的なレポートを作成する組織における標準的な手法です。