Excel ワークブックには複数のシートが含まれています。グラフを備えたダッシュボード。数千行からなるデータシート。解説付きのノートシート。ワークブック全体を PDF にエクスポートすると、すべてのシートが出力の一部になります。 PDF には、チャート画像のページ、右端からスクロールするデータ表のページ、および配布を目的としていないメモのページが含まれています。受信者はすべてを受け取ります。関連するデータは無関係なコンテンツに埋もれています。
Excel の印刷領域を使用して PDF 出力に表示される内容を制御すると、この問題が解決されます。どのセルをどのシートに含めるかを正確に定義します。印刷範囲外は除外されます。 PDF には指定した内容のみが含まれます。このガイドでは、Excel で印刷領域を設定し、目的を絞ったクリーンな PDF 出力を実現する方法について説明します。
印刷領域を使用したExcel から PDF への変換では、受信者が必要とするコンテンツを正確に含む出力が生成されます。それ以上でもそれ以下でもありません。
Excelで印刷範囲を設定する
PDF に含めるセルを選択します。 「ページレイアウト」タブに移動します。 「印刷範囲」をクリックし、「印刷範囲を設定」をクリックします。選択した範囲が、印刷または PDF へのエクスポート時に表示される唯一のコンテンツになりました。シートごとに異なる印刷範囲を設定できます。各シートの印刷領域は独立しています。印刷範囲を設定する前に、Ctrl キーを押しながら範囲を選択すると、同じシート上に複数の印刷範囲を設定することもできます。各範囲は別のページに印刷されます。
印刷範囲を設定した後、印刷プレビューを使用して PDF に何が表示されるかを確認します。必要に応じて、列の幅、行の高さ、改ページを調整します。 PDF 印刷 プレビューには、PDF に含まれる内容が正確に表示されます。
印刷領域を適用した PDF へのエクスポート
「ファイル」、「エクスポート」に移動し、「PDF の作成」を選択します。エクスポート オプションで、現在のシートのみをエクスポートするかすべてのシートをエクスポートするかに応じて、公開する内容の設定が [アクティブ シート] または [ワークブック全体] に設定されていることを確認します。定義した印刷領域によって、各シートに表示される内容が制御されます。印刷領域が定義されていないシートでは、コンテンツ全体がエクスポートされますが、これは希望どおりではない可能性があります。エクスポートするすべてのシートに印刷領域を設定します。
WukongPDF は Excel から直接 PDF を作成しません。 Excel から PDF への変換は Excel で実行されます。 WukongPDF は、圧縮、結合、またはその他のエクスポート後の操作のために、結果の PDF を処理します。
印刷領域のクリアと管理
印刷領域は Excel ファイルに残ります。次回印刷またはエクスポートするときは、同じ印刷領域が使用されます。別の範囲をエクスポートする必要がある場合は、まず既存の印刷領域をクリアしてください。 [ページ レイアウト]、[印刷領域]、[印刷領域のクリア] に移動します。新しいエクスポート用に新しい印刷領域を設定します。 PDF エクスポート ワークフローには、各エクスポートの前に印刷領域のチェックを含める必要があります。
月次レポートなどの定期的なエクスポートの場合は、印刷領域が設定済みの Excel ファイルを保存します。毎月、既存の印刷領域内のデータを更新してエクスポートします。設定は一度で完了します。
複数ページのエクスポートの印刷タイトルの設定
印刷領域が複数のページにまたがる場合は、各ページでヘッダー行またはヘッダー列を繰り返すように印刷タイトルを設定します。 [ページ レイアウト] タブで、[タイトルの印刷] をクリックします。各ページの上部で繰り返す行と、左側で繰り返す列を選択します。ヘッダーは、ページにまたがるデータのコンテキストを提供します。
印刷タイトルを設定した後、印刷プレビューを使用してヘッダーがすべてのページに表示されることを確認します。印刷タイトルを含むExcel から PDF へのエクスポートでは、すべてのページでナビゲート可能で自己文書化された出力が生成されます。
ページ幅に合わせて印刷領域を拡大縮小する
ページ幅を超える幅の広いスプレッドシートは、サイズに合わせて拡大縮小できます。 [ページ レイアウト] タブで、幅を 1 ページに設定します。 Excel では、ページの余白に収まるようにコンテンツが水平方向に拡大縮小されます。スケーリングは印刷と PDF エクスポートにのみ適用されます。ワークシートのデータは変更されません。
幅の広いスプレッドシートのPDF 印刷 のスケーリングにより、列が切り取られることがなくなります。その代償として、拡大縮小されたコンテンツは小さくなり、読みにくくなる可能性があります。列の可視性がテキスト サイズよりも重要な場合は、スケーリングを使用します。
印刷領域の非表示の行と列の処理
Excel の非表示の行と列は、デフォルトでは印刷領域から除外されます。 PDF に表示されるべき非表示の行が印刷領域に含まれている場合は、エクスポートする前に非表示を解除してください。非表示の行に表示すべきではないデータが含まれている場合は、非表示のままにしておきます。印刷領域はセル範囲を定義します。非表示ステータスによって、その範囲内のセルが表示されるかどうかが決まります。
エクスポート後、PDF に目的のデータがすべて表示され、非表示のデータがすべて除外されていることを確認します。印刷領域と非表示の行を含むExcel から PDF へのエクスポートでは、何が表示され、何が表示されないかの両方を検証する必要があります。
複数の印刷領域を個別の PDF ページとしてエクスポートする
同じシート上に複数の印刷領域を定義すると、それぞれが PDF 内の別のページに印刷されます。最初の印刷領域は 1 ページ目に表示されます。 ２ページ目の２番目です。 PDF 内の印刷領域の順序は、定義した順序と一致します。エクスポートする前に、希望のページ順序で印刷領域を配置します。
PDF 印刷 マルチエリア エクスポートは、シート全体を含めずに大きなワークシートから特定のデータ範囲を抽出する場合に便利です。各印刷領域は、出力のフォーカスされたページになります。
印刷領域のエクスポートにチャート シートを含める
Excel ワークブックには、データ ワークシートとは別のフルシート グラフであるグラフ シートを含めることができます。ワークブック全体をエクスポートすることを選択した場合、デフォルトでチャート シートが PDF エクスポートに含まれます。印刷領域ワークシートの横にグラフ シートを含めるには、エクスポート範囲にすべてのシートが含まれていることを確認してください。
エクスポートする前に、各チャート シートを確認してください。画面上では正しく見えるグラフでも、PDF にレンダリングすると寸法が異なる場合があります。 Excel から PDF へのグラフのエクスポートでは、データ ワークシートと同じ印刷領域とスケールの注意が必要です。
印刷領域全体で一貫したページの向きを設定する
異なるシート上の異なる印刷領域が異なる方向を使用している場合、出力される PDF には縦向きのページと横向きのページが混在します。プロフェッショナルなプレゼンテーションを実現するには、方向を標準化します。すべてのポートレートまたはすべての風景が混在するよりも優れています。エクスポートする前に、[ページ レイアウト] タブでシートごとの方向を設定します。
PDF 印刷 方向の一貫性は、プレゼンテーション上の決定です。一部のテーブルで本当に横向きが必要な、データ量の多いレポートでは、方向の混合が許容されます。クライアント向けの文書の場合は、方向を統一することが推奨されます。