契約書には、同じページに 4 つの署名欄が記載されています。1 つはあなた用、1 つはマネージャー用、1 つはクライアント用、そして 1 つは公証人用です。各行はページの異なる隅にあります。あなたは回線に署名し、文書を転送します。上司は自分の回線に署名し、再度転送します。クライアントは署名して転送します。公証人の署名は残ります。ページには 4 つの異なる位置に 4 つの署名があり、それぞれの署名は異なるデバイスで異なる人によって異なる時間に追加されました。
マルチ署名 Sign PDF ワークフローでは、各署名者がページ上の既存の署名を妨げることなく、正しい位置に署名を配置する必要があります。署名を間違った位置に配置すると、他の署名と重なったり、完全に間違った署名行に配置されたりする可能性があるため、このプロセスは正確である必要があります。
複数の署名用の文書の準備
複数の署名を求めて文書を回覧する前に、各署名欄に視覚的なマーカーを追加します。各署名領域の周囲の枠付きボックスは、各人が署名する必要がある場所を明確に定義します。各ボックスの内側または下のラベルは、署名者を名前または役割で識別します。これらのマーカーは、誰かが間違った場所に署名する可能性を減らします。 WukongPDF のフォーム ツールは、PDF に署名フィールドを追加できます。各フィールドには、意図した署名者に応じた名前が付けられ、ページ上に正確に配置されます。フィールドの境界は、各署名の明確なターゲット領域を提供します。
文書に署名欄がすでに印刷されているが、インタラクティブなフィールドがない場合は、署名ツールを使用して各署名を手動で配置します。署名領域を拡大します。署名をドラッグして、印刷された線に合わせます。線の境界内に収まるようにサイズを変更します。手動による配置の精度は重要です。線に重なったり、指定された領域を超えたりする署名は、雑に見え、受信者によって文書が拒否される可能性があります。
署名シーケンスの管理
同じページ上の複数の署名には、署名シーケンスが必要です。公証人が他のすべての当事者より先に署名し、その後当事者が文書上の何かを修正する必要がある場合、公証は無効になります。典型的な順序は、すべての当事者が最初に署名し、公証人または証人が最後に署名します。すべての署名者に手順を明確に伝えます。署名順序を記載したカバーメールまたは手順ページにより、誰かが順番以外に署名することを防ぎます。
各人が署名した後、文書を転送する前に署名を平らにする必要があります。フラット化により、署名の注釈が永続的なページ コンテンツに変換されます。フラット化を行わないと、次の署名者が自分の署名を配置するときに、前の署名を誤って移動または削除する可能性があります。 WukongPDF の署名ツールにはフラット化オプションが含まれています。署名を配置した後、平らにします。次に、平らにした文書を次の人に転送します。各署名者は、以前のすべての署名者からロックされた変更不可能な署名が付いた文書を受け取ります。
署名のサイズと一貫性の処理
4 人の異なる人が同じページに署名する場合、署名のサイズとスタイルは当然異なります。ある程度の一貫性があると、文書がよりプロフェッショナルに見えます。署名のサイズのガイドラインを入力します。「署名のサイズは、マークされたボックス内に収まるように、幅約 2 インチ、高さ 0.5 インチにしてください。」これは、各人が自分の署名を同様のスケールに調整するのに役立ちます。 PDF ページ には、個別に異なっていても、比例的に一貫しているように見える 4 つの署名が表示されます。
カメラを使用して署名をキャプチャする署名者には、推奨サイズの紙に署名するようアドバイスしてください。幅 2 インチで紙に書かれ、写真に撮られた署名は、PDF に配置すると正しく拡大縮小されます。幅0.5インチで書かれた署名は、配置すると小さく見えます。 5 インチ幅で書かれた署名は、指定された領域に収まらない場合があります。
完全に署名された文書の検証
すべての署名が収集された後、最終受信者は文書を検証する必要があります。各署名が指定された場所に表示されていることを確認します。署名が重なり合っていないか、お互いを隠していないことを確認してください。署名が判読できることを確認します。ページ数が元の文書と一致していることを確認し、署名プロセス中にページが追加または削除されていないことを確認します。残りの署名をすべてフラット化して文書全体をロックします。 PDF エディタ は、各署名者、署名日、および文書が完全に締結された契約を表しているという声明をリストする証明書ページを追加できます。この証明書ページは、後で署名を検証する必要がある人に単一の参照ポイントを提供します。
月次承認や四半期レポートなど、複数の署名が繰り返されるドキュメントの場合は、署名フィールドが事前に配置されたテンプレートを保存します。各期間ごとに、テンプレートから開始して署名を求めて配布し、署名されたバージョンを収集します。このテンプレートを使用すると、毎回署名位置を設定するという繰り返しの作業が不要になります。
タイムゾーンを越えて複数署名の文書を調整する場合、順次署名プロセスが数日にわたる場合があります。各署名者は文書を受け取り、署名し、平坦化し、転送します。課題は、ドキュメントがシーケンス内のどこにあるかを追跡することです。シンプルな追跡方法: 署名注文をチェックボックスでリストした表紙を含めます。各人が署名する際に、名前を確認し、日付と時刻を書きます。次の人は、誰がすでに署名し、誰がまだ保留中であるかを一目で確認できます。この手動追跡はローテクですが、3 人から 6 人の署名者間で回覧される文書には効果的です。
すべての署名が収集され、ドキュメントが完成したら、最終バージョンをフラット化された PDF にするか編集可能なままにするかを検討します。ほとんどの場合、署名後の変更を防ぐために、最終的に署名された文書はフラット化する必要があります。フラット化されたバージョンが信頼できる記録です。署名を更新または修正する必要がある場合に備えて、フラット化されていないバックアップ コピーを 1 つ安全な場所に保管してください。フラット化された分散バージョンは改ざんから保護します。フラット化されていないバックアップでは、必要に応じて修正を行うことができます。
複数の署名の公証が必要な文書の場合、公証人は各署名者の署名を直接確認するか、許容可能な手段で本人確認を行う必要があります。公証人に届く前に複数の当事者によってデジタル署名された PDF は、公証人が署名を目撃していないため、公証の要件を満たさない可能性があります。公証で最終的に完了する複数署名 PDF ワークフローを設定する前に、管轄区域の公証要件を確認してください。