Word 文書を PDF にエクスポートするたびに、タグ付きのアクセス可能な出力を作成するために、[オプション] ダイアログのボックスを忘れずにチェックする必要があります。ほとんどの人は忘れてしまいます。デフォルト設定では、見た目は問題ない PDF が生成されますが、スクリーン リーダー、検索エンジン、AI ツールがドキュメントの構成を理解するために使用する構造タグがありません。すべてのエクスポートに自動的にアクセスできるようにデフォルトを変更すると、覚えておく必要がなくなります。
タグ付けされたアクセシビリティ対応の PDF は、コンプライアンスのためだけのものではありません。これらは誰にとっても有益な文書構造です。スクリーン リーダー ユーザーは見出しで移動し、検索エンジンはコンテンツのインデックスをより正確に作成し、AI ツールは構造化情報をより確実に抽出し、PDF のタグ ツリーから目次を生成できます。 Word から PDF へのアクセシビリティをデフォルトとして設定するのは、1 回限りの構成変更で、作成するすべてのドキュメントが改善されます。
タグ付き PDF の意味とそれが重要な理由
タグ付き PDF には、HTML に似た非表示の構造レイヤーが含まれており、ページ上の各要素にその役割に応じてラベルが付けられます。見出しには、H1、H2、または H3 というラベルが付けられます。段落には P というラベルが付けられます。リストには L というラベルが付けられ、各項目は LI として表されます。テーブルには「テーブル」というラベルが付けられ、行は TR、ヘッダー セルのセルは TD または TH となります。画像には、オプションの代替テキストを含む「図」というラベルが付けられます。このタグ構造は、支援技術に文書の読み方を伝えます。スクリーン リーダーは見出しを見出しとして読み上げ、ユーザーが見出しの間をジャンプできるようにします。テーブルを列ヘッダーとともにセルごとに読み取ります。アーティファクトとしてマークされた装飾要素をスキップします。
タグなしの PDF にはこの構造はありません。これは、ページ上の位置にある文字のフラットなコレクションです。スクリーン リーダーはすべてをドキュメントの順序で読み上げますが、これは論理的な読み上げ順序ではない場合があります。見出しは見出しとして発表されません。テーブルは、列のコンテキストのない連続テキストとして読み取られます。このエクスペリエンスは支援技術ユーザーにとって混乱を招き、方向感覚を失います。 Allyant PDF Accessibility Index では、公開されている PDF の 94.75% が基本的なアクセシビリティ基準を満たしていないことがわかりました (Allyant、2026)。これらの失敗のほとんどは、オーサリング アプリケーションのエクスポート設定に遡ります。
Word でデフォルトの PDF エクスポート設定を変更する方法
Word の PDF エクスポート設定はセッション中は固定されますが、Word を閉じるとリセットされます。これらを永続的にするには、Word のオプションを使用してデフォルトを変更する必要があります。 [ファイル]、[オプション]、[保存] の順に移動します。 [このドキュメントを共有するときに忠実性を維持する] で、 「フォームデータを区切りテキストファイルとして保存する」にチェックを入れます。データ構造を保存するため。 「ファイルにフォントを埋め込む」も設定します。デバイス間で一貫したレンダリングを保証します。
アクセシビリティ設定自体は、[PDF として保存] ダイアログにあります。 「ファイル」、「名前を付けて保存」に移動し、「PDF」を選択します。 「保存」をクリックする前に、「オプション」をクリックします。 「見出しを使用してブックマークを作成する」にチェックを入れます。および「アクセシビリティのための文書構造タグ」。これら 2 つのチェックボックスが重要な設定です。問題は、Word がセッション間でこれらの設定を記憶しないことです。毎回確認するか、回避策を使用する必要があります。
回避策: マクロを作成するか、別のエクスポート方法を使用する
PDF エクスポート ダイアログで同じボックスを繰り返しチェックする場合は、好みの設定で PDF にエクスポートする簡単な Word マクロを作成します。 Alt+F11 を押して Visual Basic Editor を開きます。新しいモジュールを挿入し、ブックマークとタグを含めるように PDF エクスポート オプションを設定するスクリプトを貼り付けて、エクスポート関数を呼び出します。マクロを Ctrl+Shift+P などのキーボード ショートカットに割り当てて、すばやくアクセスできるようにします。マクロアプローチでは、設定がスクリプト内にエンコードされるため、設定が永続的に記憶されます。
マクロを作成したくないユーザーのためのより簡単な回避策: WukongPDF の Word から PDF への変換を使用します。 Word 文書をアップロードすると、変換によりブックマークと文書構造を備えたタグ付きのアクセス可能な PDF が自動的に生成されます。ブラウザベースのアプローチでは、デフォルトでアクセシビリティ設定が適用されるため、構成は必要ありません。これは、Word でボックスをチェックするように自分で訓練するよりも速く、設定を誤ってスキップすることができないため、より信頼性が高くなります。
デフォルトが機能することの確認
希望の方法を設定した後、エクスポートされた PDF に実際にタグが含まれていることを確認します。 Adobe Acrobat で PDF を開きます。 [ファイル]、[プロパティ] に移動し、[タグ付き PDF: はい] を探します。説明に記載されています。左側の [タグ] パネルを開いて、タグ ツリーを表示します。タグはドキュメントの構造を反映している必要があります。 [タグ] パネルが空であるか、構造のない単一のコンテナのみが表示されている場合、タグ設定は適用されていません。
最終検証としてアクセシビリティチェックを実行します。 Acrobat の Accessibility Checker と WukongPDF の PDF Accessibility スキャナは両方とも、タグ付けされた構造とフラグの問題を評価します。レポートには、タグのないコンテンツ、論理的な読み取り順序、および画像の代替テキストが表示されない必要があります。問題が発生する場合は、通常、エクスポート設定ではなく、ソース Word 文書内、手動で書式設定された見出しの見出しスタイルの欠如、代替テキストのない画像、ヘッダー行のない表に問題があります。ソースドキュメントを修正して再エクスポートします。
アクセス可能なPDF Export 化合物を時間の経過とともにエクスポートする習慣。作成したタグ付き PDF はすべて、支援テクノロジーにアクセスでき、検索エンジンでインデックス付けでき、AI ツールで抽出できます。 1 つのドキュメントの設定を有効にするのにかかる 30 秒はわずかです。キャリアを通じて作成されたすべてのドキュメントを掛け合わせると、ドキュメントの構造に依存する読者にとっての累積的なメリットは膨大になります。
第 508 条の対象となる政府機関や ADA の対象となる企業など、アクセシビリティのコンプライアンスを実証する必要がある組織にとって、タグ付き PDF の Word のデフォルトのエクスポートを構成することは、より広範なアクセシビリティ戦略の一部です。ただし、これはすべてのドキュメントに影響するため、基本的な部分です。最初からタグなしでエクスポートされた PDF は、エクスポート後の修復をどれだけ行っても完全に補うことはできません。デフォルト設定は、ほとんどの組織が実行できる最も影響力のあるアクセシビリティ改善です。
組織の PDF に一貫してタグが付けられているかどうかを確認する簡単な方法: 組織の Web サイトから 10 個のランダムな PDF をダウンロードします。 Acrobat でそれぞれを開き、タグパネルを確認します。 8 つ以上がタグ付けされている場合、組織は適切なアクセシビリティを実践していることになります。タグ付けされているのが半分未満の場合、デフォルトのエクスポート設定は構成されていません。この 10 ファイルのスポット チェックには 15 分かかり、アクセシビリティがドキュメント ワークフローに組み込まれているか、後から追加されるかどうかの信頼できる指標となります。
一貫してタグ付けされた PDF の見落とされがちな利点の 1 つは、PDF の再利用が非常に簡単であることです。タグによって、どのテキストが見出しで、どのテキストが本文で、どのテキストがリストであるかを変換エンジンに伝えるため、タグ付き PDF は、その構造をそのままにして Word、HTML、またはプレーン テキストにエクスポートできます。タグなしの PDF を Word にエクスポートすると、構造のない平らなテキストの壁が生成されます。エクスポート時にタグ付けを有効にすると、将来ドキュメントが別の形式に変換されるたびに効果が得られます。